Vous pouvez définir des circuits pour les feuilles de temps, les notes de frais et les demandes d’absences.
Configuration des circuits
Par défaut, par agence juridique
Dans votre Administration > Agences Juridiques > Votre agence > onglet “Activité et Frais”, vous trouverez les 3 sections suivantes :
Paramètres des feuilles de temps
Paramètres des notes de frais
Paramètres des demandes d’absences
Les circuits configurés ici vont s’appliquer par défaut à toutes les ressources liées à l’agence.
Au cas par cas, par ressource
Depuis la fiche d’une de vos ressource > Roue crantée de configuration > Encart “Circuits de validation”
Si vous choisissez l’option “Personnalisée”, les circuits configurés ici vont remplacer les circuits configurés par défaut et s’appliquer spécifiquement pour la ressource concernée.
A savoir
En cas de changement de configuration des circuits, les nouvelles règles s’appliqueront pour tous les nouveaux documents créés après la modification effectuée.
Ex : si une feuille de temps est déjà créée (même non validée) le nouveau circuit ne s’appliquera pas, il sera effectif uniquement le mois suivant.
Composition d’un circuit de validation
Vous pouvez créer un circuit avec différentes données :
Reponsables : Manager N, Manager N+1, Manager RH…
Ces champs sont présents dans la fiche de la ressource et sont dynamiques, le circuit va donc s’adapter aux informations liées à la ressource.
Managers
Les managers correspondent à des personnes précises de votre interface, et ce même si elles n’ont pas de lien hiérarchique dans Boond avec la ressource.
Ex : j’indique Jules Verne en validateur, ce sera toujours à lui précisément de valider l'élément.
Business Unit
🚨 Important
Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les clients ayant souscrit à une offre Enterprise.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ces offres, vous pouvez consulter notre site et nous contacter à [email protected] pour en discuter avec nos équipes.
Les business unit sont des groupes de managers : tous les managers composant celle-ci pourront donc lire, écrire, valider / dévalider le document concerné (temps, frais, absence).
Ex : Une Business Unit “Service Paie” qui valide toute les demandes d’absence
Tout savoir sur les Business Unit dans cet article
Gérer un circuit avec plusieurs validateurs
Vous avez la possibilité de créer un circuit de validation avec différents validateurs - ceux-ci doivent être entrés dans le circuit par ordre chronologique : validateur 1, validateur 2, validateur final.
A savoir : en cas de circuit avec plusieurs validateurs, il est toujours possible pour le validateur supérieur de valider le document à la place des validateurs inférieurs
Ex : j’ai un circuit composé de Victor Hugo puis Jules Verne.
Jules a le droit à tout moment de valider le document à la place de Victor.
Impact des circuits de validation
Toute personne présente dans un circuit de validation obtient un droit de lecture et de modification sur l'élément concerné.
🚨 A noter
La configuration de vos circuit doit donc être réfléchie, en tant que validateur, je peux donc avoir accès à de la donnée masquée dans mes droits + avoir un impact sur les données de production.
En tant que validateur, une notification par email et dans votre interface Boond vous sera envoyée lorsqu’un élément vous est adressé. Vous pouvez également configurer des alertes dans votre base pour ne pas oublier de traiter les éléments qui vous sont affectés.
Tous les éléments à valider sont visibles par le validateur dans le module Activité et Frais > vue Validations
Tout savoir sur cette vue via le tutoriel dédié
FAQ
Un de mes managers validateur est absent, puis-je le remplacer dans un circuit ?
Via l’application Answering Validators, vous pouvez mettre en place des circuits de remplacement pendant les absences de vos managers validateurs.
Le tutoriel complet sur cette application est accessible ici
Puis-je indiquer le client de mon consultant dans mon circuit de validation ?
Seuls les managers présents dans votre interface Boond peuvent être intégrés à un circuit de validation. Ce sont donc des circuits uniquement internes.
Si vous souhaitez faire valider des éléments à votre client, il est possible d’envoyer les feuilles de temps en signature, tout savoir sur ce processus dans ce tutoriel.
Comment puis-je contrôler simplement tous les documents que je dois valider ?
Dans le module Activités & Frais, la vue Validations vous permet de retrouver tous les documents en attente de validation en votre nom.
Tout savoir sur cette vue via l’article dédié.
Pour une BU, un mail et/ou une notification est également envoyée pour un document en attente de validation ?
Non et c’est d’ailleurs une exception. Si le sceau suivant est une BU, une fois que le document est en attente au niveau de la BU nous n’envoyons ni mail ni notification pour éviter d’inonder tous les membres de la BU. Les mails/notifications sont réservés aux managers individuels présents dans le circuit de validation.