Dans quel but ?
L'option de gérer les invitations de vos équipes dans les frais a deux grandes utilités :
Apporter plus de justificatifs pour un frais déclaré - et vous permettre ainsi de mieux suivre les dépenses de vos équipes.
Lier ces invitations à des déductions d'avantages contractuels, - par exemple : vos employés invités au restaurant un midi ne touche pas de ticket restaurant ce jour là.
Déduire des avantages contractuels en fonction de frais déclarés
Je vous invite à consulter le tutoriel dédié à ce sujet ici !
Configurer vos frais
Vous pouvez configurer les types de frais qui permettront l'ajout des invitations depuis votre espace Administration. Pour cela il vous faut un accès Administrateur.
Rendez-vous dans votre espace Agences Juridiques puis sélectionnez votre agence. Dans l'onglet "Activités et Frais", vous retrouvez tous vos types de frais dans l'encart "Types de frais des notes de frais".
L'option "Déclarer des invités" est accessible pour tous vos frais.
Une fois cette configuration effectuée, chaque frais avec l'option "Déclarer des invités" déposé par un de vos managers pourra être associé à une liste d'invités.
Déclarer et valider un frais avec des invités
Déclaration d'un frais avec des invités
Lors de la déclaration d'un frais, si le type de frais sélectionné possède l'option "Déclarer des invités", vous retrouverez une case spécifique : "Vous n'étiez pas seul(e) ?" qui permet d'entrer les invités.
Attention
Seuls les managers peuvent aujourd'hui déclarer des invités, cette option n'est pas disponible pour les comptes intranets.
Dans cet encart, il est possible d'ajouter les ressources qui ont bénéficié de ce frais : les invités.
Celles-ci peuvent être saisies :
Via un menu déroulant, afin de lier directement la fiche ressource au frais déclaré
Via de la saisie libre
Attention
La liste déroulante proposant les ressources invitées est en lien direct avec le droit de recherche du module Ressources.
Si l'utilisateur n'a pas les droits de recherches sur ce module, cette liste déroulante sera vide et il devra saisir ses invités manuellement.
Ce sera ensuite à son manager de modifier le frais pour lier celui-ci aux bons invités.
Vérification et validation du frais
Au sein de la note de frais, vos responsables peuvent contrôler les frais déclarés par leurs équipes.
Dans cette vue, une colonne vous permet de distinguer les frais avec des invités des autres.
Si un de vos employé déclare un frais avec invités et que ce frais est lié à une déduction d'avantages contractuels, alors une alerte vous indiquera si certains points sont à contrôler, notamment si les invités sont entrés en saisie libre.
Attention
Il est obligatoire de lier correctement le frais avec les ressources invitées si ce frais déduit un avantage contractuel, sinon, cette invitation ne sera pas prise en compte pour le versement des avantages.
Contrôler les invitations
Afin de retrouver la liste de tous les invités déclarés sur des frais, rendez-vous dans votre module "Activité et Frais" puis effectuez une extraction détaillée des frais sur la période voulue.
Au sein de cette extraction, vous retrouverez une colonne dédiée aux invitations, et la liste de tous les invités pour tous les frais.