Gracias a esta funcionalidad, puedes acceder tus cuentas bancarias a tu interfaz BoondManager y así ahorrar un tiempo valioso ⏱️ en el seguimiento de tus pagos conciliando tus entradas de dinero con tus facturas directamente en BoondManager!
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Configurar los derechos relacionados con la conciliación bancaria
Nuestra funcionalidad de conciliación bancaria está compuesta por 2 módulos: Conexión bancaria (Administración de la funcionalidad) y Banco (módulo principal).
Derechos del módulo Conexión bancaria
Desde Administración > Administradores / Roles > abrir el rol correspondiente: puedes activar el módulo Conexión bancaria en la pestaña Administración. No necesitarás configurar derechos de búsqueda o de ficha para este módulo.
Derechos del módulo Banco
Desde Administración > Administradores / Roles > abrir el rol correspondiente: puedes activar el módulo Banco en los Módulos Principales. Aquí debes configurar los derechos de búsqueda (filtro sobre las Agencias jurídicas únicamente), y los derechos de ficha (acceso a todas las fichas, las de sus Agencias o de una lista de Agencias, restricciones según el estado de las transacciones).
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Agregar y configurar cuentas bancarias
Pre-requisitos
Para agregar y configurar cuentas bancarias, debes tener acceso a Administración > sección Configuración Avanzada, para acceder al módulo Conexión Bancaria.
Aquí podrás crear y gestionar tus Entidades bancarias.
Administración > Configuración Avanzada
Agregar una entidad bancaria y las cuentas asociadas
Al hacer clic en el botón "+", eres redirigido al sitio de nuestro socio POWENS, puedes:
Seleccionar el banco a integrar en BoondManager
Indicar tus credenciales de acceso para asegurar una conexión segura
Seleccionar la(s) cuenta(s) bancaria(s) que deseas utilizar en BoondManager para tus conciliaciones de transacciones
Cuando esta operación esté terminada, nuestro socio te redirige a BoondManager y la entidad bancaria que contiene la(s) cuenta(s) que acabas de seleccionar se añade a la lista de entidades bancarias en el módulo Conexión Bancaria.
Modificar las cuentas vinculadas a una entidad bancaria
Una vez que la entidad bancaria está sincronizada con BoondManager y la(s) cuenta(s) bancaria(s) vinculadas a tu interfaz, debes seleccionar las Agencias jurídicas vinculadas a estas cuentas bancarias.
Para ello, haz clic en el nombre de la entidad desde el módulo Conexión bancaria, luego haz clic en la cuenta que deseas modificar: podrás personalizar el nombre, y elegir las Agencias jurídicas correspondientes para esa cuenta bancaria.
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Tratar y conciliar las transacciones
¡Has configurado y vinculado tus cuentas bancarias a tu entorno BoondManager, felicidades!
Ahora podrás conciliar las transacciones de tus cuentas bancarias con las facturas registradas en BoondManager.
Esta conciliación bancaria se podrá realizar desde el módulo Banco, presente en tu menú lateral.
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A tener en cuenta
Si no ves el módulo Banco en tu menú lateral, haz clic en tu nombre en la parte superior derecha > Configuración: aquí tendrás la posibilidad de modificar tu barra de menú para añadir este módulo.
Buscar transacciones para conciliar
En este módulo, listamos todas las transacciones positivas (entradas de dinero) obtenidas de tus cuentas bancarias sincronizadas.
Gracias a los filtros de la vista de búsqueda, puedes seleccionar:
La(s) Agencias jurídicas en las que quieres trabajar
Una o varias cuentas bancarias
El estado de las transacciones (Por conciliar, parcialmente conciliado, Validado sin conciliación, Conciliado)
El período de las transacciones mostradas
Como en todas nuestras vistas de búsqueda, podrás guardar tu búsqueda haciendo clic en "Busca libre" a la derecha de tus filtros.
Por defecto, y antes de que hayas comenzado a conciliar las transacciones con tus facturas, todas las transacciones están en el estado "Por conciliar".
Conciliar transacciones y facturas
Una vez que la lista de transacciones que deseas tratar se muestre en tu vista de búsqueda, puedes hacer clic en el icono de conciliación de la transacción a tratar
Nuestro flujo de trabajo te lleva a la vista Facturas del módulo Facturación y está automáticamente pre-filtrado en las facturas con un "restante por pagar" equivalente al monto a conciliar. Puedes entonces elegir una o varias facturas para asociar a la transacción elegida. Es posible seleccionar todas las facturas, incluidas las bloqueadas y los abonos.
Cuando hayas seleccionado la(s) factura(s) correspondiente(s) a esta transacción y hecho clic en el botón naranja "Conciliar" (también puedes notificar al responsable de la orden de esta conciliación bancaria), se abre la siguiente ventana modal:
Desde esta ventana modal, puedes visualizar y definir:
El monto restante por conciliar en la transacción seleccionada (se actualiza según el monto que indiques en los campos "Monto de pago")
La fecha de pago de las facturas que se tendrá en cuenta en la herramienta una vez confirmada esta conciliación (esta fecha será la fecha de pago indicada en el extracto bancario por defecto)
El monto a conciliar por factura seleccionada (la totalidad o solo una parte de este monto, tienes el control sobre este monto)
El estado de la factura después de esta conciliación confirmada
El estado de la transacción asociada después de esta conciliación confirmada ("Conciliado" si el monto restante por conciliar es 0€, "parcialmente conciliado" si el monto restante por conciliar es positivo)
Al hacer clic en confirmar, eres redirigido al módulo Banco y puedes proceder a la siguiente conciliación.
