L'application SEPA a pour but de vous aider à générer vos fichiers SEPA pour réaliser vos virements (Salaires / Avantages / Frais, Achats / Paiements et Avoirs) et vos éventuels prélèvements de clients.
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Installer et configurer l'application SEPA
Comme toutes les apps BoondManager, vous devez d'abord installer et configurer l'app pour pouvoir ensuite l'utiliser au quotidien :
Administration > Apps / Marketplace > onglet Marketplace > SEPA
Une fois que vous avez installé l'app et défini les managers autorisés à y accéder, vous pouvez cliquer sur la roue crantée de configuration en haut à droite.
Vous pourrez ainsi configurer :
Mode de règlement de vos virements SEPA
cette liste est configurable en allant dans Administration > Paramètres Globaux > onglet Facturation > rubrique Modes de règlementEtat dans lequel doit être basculé un avoir et un paiement après génération d'un fichier SEPA
Si coché, les notes de frais seront passées à l'état "Payé" après génération d'un fichier SEPA
Date de paiement des salaires sera utilisée dans le fichier SEPA généré
Mode de règlement de vos prélèvements SEPA cette liste est configurable en allant dans Administration > Paramètres Globaux > onglet Facturation > rubrique Modes de règlement
Etat dans lequel une facture doit être basculée après génération d'un fichier SEPA
Identifiants créancier SEPA (ICS) de chacune de vos agences ils seront nécessaires à la génération de vos futurs fichiers de prélèvements SEPA
Important
Pour donner les autorisations d'accès au.x manager.s concerné.s, vous devez vous rendre dans l'Administration > Managers / Rôles > fiche rôle concerné > rubrique Apps.
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Générer un fichier SEPA pour prélever vos clients (avec un mandat SEPA)
Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM à prélever
Pour effectuer ce paramétrage, deux possibilités s'offrent à vous :
Directement depuis l'app
Apps > fiche SEPA > onglet Factures
Vous aurez alors la possibilité :
d'importer les coordonnées bancaires de vos commandes
d'effectuer une recherche sur les commandes avec/sans coordonnées bancaires et de pouvoir effectuer une mise à jour rapidement en cliquant sur la ligne concernée
Directement depuis la fiche société
CRM > vue Société > fiche Société > onglet Informations > icône Apps > Debit/Transfer Settings
Puis renseignez les coordonnées bancaires de la société :
Paramétrer vos commandes pour les prélèvements
Facturation > vue Commandes > fiche Commande > onglet Informations
Se rendre dans l'onglet Informations
Sélectionner Prélèvement dans le champ Mode de règlement
Enregistrer
Cliquer sur Apps puis sur Debit/Transfer Settings
Renseigner la Référence Unique de Mandat (RUM) de prélèvement
Choisir le type de séquence (FIRST, RECURRENT, ONE-OFF)
Renseigner la Date de signature de ce mandat
Valider les coordonnées bancaire (de la société CRM et de votre agence juridique) qui seront utilisées pour le prélèvement
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Important
Désormais les nouvelles factures qui seront générées à partir de cette fiche commande auront pour mode de règlement la valeur "Prélèvement". En revanche, si vous souhaitez pouvoir utiliser l'app SEPA pour des factures ayant déjà été créées, il vous faut aller modifier manuellement chacune de ces factures pour inscrire "Prélèvement" dans le champ Mode de règlement.
Générer le fichier SEPA
Apps > fiche SEPA > onglet Factures
Utilisez les filtres pour afficher les factures souhaitées
À savoir
Si vous n'arrivez pas à afficher certaines factures, vérifiez que la commande à l'origine de celles-ci a bien comme Mode de règlement l'option Prélèvement. Si oui alors rendez-vous sur les fiches factures en question puis de même vérifiez que le Mode de règlement est bien Prélèvement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
2. Vérifiez que les coordonnées ont bien été correctement complétées
À savoir
Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées, en cliquant sur l'icône vous pourrez directement accéder à la configuration des coordonnées sur la fiche commande. N'hésitez pas à reprendre le processus complet depuis le 4.a si vous n'arrivez pas à finaliser ce paramétrage.
3. Cliquez sur l'icône SEPA
Une pop-up s'affiche alors afin de vous permettre d'indiquer :
La date souhaitée de paiement
L'état de sauvegarde après extraction
Si vous souhaitez basculer les prélèvements FIRST en RECURRENT
Vous verrez alors que les factures pour lesquelles les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur.
À savoir
La date et la personne ayant réalisée la dernière extraction sont indiquées.
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Générer un fichier SEPA pour régler les salaires/avantages/frais de vos salariés
Apps > fiche SEPA > onglet Contrats
Renseigner les coordonnées bancaires de vos employés
Pour effectuer ce paramétrage, deux possibilités s'offrent à vous.
