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Contabilidad y Nómina permite generar archivos para importar sus datos de contabilidad y nómina en su herramienta contable (Sage Ligne 100, Sage Coala, CEGID) y SIRH (Sage Ligne 100, Sage Coala y Silae):
Visualización y extracción de asientos contables de facturas, gastos y compras
Visualización y extracción de los tiempos registrados, salarios y gastos de sus recursos
Gracias a esta App, ahora puede conectar fácilmente BoondManager con su herramienta de contabilidad y gestión de nómina.
Pre-requisitos
Esta app está disponible a partir de nuestra oferta Advances.
Instalación
Instalar la aplicación Contabilidad y Nómina en BoondManager
Administración > Apps / Marketplace > pestaña Marketplace
Para este paso, solo tiene que:
Buscar y abrir la aplicación Contabilidad y Nómina
Hacer clic en Instalar
Autorizar a un administrador a utilizarla
Administración > Managers / Roles > ficha del administrador/rol correspondiente
Para ello, debe:
Marcar la casilla frente a la aplicación Contabilidad y Nómina
Configuración
Parte 1: Contabilidad
En esta parte veremos cómo configurar las cuentas de espera, de productos, de gastos y de IVA.
NB: Este paso requiere derechos de administrador.
Administración > Apps / Marketplace > pestaña Apps > Contabilidad y Nómina > hacer clic en Configuración (rueda dentada)
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Configuración básica
En primer lugar, puede elegir el formato de exportación (Sage Ligne 100, Sage Coala, o CEGID) y la cuenta de espera a utilizar.
Si dispone de otro software de contabilidad puede utilizar el formato Coala que ofrece un archivo plano clásico con separador punto y coma, compatible con la mayoría de los programas del mercado.
Recomendamos indicar "FALTANTE" en la cuenta de espera en lugar de un 471 para identificar claramente las cuentas de terceros faltantes en la exportación contable.
A continuación, encontrará 3 partes principales para configurar (ver Parte 2 para la configuración de la nómina):
Facturas de proveedores (corresponde a los pagos en las compras)
Facturas de clientes
Gastos de los empleados
Configurar las cuentas relacionadas con las facturas de clientes
El campo Cuenta debe contener la cuenta de productos que desea utilizar para las ventas (por ejemplo, 706000).
Tenga en cuenta que aquí solo se indica una cuenta, que será común a todas las ventas registradas en BoondManager.
Indique también el código de diario a utilizar para los asientos de venta (por defecto VTE)
Indique a continuación las cuentas contables de IVA para cada tasa.
Consejo: Para el IVA al 0% (fuera de la UE) recomendamos indicar "445XXX" ya que nunca habrá asientos al 0. Esta cuenta nunca se utilizará.
Ahora puede personalizar la forma en que se alimentan las columnas Número de documento y Descripción, utilizando las variables disponibles. Los siguientes valores se proporcionan a modo de ejemplo:
Nº documento: [BILL_REF]
Descripción: Cliente [CRMCOMPANY_NAME] - [ITEM_TYPE]
Recomendamos diferenciar las cuentas de productos por tipo de línea de factura: para ello active la gestión de cuentas y diarios para cada ítem de factura
A continuación podrá indicar las diferentes cuentas por tipo de factura:
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Configurar las cuentas relacionadas con las facturas de proveedores (Pagos)
El campo Cuenta debe contener la cuenta de gastos que desea utilizar para las compras (por ejemplo, 604000).
Tenga en cuenta que aquí solo se indica una cuenta, que será común a todas las compras registradas en BoondManager.
Indique el código de diario a utilizar para los asientos de compras (por defecto ACH)
Indique a continuación las cuentas contables de IVA para cada tasa.
Consejo: Para el IVA al 0% (fuera de la UE) recomendamos indicar "445XXX" ya que nunca habrá asientos al 0. Esta cuenta nunca se utilizará.
Ahora puede personalizar la forma en que se alimentan las columnas Número de documento y Descripción, utilizando las variables disponibles. Los siguientes valores se proporcionan a modo de ejemplo:
Nº documento: [PURCHASE_REF]
Descripción: Proveedor [CRMCOMPANY_NAME] - [PURCHASE_TITLE]
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Configurar las cuentas relacionadas con los gastos de los empleados
El campo Cuenta debe contener la cuenta de gastos que desea utilizar para los gastos de los empleados (por ejemplo, 625100).
Tenga en cuenta que aquí solo se indica una cuenta, que será común a todos los gastos registrados en BoondManager. Para indicar diferentes cuentas de gastos, consulte la parte inferior "Gestionar cuentas y diarios por tipo de gasto").
Indique también el código de diario a utilizar para los asientos de gastos (por defecto ACH)
Ahora puede personalizar la forma en que se alimentan las columnas Número de documento y Descripción, utilizando las variables disponibles. Los siguientes valores se proporcionan a modo de ejemplo:
Nº documento: [EXPENSES_REFERENCE]
Descripción: [RESOURCE_FIRSTNAME] [RESOURCE_LASTNAME] - [FEE_TYPE]
Como los campos propuestos solo permiten una cuenta de gasto y una sola cuenta de IVA, también recomendamos diferenciar las cuentas de gasto y de IVA por tipo de gasto: para ello Active la gestión de cuentas y diarios por tipo de gasto
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Configurar las cuentas de terceros (clientes, recursos y proveedores)
Este paso debe seguirse tan pronto como se disponga de cuentas auxiliares por cliente, proveedor y/o empleado.
