Agences Juridiques, Pôles ou Business Unit , comment bien structurer votre interface pour refléter votre activité dans Boond ?
C'est ce que nous allons voir dans cette article.
Les Agences Juridiques
Lorsque votre société est organisée autour de plusieurs entités internes (agences, départements, filiales, etc.), il est essentiel de choisir la bonne manière de les représenter dans BoondManager. Ce choix impacte directement vos reportings, la gestion RH, la facturation, les droits d’accès, etc.
Commençons pas revoir ensemble le fonctionnement des Agences Juridiques au sens Boond.
Définition
Les agences juridiques correspondent à des entités distinctes d’un point de vue administratif et légal. Vos agences vont conditionner le paramétrage par défaut des fiches qui y sont rattachées. Chaque agence peut avoir ses propres paramètres et peut être gérée indépendamment.
Chaque fiche (Candidats, CRM, Besoins, Projets, Factures, etc.) ne peut être rattachée qu'à une seule agence Juridique.
Un manager est rattaché à son agence principale mais peut également avoir des agences secondaires afin de conditionner ses accès sur un périmètre plus large.
Cas d'usage
Alors dans quel cas créer une Agence Juridique distincte ? Voici une liste non exhaustive des cas d'usage qui peuvent vous pousser à créer une nouvelle agence juridique dans Boond :
Lorsque vous avez plusieurs entités juridiques à proprement parlé avec des données générales et légales différentes
Lorsqu'il est important pour vous de produire des documents juridiques distincts (contrats, factures, …)
Lorsque vous avez besoin de distinguer plusieurs masques de facturation en fonction de l'entité qui facture
Lorsque vous souhaitez distinguer les typologies d'activité & frais déclarées par vos collaborateurs
Lorsque vous souhaitez distinguer vos process RH (ex. liste de tâches) et vos règles d'avantages salariés
Autre exemple : vous gérez les paies de façon distincte pour chaque entité avec des RH dédiés à chaque périmètre.Lorsque vous souhaitez restreindre ou augmenter des droits d'accès aux managers en fonction des périmètres Agences
Lorsque vous souhaitez regrouper ou distinguer des activités sur différents périmètres dans vos Reportings
Lorsque vous avez besoin de faire de la refacturation interne entre agence
Impacts
Définir une Agences Juridique n'est pas anodin et peut avoir plusieurs impacts sur les fiches, que ce soit en terme de droit d'accès sur toutes les fiches ou sur les comportements de certaines fiches et notamment les suivantes :
Sur les Ressources :
L'agence Juridique indiqué sur l'onglet Informations va définir les typologies d'activité & frais présent dans les feuilles de temps, notes de frais et demandes d'absence
Lorsque vous créez un contrat RH, il va reprendre par défaut l'agence indiquée dans l'onglet Informations
Les données (coût réels, effectifs, ...) lui seront rattachées en Reporting
Attention
Si votre collaborateur change d'agence juridique au cours de sa carrière, il faut bien suivre les étapes suivantes :
Valider sa dernière feuille de temps et note de frais sur l'agence en cours
Mettre fin à son contrat RH
Modifier l'agence dans son onglet Informations
Créer un nouveau contrat (pas un nouvel avenant) afin qu'il reprenne la nouvelle agence et le compléter normalement
Sur les Projets :
L'agence juridique indiquée va être considérée comme l'entité qui facture (les commandes vont donc hériter du paramétrage par défaut de l'agence : RIB, Masque de facturation,... )
Les données financières lui seront rattachées en Reporting
Si une Ressources d'une autre agence est en prestation sur le projet, alors cela donnera la possibilité de créer un projet de cession.
De manière globale, définir une agence sur une fiche va lui permettre d'appartenir à un périmètre de recherche. Pratique pour définir les droits et pour avoir des reporting efficaces.
Attention
Nous vous déconseillons de changer l'agence juridique en cours de projet. Si le projet devait changer d'agence de facturation, alors nous vous recommandons plutôt de mettre fin au projet existant et d'en créer un nouveau sur la nouvelle entité.
Les Pôles
Il est important de structurer votre activité et de l'organiser, même de façon cross agences.
Définition
Les pôles vont vous aider à catégoriser vos fiches en fonction par exemple du type d'activité (Data, Cloud, Conseil,...) ou encore du secteur géographique (Grand Est, PACA, EMEA, ...). Cela appartient vraiment à votre logique interne et n'est pas obligatoire.
Il est important de retenir que le pôle peut être appliquée sur toutes les fiches mais qu'il n'est possible d'en affecter qu'un seul par fiche.
Un Manager peut être affecté à un pôle (pôle principal) mais peut également être rattaché à des pôles secondaires afin de lui ouvrir un périmètre ou des accès sur les fiches relatives.
