Vous souhaitez gérer votre vivier de ressources internes / externes ? Suivez ce tuto pour tout savoir sur la création d'une fiche ressource !
Etape 1 : Créer une ressource de A à Z
Transformer un candidat en ressource
C'est l'option à choisir lorsque la ressource concernée existe déjà en tant que candidat dans votre CVthÚque.
Pour transformer votre candidat en ressource (interne ou externe), nous vous invitons Ă suivre ce tutoriel !
Créer une nouvelle ressource
Si la ressource concernée n'existe pas dans votre base de Candidats, vous pouvez la créer directement depuis le module Ressources en cliquant sur le bouton + (Créer).
Module Ressources > bouton +
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Etape 2 : l'onglet Informations
Compléter l'onglet information
Module Ressources > Fiche de la ressource concernée > onglet Informations
Nous vous conseillons de renseigner en priorité :
Les Nom et Prénom
Et le Type de ressource : consultant interne ou externe, ingĂ©nieur dâaffaires, responsable RHâŠ). Cette information est trĂšs importante car elle a un impact sur le calcul du CoĂ»t de la ressource (cf. Ă©tape 3) :
Le champ E-mail 1 (utilisĂ© pour l'accĂšs Ă l'intranet, les emailings, la validation ou le refus des fiches de temps, des notes de frais et des demandes dâabsences)
Le Tarif Journalier Moyen (TJM) qui correspond au tarif de vente cible de la ressource
âCet encart est visible sur les colonnes du module Ressources et permet de connaĂźtre le tarif cible de vente sans pour autant avoir besoin d'accĂ©der aux donnĂ©es salariales du collaborateur.
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Joignez ensuite son CV dans l'encart piĂšce jointe. N'oubliez pas d'enregistrer !
Créer une liste de tùche
Vous pouvez créer une liste de tùche afin d'établir des process internes lors de l'intégration d'un collaborateur par exemple. Cela vous permettra de ne pas oublier certains éléments puis de valider les actions déjà menées.
Les listes de tĂąches dĂ©pendent de l'Ă©tat de la fiche Ressources mais peuvent Ă©galement varier en fonction de la typologie de ressources. En effet, les actions Ă mener ne seront pas les mĂȘmes pour l'intĂ©gration d'un salariĂ© ou d'un externe. Voici un exemple :
Retrouvez l'ensemble des éléments de configuration dans l'article relatif : Créer et gérer des listes de tùches par fiche
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Etape 3 : les données contractuelles
Il est essentiel de bien renseigner les donnĂ©es contractuelles de chaque ressource (mĂȘme pour les externes) car elles vont permettre de dĂ©finir le CoĂ»t Journalier Moyen (CJM) utilisĂ© pour calculer le coĂ»t dâintervention prĂ©visionnel de vos ressources sur vos besoins et projets + pour calculer le coĂ»t d'intervention rĂ©el sur les projets grĂące aux donnĂ©es de consommations remontĂ©es.
IMPORTANT !
Pour Ă©viter des ressaisies, les donnĂ©es contractuelles doivent ĂȘtre qualifiĂ©es AVANT de commencer Ă effectuer des positionnements sur des besoins et de crĂ©er des projets !
IMPORTANT !
La présence d'un contrat est obligatoire au bon fonctionnement des feuilles de temps et des notes de frais.
La création du contrat
Fiche Ressource > onglet Administratif > bouton "Ajouter un contrat"
Vous arrivez alors sur le contrat de votre ressource :
Fiche Ressource > onglet Administratif > fiche Contrat
Si c'est un collaborateur interne :
SĂ©lectionner le type de contrat (CDI, CDD...)
Inscrire une date de début (et une date de fin si c'est un CDD par exemple)
Inscrire Ă©ventuellement les dates de fin de PE prĂ©vues (utile pour ĂȘtre notifiĂ© de l'arrivĂ©e des fins de PE)
Qualifier la catégorie, la classification et le temps de travail (champs informatifs exploités pour la préparation de la paie avec l'App ExtractPayroll par exemple)
Renseigner le salaire mensuel brut (ou annuel, en fonction de ce qui est paramétré sur votre Agence Juridique)
Personnaliser le coefficient de charges ainsi que le nombre de jours ouvrés annuels à considérer. Par défaut l'application ressort le paramétrage défini par l'administrateur sur l'Agence Juridique du collaborateur
DĂ©finir les avantages contractuels et les frais contractuels que vous souhaitez associer Ă votre collaborateur.
Insérer les documents administratifs que vous souhaitez historiser : carte d'identité, carte de sécurité sociale, contrat de travail etc.
