En BoondManager puede seguir la recepción, el tratamiento y el pago de las facturas de proveedores. Este artículo le detalla los pasos a seguir.
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Crear una compra de subcontratación
Crear y calificar una prestación
Comencemos por crear un proyecto de manera clásica y asignar un recurso externo. Esto crea la prestación y permite tanto al recurso registrar sus tiempos como al administrador seguir la rentabilidad del proyecto.
Calificar correctamente su prestación
Es primordial calificar bien su prestación porque cierta información será utilizada al crear la ficha de compra. Por lo tanto, debe verificar que la prestación corresponda a la compra que desea realizar gracias a los siguientes elementos:
Las fechas de la prestación
El número de días vendidos
El Costo Diario Medio (CJM) del colaborador, es decir, su coste de adquisición
El tarifa de venta
Una vez que todo está bien verificado, solo queda hacer clic en el botón + en la parte superior derecha para transformar su prestación en compra y hacer clic en "sí" cuando se abra la ventana emergente.
Esta ventana le advierte que:
Los datos de la prestación serán utilizados en la compra
Podrá gestionar los pagos del proveedor a través de la ficha de compra
Los costes de esta prestación ya no se incluirán en los costes de producción. Esto significa que ya no serán los tiempos registrados por el colaborador los que servirán para calcular el coste de la prestación, sino los pagos validados (en estado "Confirmado" y "Pagado") de la compra
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A tener en cuenta
Atención, para poder completar el proceso, debe tener derechos de creación de compra y lectura/escritura sobre las fichas de compra de las que es responsable administrador.
Crear una compra
¡Enhorabuena, acaba de crear una ficha de compra! La herramienta le lleva automáticamente al módulo Compras, donde puede configurar su nueva compra de manera global.
Pestaña de información
Al crear su compra, los plazos de pago se crean por defecto en estado "Planificado"
Puede elegir crear estos plazos de pago por adelantado manteniendo esta configuración (lo que le permitirá seguir las facturas a emitir de sus proveedores y hacer seguimiento si es necesario), o elegir la opción "Manual" de creación de pago (Boond no creará los plazos de pago, se crearán al validar las facturas de proveedores que reciba cada mes)Las compras de prestación siempre son de tipo mensual
No puede modificar este campoLa categoría también está impuesta como "prestación externa"
Sin embargo, puede modificar el término si no le conviene accediendo a Administración > Parámetros Globales > pestaña Diversos > Categoría de comprasLas fechas de inicio y fin se toman de su prestación y no pueden modificarse
Estas fechas definen un cierto número de plazos, que tampoco pueden modificarseEncontrará el importe previsto de cada plazo en HT y TTC
Estos importes tampoco pueden modificarse en esta etapa, podrá modificarlos cada mes al tratar las facturas de sus proveedores, en los plazos de pagoEs libre de indicar sus condiciones de pago y una tasa de IVA
La tasa de IVA elegida aquí condicionará el importe TTC de su compra
Pestaña de pagos
Si eligió crear los pagos en estado "Planificado", la herramienta ha creado tantos plazos de pago como meses cubiertos por las fechas de la prestación y por tanto de la compra. Sin embargo, es libre de añadir o eliminar plazos y modificar sus fechas y los importes HT.
En la pestaña de pagos también encontrará un resumen financiero que incluye sus pagos ya realizados y sus pagos planificados. Así podrá comprobar el Delta.
Por último, encontrará una síntesis de los estados de sus pagos.
Volver a su prestación
Pestaña prestación
Ahora observará que:
La mención "compra de prestación" se ha añadido junto a la calidad de su consultor externo
Ha aparecido una pestaña Compra en su prestación
Pestaña consumo
Para calcular el precio real de la prestación, las compras se incrementarán en la línea "compras y detalles" y la columna "costes HT".
La herramienta ya no se basa en los tiempos registrados en las hojas de tiempos por su proveedor externo para calcular los costes de producción, sino en los plazos de pago validados (en estado "Confirmado" o "Pagado") a medida que trata las facturas de proveedores.
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Tratar las facturas de los subcontratistas
Depósito de facturas por el consultor freelance desde su intranet
El depósito de facturas puede realizarse por los propios freelancers en su intranet, a través del módulo Mis Facturas (no dude en enviarles el enlace al artículo que les está dedicado).
