El módulo de compras puede utilizarse para varios fines en Boond, especialmente para gestionar tus compras de estructura y por tanto tus facturas de proveedores (para las compras de subcontratación, es por aquí).
No dudes en consultar el webinar sobre compras presentado en mayo de 2021:
Configuración de las compras
Por defecto en Boond, puedes crear una compra de tipo diverso o una compra de prestación. La compra de prestación está reservada para colaboradores externos en misión, mientras que las compras diversas corresponden a los gastos vinculados a tu empresa.
Para mejorar la gestión de tus compras de estructura, puedes crear varias categorias.
Configuración en la administración
Para esta parte, necesitas acceso a Administración.
Puedes utilizar perfectamente el módulo de compras sin cambiar los parámetros por defecto propuestos por Boond.
A nivel de la agencia jurídica
Sigue la siguiente ruta:
Administración > Agencia jurídica > haz clic en la agencia deseada > Pestaña Configuración avanzada > Sección de parámetros de compras
Aquí puedes indicar la configuración por defecto que deseas encontrar al crear una compra, el objetivo es ahorrar tiempo en la introducción de datos.
Podrás personalizar estos elementos directamente en tu ficha de compra si fuera necesario.
A nivel de los parámetros globales
Como se indicó anteriormente, puedes crear varias categorias de compra. Esto te ayudará a utilizar los filtros de manera más eficaz para encontrar tus compras, pero también categorizarlas y analizarlas gracias a los informes. Aquí tienes la ruta a seguir:
Administración > Parámetros globales > Diversos > Categorias de compras
No olvides guardar.
Atención
Cualquier cambio en la configuración tiene un impacto en tu herramienta. Así, si una categoria existente se renombra, todas las fichas afectadas tendrán la información modificada también.
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Creación de compras de estructura
Compras > Vista de compras
Pulsa el botón + en la parte superior derecha para crear una compra. Accederás entonces a la ficha de compra.
Configurar la compra
En tu ficha de compra, solo tienes que indicar:
El título de tu compra
Su tipo: unitario, mensual, trimestral, anual
Su fecha y su duración según su tipo
El importe unitario sin IVA o el importe de cada plazo
La cantidad
La categoria de compra
Toda esta información permitirá a Boond calcular el importe global de la compra y también imputarla en el lugar correcto en tus informes.
A la derecha, podrás verificar las condiciones y el modo de pago, así como el IVA a aplicar.
Antes de guardar, puedes elegir crear automáticamente los pagos que estarán asociados a la compra y ponerlos en estado planificado, confirmado o pagado. Esta funcionalidad te permite, por ejemplo, anticipar tus costes de alquiler para todos los meses venideros y así destacarlos en el informe (indicadores "coste de funcionamiento" y "compras de estructura").
Para ir más allá, también puedes vincular la compra a un proveedor previamente creado en tu CRM (empresa + contacto asociado) y así encontrar fácilmente tus compras. Esto también te permitirá asignarle un IBAN y generar directamente un archivo XML para integrarlo en tu interfaz bancaria y realizar tus órdenes de transferencia.
Para saber más, no dudes en ver el tutorial sobre la App SEPA.
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Gestionar los pagos
Configurar los pagos
Desde tu ficha de compra, en la sección "Información complementaria" puedes elegir:
Las condiciones de pago a aplicar: esto condicionará la fecha de pago
Por ejemplo, si la factura se recibe el 31 de marzo y has indicado en las condiciones de pago "30 días netos", la fecha prevista de pago será el 30 de abril.El modo de pago: transferencia, tarjeta, domiciliación, ...
Esto te permitirá filtrar por modo de pago en la vista de pagos del módulo de compras, pero también utilizar Sepa para pagar solo las compras por transferencia, por ejemplo.El IVA a aplicar a tu compra.
Crear los pagos
Los pagos pueden crearse automáticamente o manualmente según la opción elegida al guardar por primera vez tu ficha de compra.
¿Qué impacto?
Manual: tendrás que crear manualmente cada línea de pago en la pestaña correspondiente.
Automático en estado Planificado: todos los pagos de tus compras se crearán según el tipo seleccionado y el número de plazos. En estado Planificado, el pago no se tendrá en cuenta en los informes; aquí se parte de la base de que no has recibido la factura definitiva y por tanto potencialmente no estás seguro del importe.
Automático en estado Confirmado: todos los pagos de tus compras se crearán según el tipo seleccionado y el número de plazos. En estado Confirmado, el pago se tendrá en cuenta en los informes. En este caso, todo está en orden para lanzar el pago; se parte de la base de que has recibido la factura y confirmado el importe.
Esto es práctico para el alquiler, por ejemplo, los importes se conocen de antemano y así tienes una visión más precisa de tus informes a lo largo del tiempo.Automático en estado Pagado: todos los pagos de tu compra se crearán según el tipo seleccionado y el número de plazos. En estado Pagado, el pago se tendrá en cuenta en el informe. Se parte de la base de que la compra ya ha sido pagada.
Esto será el caso, por ejemplo, para pagos al contado con tarjeta.
Seguimiento de los pagos
Para seguir fácilmente los pagos, aquí tienes la ruta a seguir:
Compras > Vista de pagos
Lo interesante en la vista Pagos es abrir los filtros avanzados y elegir en período: fecha prevista de pago y seleccionar "este mes."
Luego puedes filtrar por las categorias de compras que te interesan, pero también el estado de los pagos para ver solo los que están en estado "confirmado" o "planificado". Esto te permite verificar los importes y poner todos tus pagos en "confirmado" y así preparar el pago de los gastos del mes.
Puedes notar que la columna "Fecha" corresponde a la fecha indicada en la ficha de compra, mientras que la columna "pago previsto" corresponde a la fecha de recepción de la factura a la que se añaden las condiciones de pago previstas (ej. 30 días netos).
Una vez realizada la verificación, puedes decidir extraer en Excel la lista de tus pagos previstos del mes para transmitirla a tu contable. La función de exportación te permite descargar todos los anexos justificativos en un archivo zip.
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Para ir más allá
Para ir más allá en el pago de tus compras, puedes utilizar la App SEPA como se indicó anteriormente para integrar los IBAN de tus proveedores y así generar un archivo XML que te permitirá realizar tus órdenes de transferencia.
Si te interesa esta funcionalidad, puedes consultar el tutorial: Sepa