¿Cuál es el propósito?
La opción de gestionar invitaciones de sus equipos en los gastos tiene dos grandes utilidades:
Aportar más justificantes para un gasto declarado - y así permitirle un mejor seguimiento de los gastos de sus equipos.
Vincular estas invitaciones a deducciones de ventajas contractuales, - por ejemplo: los empleados invitados a un restaurante al mediodía no reciben ticket restaurante ese día.
Deducir ventajas contractuales según los gastos declarados
Le invito a consultar el tutorial dedicado a este tema aquí!
Configurar sus gastos
Puede configurar los tipos de gastos que permitirán añadir invitaciones desde su espacio Administración. Para ello necesita acceso de Administrador.
Vaya a su espacio Agencias Jurídicas y seleccione su agencia. En la pestaña "Actividades y Gastos", encontrará todos sus tipos de gastos en el apartado "Tipos de gastos de las notas de gastos".
La opción "Declarar invitados" está disponible para todos sus gastos.
Una vez realizada esta configuración, cada gasto con la opción "Declarar invitados" presentado por uno de sus administradores podrá asociarse a una lista de invitados.
Declarar y validar un gasto con invitados
Declaración de un gasto con invitados
Al declarar un gasto, si el tipo de gasto seleccionado tiene la opción "Declarar invitados", encontrará una casilla específica: "¿No estaba solo(a)?" que permite ingresar los invitados.
Atención
Solo los administradores pueden actualmente declarar invitados; esta opción no está disponible para cuentas intranet.
En este apartado es posible añadir los recursos que se beneficiaron de este gasto: los invitados.
Estos pueden ser ingresados:
Mediante un menú desplegable, para vincular directamente la ficha de recurso al gasto declarado
Mediante entrada libre
Atención
La lista desplegable de recursos invitados está directamente vinculada al derecho de búsqueda del módulo Recursos.
Si el usuario no tiene derechos de búsqueda en este módulo, la lista desplegable estará vacía y deberá ingresar los invitados manualmente.
Luego será el administrador quien deberá modificar el gasto para vincularlo con los invitados correctos.
Verificación y validación del gasto
Dentro de la nota de gastos, sus responsables pueden controlar los gastos declarados por sus equipos.
En esta vista, una columna le permite distinguir los gastos con invitados de los demás.
Si uno de sus empleados declara un gasto con invitados y ese gasto está vinculado a una deducción de ventajas contractuales, entonces una alerta le indicará si hay puntos que controlar, especialmente si los invitados se ingresan manualmente.
Atención
Es obligatorio vincular correctamente el gasto con los recursos invitados si ese gasto deduce una ventaja contractual, de lo contrario esta invitación no será tenida en cuenta para el pago de las ventajas.
Controlar las invitaciones
Para encontrar la lista de todos los invitados declarados en los gastos, vaya a su módulo "Actividad y Gastos" y realice una extracción detallada de los gastos en el período deseado.
En esta extracción encontrará una columna dedicada a las invitaciones y la lista de todos los invitados para todos los gastos.