Estados "Borrador" o "Por validar"
La factura será visible para usted en cuanto sea registrada por el freelance, en estado "Borrador" o "Por validar". El estado "Por validar" bloquea la factura en el lado del intranet freelance (ya no podrá modificarla una vez cambiada a este estado), esperando el tratamiento por su cliente vía su interfaz BoondManager (validación o rechazo); el estado "Por validar" desencadena una alerta "Factura proveedor pendiente de validación"Referencia, Fecha de la factura, Importe HT e Importe TTC
Estos campos se rellenarán automáticamente al depositar la factura en BoondManager (OCR)Período de facturación (fecha de inicio y fecha de fin)
El período de facturación debe actualizarse manualmente, son campos obligatoriosHilos de discusión
Una vez depositada y registrada la factura, el consultor freelance puede acceder a los hilos de discusión para comunicarse con su responsable administrador sobre esta factura
Activación de los intranets Freelance/Subcontratista
El módulo "Mis Facturas" está activado por defecto en el rol "Intranet Freelance" y no lo está en el rol "Intranet Subcontratista". Puede cambiar esta configuración por defecto si lo desea accediendo a Administración.
Administración > Administradores/Roles > pestaña Roles
Para más información sobre la activación de los intranets Empleado/Freelance/Subcontratista, consulte el artículo dedicado.
Depósito de facturas por su Responsable de Compras
Si no ha activado el módulo "Mis Facturas" en el rol intranet de sus subcontratistas, o si desea depositar una factura en nombre de su consultor freelance, su responsable de facturas de proveedores puede depositarlas directamente:
En el módulo Compras > vista Facturas proveedores
En la ficha del recurso externo > pestaña Facturas
Estados disponibles: Borrador, Por validar, Validada, Rechazada, Pagada
El paso al estado "Validada" genera automáticamente la creación de un pago en la compra de prestación asociadaReferencia, Fecha de la factura, Importe HT e Importe TTC
Estos campos se rellenan automáticamente al depositar la factura en BoondManager (OCR)Período de facturación (fecha de inicio y fecha de fin)
El período de facturación debe actualizarse manualmente, son campos obligatorios
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Seguir sus compras de subcontratación
Ahora que sabe todo sobre la creación de una compra de subcontratación y el tratamiento de las facturas de sus proveedores, veamos cómo seguir sus compras y plazos de pago de manera eficaz.
Generar un plazo de pago desde la factura proveedor
Cuando pasa una factura proveedor al estado "Validada", esto desencadena la visualización de una ventana modal por etapas:
Esta ventana le permitirá:
Seleccionar la/s prestación/es afectada/s por la factura
Elegir actualizar un pago planificado (y por tanto actualizar un pago existente) o crear uno nuevo
Verificar el/los importe/s del/de los pago/s que se crearán y modificarlos si es necesario
Elegir el estado del/de los pago/s
Una vez validadas sus elecciones, el/los pago/s se crea/n automáticamente en la compra de prestación correspondiente.
Puede encontrar el pago generado desde la ficha Factura proveedor o desde la compra > pestaña Pagos.
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¡A tener en cuenta!
Mientras el pago esté en estado Planificado o Confirmado, la factura proveedor mantiene un estado de pago "No pagado". En cuanto pase el pago al estado Pagado, el estado de pago pasa automáticamente a "Pagado" (o "Parcialmente pagado" si la factura afecta a varios pagos y no todos están en estado Pagado).
Seguir sus facturas proveedores desde la vista Facturas Proveedores
En esta vista encontrará:
Un listado de facturas por tratar y tratadas
La posibilidad de filtrar
Por período de facturación, fecha de la factura, estado de pago de la factura, divisa, importe exacto o rango de importesLa vista sobre el estado de pago de cada factura
El período de facturación debe actualizarse manualmente, son campos obligatoriosAcceso directo al documento
La posibilidad de modificar ciertos elementos en masa
Responsable administrador, polo y estado de la factura proveedor
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A tener en cuenta
Cuando elige el estado "Rechazada", puede definir un motivo de fin de proceso ("error en los importes" o "información obligatoria incorrecta") y añadir un comentario.
Este motivo y el comentario asociado serán transmitidos al freelance que le ha enviado la factura.
Seguir sus pagos desde la vista Pagos
Puede luego gestionar sus pagos desde la vista Pagos del módulo Compras:
Para seguir sus pagos próximos (las facturas a emitir no recibidas de sus proveedores) y hacer seguimiento a sus proveedores si es necesario, utilice los filtros: Categoría de compras "Prestación externa" / Estado "Planificado" / Período "Fecha de pago" > Período dinámico "Mes pasado"
Para seguir sus pagos por pagar (las facturas proveedores recibidas y tratadas), utilice los filtros: Categoría de compras "Prestación externa" / Estado "Confirmado" / Período "Fecha prevista de pago" > Período dinámico "Este mes"
Cuando el plazo ha sido pagado, puede pasar el pago al estado "Pagado", ya sea en masa desde la vista Pagos o plazo a plazo desde cada ficha Pago.
¡Recuerde guardar sus búsquedas!
La funcionalidad de búsquedas guardadas le permite conservar estos filtros y así evitar configurar cada mes estas mismas búsquedas. No dude en consultar el artículo dedicado si desea más información sobre la guarda de sus búsquedas.
Extraer/exportar
Para facilitar sus controles o analizar el pago de sus plazos, puede:
Extraer en CSV los pagos mediante el botón "extraer" de la vista Pagos
Exportar todas las facturas proveedores asociadas gracias al botón "exportar" de la vista Facturas proveedores (encontrará su exportación haciendo clic en su nombre arriba a la derecha > Centro de descargas)
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Para ir más allá
Para optimizar aún más su día a día, puede desde BoondManager registrar los datos bancarios de sus subcontratistas y generar un archivo Sepa para pagar por transferencia todas sus facturas.
Para ello, deberá descargar la App Sepa con la ayuda de su administrador.
Administración > Apps/Marketplace > pestaña Marketplace > SEPA > Instale la app y actívela a los administradores correspondientes en el rol que les haya sido asignado.
Vea el tutorial previsto para la utilización de Sepa para más información.
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FAQ
Deseo añadir una factura proveedor, pero mi consultor no aparece en la lista de recursos, ¿por qué?
Si su consultor no aparece en esta lista es porque no tiene el "Tipo" correcto de recurso asignado en su ficha: aquí solo listamos los recursos categorizados como externo (externo facturable y externo estructura). Vaya a la ficha Recurso de su consultor > pestaña Información y verifique el Tipo de recurso que le ha sido asignado. Además, se añadirá una pestaña "Facturas" en las fichas Recursos de estos mismos tipos (externo facturable y externo estructura).
Una vez cargada la factura, no veo Actividades y Gastos en el cuadro previsto, aunque mi consultor haya registrado tiempos, ¿por qué?
Recuerde actualizar la fecha de inicio y fin del período de factura, ya que gracias a estas fechas podremos mostrar las actividades y gastos registrados en el período.
¿Por qué no puedo pasar la factura al estado "Validada", el estado está gris?
Para poder pasar el estado de la factura a "Validada", debe haber creado una compra de prestación y tener derechos para crear pagos. Si cree que no tiene los derechos necesarios, contacte con su administrador para que realice la configuración necesaria.
¿Puedo depositar varias facturas al mismo tiempo?
No, el usuario solo puede depositar una factura a la vez.
¿Puedo depositar cualquier tipo de archivo para las facturas proveedores?
Los formatos de archivo aceptados y procesados por OCR son: .pdf, .jpeg, .jpg.
¿Puedo reemplazar una factura por otra en una ficha Factura proveedor?
Sí, una vez creada y guardada la factura, puede elegir eliminar el archivo anterior y cargar uno nuevo.
NB: El segundo documento depositado en una ficha Factura proveedor no será procesado por OCR, por lo que deberá introducir manualmente los elementos de la nueva factura depositada.
¿Puede mi freelance eliminar una factura?
Sí, pero solo las facturas en estado "Borrador".
¿Puede mi freelance modificar una factura depositada?
Solo las facturas en estado "Borrador" y "Rechazada" pueden ser modificadas por el consultor freelance. Las facturas en otro estado solo están disponibles en modo lectura.
¿Cómo cambiar el estado de pago de mis facturas proveedores?
Este estado se actualiza automáticamente cuando cambia el estado de sus pagos: si el pago está en estado pagado, el estado de pago de la factura también pasará a pagado (o parcialmente pagado si la factura afecta a varios pagos que no están todos en estado Pagado).
¿Cómo asignar en masa un rol intranet a mis consultores freelance o subcontratistas?
Por defecto, sus consultores tendrán un rol "Intranet Empleado". Puede modificar en masa este rol gracias a la app IntranetAccounts disponible en el Marketplace (Administración > Apps/Marketplace > pestaña Marketplace).