Cas d'usage
Alors dans quel cas créer des pôles en plus de vos agences ? Voici une liste non exhaustive des cas d'usages qui peuvent vous pousser à créer de nouveau pôle dans Boond :
Lorsque vous souhaitez classer chaque fiche dans un périmètre donné afin de filtrer dessus dans les différentes vues de recherche des modules
Lorsque vous avez besoin de distinguer vos données chiffrées en reporting en fonction d'une activité ou d'un secteur et sans tenir compte de l'agence de rattachement de la fiche
Lorsque vous avez plusieurs activités distinctes mais souhaitez garder le même masque de facture (dans ce cas, vos projets appartiendront tous à la même agences mais seront distingués via les pôles)
Lorsque vous souhaitez switcher facilement une fiche (Ressources, Contacts, Projets, ...) de pôle sans que cela n'ait trop d'impact (attention, toutes les données rattachées seront automatiquement associée au nouveau pôle sur la plupart des indicateurs de reporting)
Lorsque vous souhaitez restreindre ou augmenter des droits d'accès aux managers en fonction des Pôles.
Lorsque vous souhaitez créer des documents via DocTemplate en les distinguant par pôle
Attention
A bien réfléchir en amont aux différents pôles que vous souhaitez mettre en place car cela sera vraiment structurant dans votre interface. Il sera ensuite compliqué de changer complètement la logique une fois les données affectées aux différents pôles.
Impact
Affecter un pôle permet principalement de faire appartenir une fiche à un périmètre données pour les filtres de recherche et les Reportings mais également d'ouvrir ou fermer des droits.
Il n'y a pas d'autres impact sur le comportement même des fiches.
Seul les fiches projets peuvent être affectées en masse à un pôle.
Pour les autres fiches, si vous avez un besoin d'affecter ou retirer un pôle en masse, vous pouvez le faire par API ou en passant par notre pôle Professional Services.
Les Business Units
Les business units permettent un troisième niveau de découpage de votre interface, non pas en affectant une fiche à une BU, mais en rattachant un manager à une ou plusieurs BUs.
Définition
Les BUs sont des regroupements de manager sans lien avec les agences et les pôles. Ainsi, c'est le manager qui conditionne le fait que la fiche appartienne à une BU ou non. Cela peut permettre de structurer l'activité en fonction d'un secteur, d'une activité etc. porté par un groupement de manager.
Si le Manager A fait partie de la BU A, alors toutes les fiches affectées au manager font partie de la BU A.
Cas d'usage
Les Business Units sont à privilégier si :
Vous avez beaucoup de manager et souhaitez filtrer sur le "groupe" plutôt que sur chaque manager individuellement
Vous souhaitez ouvrir les droits à un manager à ses fiches mais également aux managers de sa (ses) BU(s)
Vous souhaitez organiser votre activité par ligne de métier ou verticales
Vous n’avez pas besoin de différenciation juridique, mais plutôt d’un suivi opérationnel
Vous avez besoin de reportings par BU
Mais attention : si un manager est dans plusieurs BU, alors les fiches qui lui sont rattachées seront dans toutes les BUs du manager.Le changement de BU implique simplement un changement de responsable sur la fiche
Si un manager est par exemple dans la BU Cloud et dans la BU Data, alors toutes les fiches (projets, ressources, besoins, etc.) remonteront dans chacune des deux BUs si on filtre sur l'une ou sur l'autre.
En suivant cette logique, nous ne recommandons pas l'usage des BUs pour les reportings si un manager est dans plusieurs BUs car une fiche sera alors comptée en doublon.
Attention
Les BUs n’ont pas d’impact sur les documents générés (factures, contrats…), et ne permettent pas d’avoir des masques ou des modèles distincts.
F.A.Q.
Est-il possible d'avoir une notion d'agence mère / agence principales puis des agences juridiques classiques ?
Pour le moment non. Nous vous recommandons de créer votre entité principale comme une agence juridique classique
Je souhaite intégrer un manager dans une BU pour qu'il accède aux données relatives mais sans pour autant que ses propres fiches ne remontent dans la BU, est-ce possible ?
Oui ! Lorsque vous configurez les Business Units depuis l'Administration, vous pouvez ajouter ces managers dans la catégorie "Managers exclus lors des recherches". Le manager aura accès aux données de la BU mais ses propres données ne remonteront pas lorsque l'on filtre sur le périmètre de sa BU.
Quel est l'impact lorsque l'on attribue des "agences secondaires" ou "pôles secondaires" à une fiche manager ?
Cela permet dans son rôle de lui donner des accès en recherche, en lecture et/ou en édition aux données de "ses agences" ou de ses "pôles". Le manager pourra ainsi accéder aux données de son agence et pôle principal mais aussi aux données des agences et pôles indiqués secondaires dans sa fiche manager.