Conciliar facturas en divisas diferentes al monto de la transacción
El procedimiento es el mismo que el descrito anteriormente, y puedes elegir conciliar facturas que estén en una divisa diferente a la transacción inicial.
Cuando BoondManager detecta una divisa diferente en la(s) factura(s) seleccionada(s), integra un campo "Divisa de la transacción" para que puedas indicar el tipo de cambio que deseas aplicar: el monto de la transacción permanecerá en la divisa de la cuenta, el monto del pago de la factura permanecerá en la divisa de facturación, pero la conciliación tendrá en cuenta el tipo de cambio entre estas dos divisas.
Visualizar la conciliación desde la factura
Desde la ficha de la factura, podrás visualizar el monto conciliado haciendo clic en el enlace "ver los pagos" que se encuentra al lado del restante por pagar.
Modificar la conciliación una vez realizada
Desde el módulo Banco, al hacer clic en la línea de la conciliación en cuestión, la ventana modal se abre de nuevo y puedes modificar los elementos (el estado de la conciliación o el monto) o eliminar el vínculo entre esta transacción y la(s) factura(s).
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FAQ
No veo las cuentas bancarias vinculadas a mi Agencia jurídica en el módulo Banco, ¿por qué?
Esto significa que en la configuración del módulo Conexión bancaria, no has vinculado una cuenta bancaria a una Agencia. Para solucionarlo, debes ir a Administración > Configuración Avanzada > Conexión bancaria, seleccionar la entidad bancaria correspondiente, luego hacer clic en la cuenta correspondiente. Debes indicar a qué Agencias jurídicas debe estar vinculada esa cuenta. Una vez confirmado, tu cuenta bancaria aparecerá en el módulo Banco.
¿Dónde puedo eliminar una entidad bancaria?
Para eliminar totalmente una entidad, debes ir a Administración > Configuración Avanzada > Conexión Bancaria, luego hacer clic en el nombre de la entidad bancaria correspondiente, y en la rueda de configuración. Serás redirigido a nuestro sitio socio POWENS, que te propondrá modificar las cuentas vinculadas o eliminar el vínculo haciendo clic en el botón "Eliminar" que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla del socio.
¿Puedo agregar/modificar/eliminar una cuenta dentro de una entidad bancaria?
Si deseas realizar modificaciones en una entidad bancaria, haz clic en la entidad bancaria en cuestión, luego en la rueda de configuración y podrás, vía nuestro sitio socio POWENS:
eliminar una de las cuentas vinculadas a esa entidad
agregar una cuenta para vincular a esa entidad
eliminar una entidad bancaria de BoondManager
¿Puedo gestionar cuentas en diferentes divisas?
Sí, podrás agregar cuentas en todas las divisas, y conciliar las transacciones de la misma manera.
Intento conciliar 2 facturas en diferentes divisas, sin éxito... ¿Por qué?
No es posible conciliar, para una sola transacción, facturas en diferentes divisas. Debes seleccionar facturas que estén en la misma divisa (aunque esta divisa no sea la misma que la de la transacción).
En el módulo Banco, ¿estoy limitado en el número de transacciones mostradas?
En el momento de la primera sincronización con tu entidad bancaria, recuperamos las transacciones de los últimos 3 meses. Luego añadimos a estas transacciones todas las que lleguen a tus cuentas bancarias posteriormente. Por lo tanto, no estás limitado en el número de transacciones mostradas.
¿Puedo eliminar transacciones del módulo Banco?
No, no puedes eliminar las transacciones: recuperamos las transacciones de la(s) cuenta(s) bancaria(s) seleccionada(s) tal como aparecen en tu extracto bancario, no tienes la posibilidad de eliminarlas.
¿Con qué frecuencia se sincronizan las transacciones en Boond? ¿Esta frecuencia es configurable?
La sincronización se realiza diariamente: actualizamos las transacciones desde tus cuentas bancarias todos los días en BoondManager, si ha habido actividad en tu cuenta bancaria.
Si no ves sincronización, puede deberse a una ausencia de actividad en la(s) cuenta(s) correspondiente(s). Esta frecuencia no es configurable.
¿Puedo modificar los estados de conciliación y si es así, dónde?
No puedes modificar los estados de conciliación, se trata de una configuración fija que ofrecemos. Si te faltan ciertos estados o algunos términos no te convienen, no dudes en enviarnos tus sugerencias de mejora a través de nuestra hoja de ruta.
¿Puedo conciliar también transacciones con pagos del módulo Compras?
Esto no es posible por ahora, nos hemos centrado en la conciliación de transacciones con facturas en esta V1. Estamos estudiando todas tus necesidades para futuras evoluciones, no dudes en enviarnos tus sugerencias de mejora a través de nuestra hoja de ruta.
¿Qué bancos están disponibles?
Puedes encontrar todos los bancos disponibles a través de nuestro socio POWENS en este enlace.
¿No ves el módulo Banco en tu menú lateral?
Haz clic en tu nombre en la parte superior derecha > Configuración: aquí tendrás la posibilidad de modificar tu barra de menú para añadir este módulo.
Si aún no lo ves en la configuración de tu menú, contacta con tu Administrador para asegurarte de que te ha dado los derechos de acceso al módulo.
Quiero guardar mi búsqueda / mis filtros en el módulo Banco, ¿es posible?
¡Por supuesto que es posible! Puedes consultar el artículo dedicado para saber más sobre esta funcionalidad tan práctica.