Ă savoir
Si vous avez beaucoup de documents, n'hésitez pas à créer des fichiers ZIP et ainsi augmenter votre espace de stockage.
GĂ©rer les avantages de vos ressources
Les avantages contractuels sont dĂ©clarĂ©s par les Managers de la sociĂ©tĂ© lors de la prĂ©paration de la paie (en fonction des rĂšgles de versement configurĂ©es sur votre interface). Des tickets restaurants peuvent par exemple ĂȘtre un avantage contractuel.
Les avantages contractuels
La liste des avantages contractuels doit avoir été configurée depuis l'interface Administrateur (> Agence Juridique > onglet Ressources). Lors de la préparation de la paie depuis l'app ExtractPayroll, l'outil proposera d'affecter automatiquement les avantages contractuels associés au collaborateur en fonction des rÚgles de versement que vous aurez configurées (nombre de jours de production et d'activité interne effectué par exemple).
Les frais contractuels sont Ă dĂ©clarer par les Ressources depuis leurs notes de frais. Des frais de dĂ©placement journaliers peuvent ĂȘtre un exemple de frais contractuels.
Les frais contractuels
La liste des frais contractuels doit avoir été configurée depuis l'interface Administrateur (-> Agence Juridique > Activités et Frais, rubrique "Types de frais des notes de frais"). Si vous avez défini un détail de frais contractuels, l'outil pré-remplira chaque mois la note de frais avec les frais configurés. La ressource, en fonction de son activité, pourra modifier manuellement le pré-remplissage proposé.
Ces données contractuelles permettent d'obtenir un Coût Journalier Moyen Contrat (CJM Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier moyen des Ressources utilisé sur les Besoins et Projets.
Voici le détail de la formule :
CJM Contrat = CJM Salaire + CJM Avantages contractuels + CJM Frais contractuels
CJM Salaire = [(salaire mensuel brut x coefficient de charges) x 12] / nombre de jours ouvrés annuels
CJM Avantage contractuels = Avantages contractuels ramenés à la journée
CJM Frais contractuels = Frais contractuels ramenés à la journée
IMPORTANT !
Pour le calcul du coĂ»t d'intervention rĂ©el d'une ressource sur ses projets, les avantages et frais contractuels sont intĂ©grĂ©s dans le coĂ»t d'intervention journalier mĂȘme si les Managers ne versent pas les avantages contractuels configurĂ©s et mĂȘme si la Ressource ne remonte pas ses frais contractuels depuis ses notes de frais.
Si c'est un collaborateur externe :
Il faut définir les conditions d'achats de la ressource afin qu'elles soient proposées par défaut lorsqu'on l'affecte à des besoins et projets. En fonction de la situation, vous pourrez par la suite définir depuis les besoins et projets des conditions d'achats différentes que le contrat par défaut.
SĂ©lectionner le type de contrat (Freelance/Sous-traitant)
Inscrire une date de début (date à laquelle vous avez commencé à travailler avec l'externe)
DĂ©finir le tarif d'achat journalier de la ressource
Ces données contractuelles permettent d'obtenir un CJM Contrat (Coût Journalier Moyen Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier prévisionnel et réel des Ressources sur les Besoins et Projets. Voici le détail de la formule :
CJM Contrat = Tarif Journalier HT + éventuellement les CJM des Avantages contractuels et Frais contractuels configurés
Ajouter en piĂšces jointes les documents administratifs utiles.
Etape 4 : qualification du DT
Ressources > Fiche Ressource > onglet DT
Renseigner en priorité le titre de votre ressource, c'est-à -dire son métier (ex : "Chef de projet BI" ou "Consultant SAP") et ses compétences sur le nuage de mots clés. Ces informations seront indexées dans la recherche par mots clefs (depuis le module Ressources en vue macro).
Pour permettre Ă la ressource de renseigner elle mĂȘme son Dossier Technique depuis lâintranet, cocher la case « Autoriser la ressource Ă modifier son DT depuis son intranet ».
Renseigner les autres champs à disposition si vous le souhaitez (expérience, formation, langues, diplÎmes, domaines d'interventions et d'applications, outils maßtrisés...).
N'oubliez pas d'enregistrer !
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Etape 5 : configuration de l'intranet
Etape à lire uniquement si vous avez souscrit au module "Activité et Frais"
Pour tout savoir sur l'activation (accÚs et circuit de validation) de l'intranet, veuillez vous référer à cet article.
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DerniĂšre Ă©tape : les actions
Ressources > fiche Ressource > onglet Actions
Pour tout savoir sur les actions, leur fonctionnement et la maniÚre dont elles peuvent vous aider dans votre gestion RH, merci de vous référer à cet article.