Directement depuis l'app
SEPA > onglet Contrats > icône Configurer
En allant dans la configuration, vous verrez alors s'afficher la liste des personnes ayant un contrat en cours et en cliquant sur la ligne d'un ressource vous pourrez renseigner/mettre à jour ses coordonnées bancaires
Depuis la fiche Contrat de la ressource
Ressources > fiche Ressource > onglet Administratif > fiche Contrat
Vérifier dans un premier temps les coordonnées bancaires de votre agence à utiliser pour verser les salaires puis renseignez alors les coordonnées bancaires de votre ressource avant d'Enregistrer.
Générer le fichier SEPA
Utiliser les filtres pour afficher les ressources souhaitées et choisissez la période pour laquelle vous souhaitez verser les salaires/avantages/frais
Pré-requis
Si vous n'arrivez pas à afficher certaines ressources, vérifiez que chacune des ressources manquante possède bien un contrat incluant la période choisie. Si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
2. Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées
Pré-requis
Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées. Veuillez vous référer au chapitre Renseigner les coordonnées bancaires de vos employés
3. Renseigner les montants à verser (salaires, avantages, frais)
Soit en les renseignant manuellement
Soit en utilisant la fonction d'import
4. Cliquer sur l'icône Extraire le fichier SEPA
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Générer un fichier SEPA pour payer par virement les factures de vos fournisseurs/sous-traitants (vos achats / paiements)
Apps > fiche SEPA > onglet Paiements
Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM fournisseurs
Pour effectuer ce paramétrage, deux possibilités s'offrent à vous.
Directement depuis l'app
SEPA > onglet Paiements > icône Configurer
Vous aurez la possibilité de visualiser si les coordonnées bancaires de vos fournisseurs sont qualifiées. Vous aurez la possibilité le cas échéant de les mettre à jour.
Depuis la fiche Société
CRM > fiche Société > onglet Informations > icône Apps > Débit/Transfer Settings
Vous pourrez renseigner les coordonnées bancaires de la société CRM à qui vous allez directement virer le montant de vos achats.
Si vous virez sur différents comptes, vous pouvez ajouter plusieurs lignes en cliquant sur + Ajouter une ligne.
Paramétrer vos achats pour les virements
Achats > fiche Achat > onglet Informations > icône Apps > Transfer Settings
Se rendre sur l'onglet Informations
Sélectionner Virement dans le champ Mode de règlement
Enregistrer
Cliquer sur Apps puis sur Debit/Transfer Settings
Choisir les coordonnées bancaire (de la société CRM et de votre agence juridique) qui seront utilisées pour le virement
Générer le fichier SEPA
Apps > fiche SEPA > onglet Paiements > bouton Extraire
Utiliser les filtres pour afficher les paiements souhaitées et choisissez la période
Pré-requis
Si vous n'arrivez pas à afficher certains paiements, vérifiez sur chacune des fiches achat concernées que le Mode de règlement est bien Virement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
2. Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées
Pré-requis
Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées et qu'il faut donc aller configurer les coordonnées de la fiche achat.
3. Cliquer sur l'icône Extraire le fichier SEPA
4. Choisir la date de paiement souhaitée et l'état sauvegardé après extraction
Vous verrez alors que les paiements pour lesquels les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur
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Générer un fichier SEPA pour rembourser vos clients selon les avoirs que vous avez réalisés
Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM
CRM > vue Société > fiche Société > onglet Informations > icône Apps > Debit/TransferSettings
En cas de besoin, vous pouvez vous référer au point Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM fournisseurs.
Paramétrer vos commandes pour les virements
Facturation > vue Commandes > fiche Commande > onglet Informations
Se référer à Paramétrer vos commandes pour les prélèvements en sachant qu'ici on renseignera les coordonnées bancaires sur lesquelles on souhaite pouvoir effectuer des virements (du montant des avoirs).
Paramétrer vos avoirs pour les virements
Facturation > vue Commandes > fiche Commande > onglet Informations > rubrique Informations complémentaires
Vérifier que le Mode de règlement est bien Virement
Générer le fichier SEPA
Apps > fiche SEPA > onglet Avoirs > bouton Extraire
Utiliser les filtres pour afficher les factures souhaitées
Pré-requis
Si vous n'arrivez pas à afficher certains avoirs, vérifiez sur chacune des fiches facture d'avoir manquante que le Mode de règlement est bien Virement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
2. Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées
Pré-requis
Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées et qu'il faut donc aller configurer les coordonnées de la fiche commande.
3. Cliquer sur l'icône Extraire le fichier SEPA
4. Sélectionner la date de paiement souhaitée et l'état sauvegardé après extraction
Vous verrez alors que les avoirs pour lesquels les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur.