Como freelance, una vez conectado a tu intranet, podrás rellenar tu hoja de tiempo, crear una nota de gastos y subir tus facturas por prestación de servicios.
Este artículo detalla los pasos a seguir.
Rellenar mi hoja de tiempo
¿Cómo crear una hoja de tiempo?
Haga clic en el módulo Mis tiempos en la barra lateral de la izquierda
Haga clic en el mes para el que quieres crear tu hoja de tiempo.
¿Cómo registrar actividad en tu hoja de tiempo?
Haz clic en el botón + para añadir una línea. Cada nueva línea se añade en la parte superior de la tabla para una mejor visibilidad.
Las líneas de actividad se muestran en modo lectura y se vuelven editables al hacer clic. Por tanto, puedes modificarlas después (mientras la hoja de tiempo no esté validada).
La barra de progreso en la parte superior de la tabla indica si todos los días laborables del mes han sido registrados correctamente o no.
Si estas autorizados a registrar actividad excepcional:
Haz clic en "Añadir actividad excepcional", justo debajo de la tabla de actividad normal
Elige el tipo de actividad excepcional: por ejemplo, horario o calendario.
Introduce los datos y/o añade un comentario
Para saber
Puedes encontrar tu hoja de tiempo directamente desde el Panel de control de tu interfaz > Sección Mis Tiempos.
Rellenar mi nota de gastos
¿Cómo crear una nota de gastos?
Haz clic en el módulo Mis gastos en la barra lateral izquierda > Luego cread la nota de gastos del mes deseado.
¿Cómo registrar gastos?
Si tienes un justificante, puedes arrastrarlo al área destinada para ello, o hacer clic en el botón +, seleccionar "Añadir con justificante" y buscar el justificante. Boond se encargará de rellenar previamente tu nota de gastos con los elementos reconocidos (OCR).
Si no tienes un justificante, haz clic en el botón + y selecciona "Añadir sin justificante".
Rellena el detalle del gasto:
la fecha,
el tipo de gasto,
puedas vincular esta nota a una actividad (proyecto o interna),
una descripción
su importe IVA incluido
su IVA incluido.
También será posible marcar la casilla "Refacturación cliente" si esta nota de gastos debe ser facturada al cliente final posteriormente.
Igualmente puedes añadir un justificante a la nota de gastos más tarde con el botón "Añadir un justificante".
Para saber
Encuentra tu nota de gastos en la app móvil BoondManager, disponible en iOS y Android. Gracias al reconocimiento OCR, solo tienes que hacer una foto de tu ticket o factura desde el móvil, ¡y la información del justificante se carga directamente en tu nota de gastos!
Subir mis facturas
Desde tu intranet BoondManager, como freelance, tienes la posibilidad de subir directamente tus facturas a través del módulo Mis facturas.
¿Cómo crear una factura ?
Haz clic en el módulo Mis facturas en la barra lateral de la izquierda
Haz clic en el botón +
Arrastra la factura al área destinada para ello
¿Cómo registrar actividad en tu hoja de tiempo?
Estados "Draft" o "To be validated"
La factura es visible para tu cliente en cuanto la haz registrado, en estado "Draft" o "To be validated". El estado "To be validated" bloquea la factura en tu intranet (es decir que ya no puedes modificarla una vez que pase a este estado), mientras espera el tratamiento por parte de tu cliente desde su interfaz BoondManager (validación o rechazo).
Pago
Este campo permite saber si el pago vinculado a esta factura ha sido pagado o si aún está pendiente de pago.
Referencia, Fecha de la factura
Estos campos se rellenan automáticamente al subir la factura a BoondManager (OCR) pero se pueden cambiar si es necesario.
Periodo de facturación (fecha de inicio y fecha de fin)
El periodo de facturación debe añadirse obligatoriamente de forma manual (de lo contrario, no podrás registrar tu factura).
Importe sin IVA e Importe con IVA
Estos campos se rellenan automáticamente al subir la factura a BoondManager (OCR) pero se pueden cambiar si es necesario.
Hilos de discusión
Una vez que la factura está subida y registrada, puedes acceder a los hilos de discusión para comunicarte con tu cliente sobre esta factura.
En tu módulo Mis facturas, una vez que hayas subido tus facturas, puedes visualizar:
La referencia de la factura
El estado actual de tu factura: si ha sido validada o rechazada
Su importe sin IVA y con IVA
El estado de pago de tu factura: Pagada o No pagada (también puedes filtrar por este elemento)
Al final de la línea, puedes acceder a la factura en formato PDF
Para saber
Cuando una factura es validada o rechazada, recibes una notificación en tu centro de notificaciones. ¡También puedes activar la notificación por correo electrónico haciendo clic en la rueda de configuración de Notificaciones!
Preguntas frecuentes
¿No tengo acceso al módulo "Mis facturas" en mi intranet?
Dos posibilidades:
Para verificar que tienes acceso:
haz clic en tu nombre (arriba a la derecha)
haz clic en Configuración.
en la sección "barra de menú", si el módulo Mis facturas está en la columna de la izquierda, muévelo a la columna de la derecha
haz clic en Guardar para añadirlo a tu barra lateral.
Si el módulo no aparece en las opciones de configuración, te invitamos a contactar tu cliente para solicitarle el acceso, con el fin de poder subir tus facturas.
¿Puedo subir varias facturas a la vez en mi intranet?
No, solo puedes subir una factura a la vez.
Ya he validado mi hoja de tiempo pero quiero hacer una modificación, ¿puedo contactar directamente con mi cliente desde mi hoja de tiempo?
Por supuesto, haciendo clic en el botón Hilo de discusión, puedes iniciar un diálogo con tu cliente para pedirle, por ejemplo, que desvalide la hoja de tiempo y así poder hacer una modificación posterior.
¿No veo la opción "Añadir actividad excepcional" en mi hoja de tiempo?
Si esta opción no aparece, significa que no estás autorizados a registrar este tipo de actividad. Le invitamos a contactar a tu cliente para solicitarle el permiso. No dudes en usar el Hilo de discusión para pedirle el permiso.