Configurer un frais
Vous pouvez configurer vos types de frais depuis votre espace Administration. Pour cela il vous faut un accès Administrateur.
Rendez-vous dans votre espace Agences Juridiques puis sélectionnez votre agence. Dans l'onglet "Activités et Frais", vous retrouvez tous vos types de frais dans l'encart "Types de frais des notes de frais".
L'option "Déduire un avantage repas" est accessible pour tous les frais de la catégorie "Nourriture".
Types de frais "Nourriture"
Nous vous conseillons de créer différents types de frais en catégorie "Nourriture" afin de bien distinguer ceux qui vont déduire un avantage repas des autres.
Ex : les frais de restaurant du soir n'induisent pas nécessairement une déduction d'avantage.
Une fois cette configuration effectuée, chaque frais avec l'option "Déduire un avantage repas" déposé par une de vos ressource va être comptabilisé comme un frais pouvant déduire un avantage.
Gérer les invitations
Vous avez également la possibilité de déduire des avantages repas aux ressources indiquées comme invitées sur un frais déduisant un avantage.
Depuis votre espace Administration > Agences Juridiques, sélectionnez l'onglet "Activités et Frais" puis "Types de frais des notes de frais"
L'option "Déclarer des invités" est accessible pour tous les frais.
Une fois activée, cette option permet à vos managers d'indiquer des invités lorsqu'ils déclarent un frais.
Si ce frais est également indiqué comme déduisant un avantage repas, les invités se verront également inclus dans cette déduction.
Pour en savoir plus
Un article dédié est à votre disposition ici sur la gestion des invitations !
Configurer la règle de versement de l'avantage
Vous devez maintenant configurer la règle de versement de votre avantage "Repas" depuis le module ExtractPayroll.
Cliquez sur le bouton "Configuration" au-dessus du tableau de résultats
Pré-requis
Administration > Agences Juridiques > Données RH > Types d'avantages : avoir configuré les avantages RH (tickets restaurants, paniers repas...)
Ressources > fiche ressources > fiche contrat : avoir défini, pour chaque ressources, les avantages RH dont elle bénéficie.
Projets > fiche projet > fiche prestation : si nécessaire, avoir définir les avantages RH de la ressource au niveau de la fiche prestation.
Depuis le tableau "Règles de versement des avantages" :
Sélectionnez les avantages pour lesquels vous souhaitez définir des règles de versement en cliquant à chaque fois sur "+ Ajouter une ligne".
Si vous avez plusieurs agences, ajoutez autant de lignes que vous avez d'avantages sur chacune de vos agences.
Utilisez les variables en bas de votre écran pour définir la formule de calcul pour chacun de vos avantages.
Vous retrouvez ici deux variables qui concernent les frais :[EXP] = Nombre de frais déclarés sur le mois en cours déduisant un avantage repas & nombre d'invitations dans un frais du mois en cours déduisant un avantage repas
[EXP_PREV] = Nombre de frais déclarés sur le mois précédent déduisant un avantage repas & nombre d'invitations dans un frais du mois précédent déduisant un avantage repas
Exemple : Si vous versez des tickets restaurants pour chaque jour travaillé, en déduisant les jours avec un frais de type "Repas" déclaré, vous pouvez utilisez la formule : [PROD_INT_CEIL_PER_DAY] - [EXP]
N'oubliez pas d'enregistrer !
ATTENTION !
Pensez à bien valider les temps, frais, absences de vos équipes avant de verser les avantages sur ExtractPayroll afin d'éviter des erreurs de versements.