Ce tutoriel a pour but de vous accompagner dans le contrôle des documents, Temps, Frais et Absences en attente de validation !
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Contrôler les feuilles de temps
Module Activité et Frais > Feuilles de temps
Afin d'afficher les feuilles de temps en attente de validation :
Filtrez sur l'État « En attente de validation »
Sélectionnez le périmètre de votre recherche à l'aide du filtre « Périmètre ».
Cliquez sur la ligne de chaque fiche de temps à contrôler pour y accéder directement (et non sur le nom de votre ressource, ce qui vous enverrait sur sa fiche en question)
Vérifiez la validité des informations renseignées par votre collaborateur
Cliquez au choix sur le bouton Valider pour accepter et verrouiller la feuille de temps ou sur le bouton Rejeter afin de faire parvenir un email demandant à votre collaborateur de modifier sa fiche de temps
À savoir
Si votre collaborateur doit faire signer sa feuille de temps au client, il a la possibilité de joindre le « PDF client » signé avec uniquement les données du projet converties en journée.
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Contrôler les notes de frais
Module Activité et Frais > Note de frais
Afin d'afficher les notes de frais en attente de validation :
Filtrez sur l'État « En attente de validation »
Sélectionnez le périmètre de votre recherche à l'aide du filtre « Périmètre ».
Cliquez sur la ligne de chaque note de frais à contrôler pour y accéder directement (et non sur le nom de votre ressource, ce qui vous enverrait sur sa fiche en question)
Vérifiez la validité des informations renseignées par votre collaborateur
Cliquez au choix sur le bouton Valider pour accepter et verrouiller la note de frais ou sur le bouton Rejeter afin de faire parvenir un email demandant à votre collaborateur de modifier sa note de frais
À savoir
Si vous voulez faire signer la note de frais au client, cliquez sur le bouton « PDF client » et cochez les informations à faire figurer sur la fiche au format PDF
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Gérer les demandes d'absences
Module Activité et Frais > Demandes d'absences
Afin d'afficher les demandes d'absences en attente de validation :
Filtrez sur l'État « En attente de validation »
Sélectionnez le périmètre de votre recherche à l'aide du filtre « Périmètre ».
Cliquez sur la ligne correspondant à la demande d’absence à valider pour y accéder directement (et non sur le nom de votre ressource, ce qui vous enverrait sur sa fiche en question)
Cliquez au choix sur le bouton Valider pour accepter et verrouiller la demande d'absence ou sur le bouton Rejeter afin de faire parvenir un email demandant à votre collaborateur de modifier sa demande d'absence
À savoir :
Lorsqu'une demande d'absence est validée, la feuille de temps de la ressource concernée est automatiquement pré-remplie. Si par la suite la ressource modifie les absences pré-remplies une alerte apparaît sur la feuille de temps « Les absences saisies ne correspondent pas à vos demandes d'absences validées ! ».
Le pré-remplissage de la feuille de temps fonctionne après la validation d'une demande d'absence uniquement si la feuille de temps n'a pas encore été créée dans l'outil. Si la feuille de temps a déjà été créée et que la ressource n'a pas inscrit ses absences, une alerte s'affiche alors à l'écran « Les absences saisies ne correspondent pas à vos demandes d'absences validées ! ».
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Vue synthétique sur l'état de validation des temps, frais et absences
Module Activité et Frais > Validations
En allant sur cette vue vous avez alors une vue synthétique sur l’ensemble des documents (temps, frais et absence) en attente de validation, validé ou rejeté.
Vous pouvez filtrer par périmètre, par période, par type de document pour retrouver vos éléments en attente de validation.
A savoir
Un fois un filtre appliqué, vous pouvez entrer dans un document puis passer au document suivant via le passage de fiche en fiche.
Vue synthétique sur l'état de validation des temps, frais et absences - Offre Enterprise
Attention
Les éléments présentés ci-dessous sont accessibles uniquement si vous avez souscrit à une offre Enterprise.
Le détail sur toutes nos offres Boond est accessible ici
Module Activité et Frais > Validations
Via cette vue, vous pouvez retrouver une vue synthétique sur l’ensemble des documents (temps, frais et absence) en attente de validation, validé ou rejeté.
Vous pouvez filtrer par périmètre, par période, par type de document pour retrouver vos éléments en attente de validation.
Identifier les éléments avec des alertes
Via le bouton "Analyser", vous avez la possibilité de lancer une analyse de tous vos éléments en attente de validation pour identifier rapidement ceux qui possèdent une ou plusieurs alerte(s) et qui nécessitent un contrôle plus poussé.
Attention
Il vous faut lancer une première analyse de vos éléments afin de disposer des bonnes informations concernant la présence ou non d'alertes sur vos documents dans la colonne "Alertes".
Quand relancer une analyse ?
Dès lors que vous souhaitez avoir, à l'instant T, un état des lieux de la présence d'alertes sur les documents que vous vous apprêtez à valider.
La date et l'heure de votre dernière analyse sont indiquées dans le bandeau d'informations en haut de la vue "Validations"
Filtrer mes documents avec / sans alertes
Dans vos filtres, vous pouvez choisir d'afficher :
Vos documents "Avec alertes", qui peuvent nécessiter un contrôle manuel.
Vos documents "Sans alerte", qui peuvent potentiellement être validés en masse si vous estimez qu'aucun contrôle manuel est nécessaire.
A savoir
Un fois un filtre appliqué, vous pouvez entrer dans un document puis passer au document suivant via le passage de fiche en fiche.