Introduction
Cette fonctionnalité permet à vos ressources de déclarer leurs déplacements professionnels et à votre entreprise de rembourser ces frais en fonction de barèmes kilométriques précis, tout en gérant les cas particuliers liés aux tranches de l'administration fiscale.
Procédure étape par étape
Pré-requis
Pour utiliser et appliquer correctement les frais kilométriques, vous devez disposer des droits d'accès au module Administration de Boond.
La visibilité et le calcul automatique des frais kilométriques dépendent :
De l'activation et de la configuration préalable des barèmes kilométriques associés à l'agence juridique de la ressource.
De la mise à jour manuelle des barèmes chaque année pour s'aligner sur les modifications de l'administration fiscale.
1. Configurer ou vérifier les barèmes kilométriques (Action Administrateur)
Avant que les ressources ne puissent saisir leurs déplacements, l'administrateur doit s'assurer que les barèmes de l'agence juridique sont à jour.
Allez dans le menu Administration.
Cliquez sur Agences Juridiques.
Sélectionnez l'agence juridique concernée par la mise à jour.
Rendez-vous sur l'onglet Activité et Frais.
Cliquez sur la section Barèmes kilométriques des notes de frais.
Ajustez les coefficients existants selon le nombre de chevaux fiscaux des véhicules ou créez de nouveaux barèmes si nécessaire.
IMPORTANT
Les barèmes de l'administration fiscale changent tous les ans. Boond ne met pas à jour ces taux automatiquement : vous devez appliquer vous-même ces modifications chaque année dans cette section.
2. Saisir une note de frais kilométriques (Action Ressource)
Lorsqu'un collaborateur doit déclarer ses frais kilométriques, il doit suivre cette méthode :
Créez une nouvelle note de frais depuis votre espace habituel.
Dans le champ du type de frais, choisissez précisément l'option nommée Frais Kilométriques.
Indiquez la distance parcourue exprimée en kilomètres.
Accédez au résumé des frais pour sélectionner ou modifier le type de véhicule utilisé. Cette sélection est indispensable pour appliquer le bon barème de remboursement.
Validez la note de frais pour l'envoyer en approbation.
Résultat attendu
Une fois la procédure terminée, la ressource et l'administrateur constatent que :
Le montant total à rembourser est calculé automatiquement en multipliant la distance saisie par le coefficient du barème configuré.
Le résumé de la note de frais affiche clairement le type de véhicule utilisé ainsi que le calcul final.
La note de frais passe au statut "Validée" ou "À valider" selon votre workflow interne.
FAQ
Comment gérer les frais kilométriques de la tranche fiscale entre 5000 km et 20000 km ?
Le barème de l'administration fiscale impose une part fixe financière en plus du calcul au coefficient pour les distances comprises entre 5000 km et 20000 km. L'interface de Boond ne permet pas d'intégrer nativement un montant fixe cumulé à un coefficient dans un seul et même barème. Vous devez donc utiliser l'une des deux solutions de contournement détaillées ci-dessous selon votre besoin.
Option A : Solution pour un besoin ponctuel
Si cette situation arrive de manière occasionnelle, vous devez séparer la partie coefficient et la partie fixe en deux lignes distinctes sur la note de frais.
Étape 1 : Créer le type de frais "Base fixe" (Action Administrateur)
Allez dans Administration > Agences Juridiques.
Sélectionnez l'agence concernée puis l'onglet Activité et Frais.
Cliquez sur Types de frais des notes de frais.
Ajoutez un nouveau type de frais nommé explicitement Frais KM Base fixe.
Étape 2 : Saisie sur la note de frais (Action Ressource)
La ressource crée une première ligne de frais en sélectionnant Frais Kilométriques pour appliquer le coefficient lié à la distance.
La ressource ajoute une seconde ligne de frais en sélectionnant le type Frais KM Base fixe et saisit manuellement le montant de la part fixe correspondant à son véhicule.
Option B : Solution pour un besoin régulier
Si la ressource se situe de manière régulière et permanente dans cette tranche de distance à l'année, il est recommandé d'automatiser le versement du montant fixe sous forme d'avantage contractuel.
Étape 1 : Créer le type d'avantage (Action Administrateur)
Allez dans Administration > Agences Juridiques.
Sélectionnez l'agence concernée puis accédez à l'onglet Données RH.
Cliquez sur Types d'avantages et créez un nouvel avantage dédié (ex: Fixe Kilométrique Annuel).
Choisissez obligatoirement la catégorie Montant fixe lors de sa création.
Étape 2 : Associer l'avantage au contrat de la ressource (Action Administrateur)
Ouvrez la fiche de la ressource concernée et allez sur son Contrat.
Ajoutez le nouvel avantage créé à son contrat en définissant la valeur financière exacte de la part fixe requise pour son véhicule.
Étape 3 : Traitement des frais (Action Ressource & RH)
La ressource continue de saisir ses Frais Kilométriques sur sa note de frais pour obtenir le remboursement lié aux coefficients de distance.
La part financière fixe lui est versée automatiquement et régulièrement via l'avantage configuré sur son contrat, sans impacter la note de frais.