Apps > Contabilidad y Nómina > Configurar cuentas de terceros de las empresas
Utilice después el selector:
Si ha extraído un archivo de asientos pero algunas cuentas de terceros estaban faltantes, elija la opción "Empresa sin cuenta de terceros"
Si ha extraído un archivo de asientos y desea modificar la cuenta de terceros de una de las fichas CRM, utilice la opción "Empresa con cuenta de terceros"
Para buscar una ficha CRM en particular y indicar su cuenta contable, elija "Indiferente" e introduzca la razón social deseada en la barra de búsqueda
Por último, para obtener la lista completa de fichas CRM e indicar todas las cuentas contables, elija "Indiferente" y luego filtre por el Estado "Cliente"
Indique después las cuentas contables deseadas.
NB: las cuentas se guardarán de forma continua, no necesita hacer clic en un botón "Guardar" en esta pantalla.
Las cuentas contables de los empleados se indican en la pestaña Notas de gastos
Parte 2: Nómina
En esta parte veremos cómo configurar los códigos de nómina de Sage o Silae en línea con los elementos de nómina de BoondManager.
NB: Este paso requiere derechos de administrador.
Vaya a Administración
Luego vaya a Apps / Marketplace > pestaña Apps > Contabilidad y Nómina y haga clic en Configuración (rueda dentada) > luego vaya a la pestaña Nómina
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Configuración de los códigos de nómina
En primer lugar, puede elegir el formato de exportación (Sage Ligne 100, Sage Coala o Silae) y si desea agrupar los elementos entre sí (gastos, ausencias) para evitar tener tantas líneas como gastos unitarios declarados, o tantas líneas de ausencia como días de vacaciones tomados.
Generalmente se recomienda agrupar los gastos y las ausencias para facilitar la preparación de las nóminas.
Luego la configuración consiste simplemente en indicar los códigos de nómina Sage / Silae correctos, y especificar qué valor desea extraer (base de cálculo, cantidad, importe total, etc.). Cada línea corresponde a un elemento de nómina que puede extraerse de BoondManager. Encontrará:
Los tipos de gastos que los empleados pueden declarar
Los tipos de unidades de obra (actividad de los empleados)
Los tipos de actividad excepcional si corresponde (guardias, intervenciones)
El salario
Las ventajas contractuales
Las primas y otras ventajas no contractuales
Los tipos entregados por defecto en BoondManager están preconfigurados con los códigos estándar de Sage, pero deberá indicar en todo caso los códigos de nómina para las líneas específicas de su configuración BoondManager, o si utiliza Silae.
Para Silae, no indique los prefijos de tipo AB-, EV- o HS-. Introduzca solo el código de la rúbrica, la exportación se encargará de añadir los prefijos automáticamente.
Uso
Parte 1: Extracciones contables
Para extraer el archivo de asientos contables, vaya a Apps (como usuario) / Contabilidad y Nómina > pestaña Facturas, Pagos y Notas de Gastos.
Elija los elementos a extraer gracias a los filtros disponibles.
Algunos consejos para la extracción de la pestaña Facturas:
Filtro Estado: Asegúrese de no extraer facturas en estado Proforma y Creación ya que aún pueden ser modificadas en BoondManager. Lo mismo para los pagos y las notas de gastos
Filtro Elementos extraídos: Puede elegir mostrar todo, mostrar solo los elementos ya extraídos anteriormente o excluir estos elementos ya extraídos. Esto evitará extracciones duplicadas
El período mínimo es el mes, por lo que se recomienda realizar sus extracciones contables mensualmente una vez que todas las facturas hayan sido enviadas a los clientes
A continuación, puede hacer clic en el icono Extraer para generar el archivo que contiene los asientos contables.
Se le pedirá que elija el tipo de extracción deseada entre sin IVA y con IVA: si el IVA es aplicable a su empresa seleccione siempre con IVA.
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Parte 2: Extracciones de nómina
Para extraer el archivo de elementos de nómina, vaya a Apps (como usuario) / Contabilidad y Nómina > pestaña Contratos
Elija los elementos a extraer gracias a los filtros disponibles.
Los recursos encontrados se muestran entonces en la tabla, con toda la información que le permite verificar si todos los elementos de nómina están listos para ser exportados:
Producción, Interno, Ausencias: refleja los tiempos y ausencias registrados por los empleados
Salario: Indica el salario mensual normal del empleado (sin prorrata)
Ventajas, gastos, anticipos: Refleja las ventajas pagadas al empleado, las notas de gastos registradas por él y los eventuales anticipos de gastos a recuperar
Validación de tiempos / Validación de gastos: Permite visualizar el estado de validación de los tiempos y gastos de los empleados, y acceder a los documentos con un solo clic
Una vez que haya realizado las verificaciones habituales, puede hacer clic en el icono Extraer para generar el archivo que contiene los elementos de nómina.
NB: Podrá elegir entre la extracción solo de la actividad (tiempos), solo de las ausencias, solo de los elementos variables o bien de la totalidad. Para extraer todo, elija la opción "Actividad, ausencias y variable"