Agencias Jurídicas
Cuando su empresa está organizada en torno a varias entidades internas (Agencias, departamentos, filiales, etc.), es esencial elegir la manera correcta de representarlas en BoondManager. Esta elección impacta directamente en sus reportings, la gestión de RRHH, la facturación, los derechos de acceso, etc.
Empecemos por revisar juntos el funcionamiento de las Agencias Jurídicas en Boond.
Definición
Las Agencias Jurídicas corresponden a entidades distintas desde el punto de vista administrativo y legal. Sus Agencias condicionarán la configuración por defecto de las fichas que estén vinculadas a ellas. Cada Agencia puede tener sus propios parámetros y puede gestionarse de forma independiente.
Cada ficha (Candidatos, CRM, Oportunidades, Proyectos, Facturas, etc.) sólo puede estar vinculada a una sola Agencia Jurídica.
Un manager está vinculado a su Agencia principal, pero también puede tener Agencias secundarias para condicionar sus accesos sobre un perímetro más amplio.
Casos de uso
¿En qué casos crear una Agencia Jurídica distinta? Aquí tiene una lista no exhaustiva de casos de uso que pueden llevarle a crear una nueva Agencia Jurídica en Boond:
Cuando tiene varias entidades jurídicas con datos generales y legales diferentes
Cuando es importante para usted producir documentos jurídicos distintos (contratos, facturas, ...)
Cuando necesita distinguir varios modelos de facturación según la entidad que factura
Cuando desea distinguir tipologías de actividad y gastos declaradas por sus colaboradores
Cuando desea distinguir sus procesos de RRHH (ej. lista de tareas) y sus reglas de beneficios para empleados
Otro ejemplo: gestiona las nóminas de forma distinta para cada entidad con RRHH dedicados a cada perímetro.Cuando desea restringir o aumentar los derechos de acceso a los managers según los perímetros de las Agencias
Cuando desea agrupar o distinguir actividades en diferentes perímetros en sus Reportings
Cuando necesita realizar refacturación interna entre Agencias
Impactos
Definir una Agencia Jurídica no es trivial y puede tener varios impactos sobre las fichas, ya sea en términos de derechos de acceso sobre todas las fichas o sobre el comportamiento de ciertas fichas, especialmente las siguientes:
Sobre los Recursos:
La Agencia Jurídica indicada en la pestaña Información definirá las tipologías de actividad y gastos presentes en las hojas de tiempo, notas de gastos y solicitudes de ausencia
Cuando cree un contrato de RRHH, por defecto tomará la Agencia indicada en la pestaña Información
Los datos (coste real, plantilla, ...) estarán vinculados a ella en el Reporting
Atención
Si su colaborador cambia de Agencia Jurídica durante su carrera, debe seguir los siguientes pasos:
Validar su última hoja de tiempo y nota de gastos en la Agencia actual
Finalizar su contrato de RRHH
Modificar la Agencia en su pestaña Información
Crear un nuevo contrato (no un nuevo anexo) para que tome la nueva Agencia y completarlo normalmente
Sobre los Proyectos:
La Agencia Jurídica indicada será considerada como la entidad que factura (los pedidos heredarán la configuración por defecto de la Agencia: datos bancarios, modelo de facturación, ...)
Los datos financieros estarán vinculados a ella en el Reporting
Si un Recurso de otra Agencia está prestando servicios en el proyecto, esto permitirá crear un proyecto de cesión.
En general, definir una Agencia en una ficha permite que pertenezca a un perímetro de búsqueda. Es práctico para definir los derechos y para tener reportings eficaces.
Atención
No recomendamos cambiar la Agencia Jurídica durante un proyecto. Si el proyecto debe cambiar de Agencia de facturación, le recomendamos finalizar el proyecto existente y crear uno nuevo en la nueva entidad.
Polos
Es importante estructurar su actividad y organizarla, incluso de forma transversal entre Agencias.
Definición
Los Polos le ayudarán a categorizar sus fichas según, por ejemplo, el tipo de actividad (Data, Cloud, Consultoría, ...) o el sector geográfico (Grand Est, PACA, EMEA, ...). Esto depende de su lógica interna y no es obligatorio.
Es importante recordar que el Polo puede aplicarse a todas las fichas, pero sólo se puede asignar uno por ficha.
Un Manager puede estar asignado a un Polo (Polo principal), pero también puede estar vinculado a Polos secundarios para abrir un perímetro o accesos sobre las fichas relativas.
Casos de uso
¿En qué casos crear Polos además de sus Agencias? Aquí tiene una lista no exhaustiva de casos de uso que pueden llevarle a crear un nuevo Polo en Boond:
Cuando desea clasificar cada ficha en un perímetro dado para filtrar en las diferentes vistas de búsqueda de los módulos
Cuando necesita distinguir sus datos numéricos en reporting según una actividad o sector y sin tener en cuenta la Agencia de vinculación de la ficha
Cuando tiene varias actividades distintas pero desea mantener el mismo modelo de factura (en este caso, sus proyectos pertenecerán todos a la misma Agencia pero se distinguirán mediante los Polos)
Cuando desea cambiar fácilmente una ficha (Recursos, Contactos, Proyectos, ...) de Polo sin que esto tenga demasiado impacto (atención, todos los datos vinculados se asociarán automáticamente al nuevo Polo en la mayoría de los indicadores de reporting)
Cuando desea restringir o aumentar los derechos de acceso a los managers según los Polos.
Cuando desea crear documentos vía DocTemplate distinguiéndolos por Polo
Atención
Piense bien de antemano en los diferentes Polos que desea implementar, ya que esto será muy estructurante en su interfaz. Luego será complicado cambiar completamente la lógica una vez que los datos estén asignados a los diferentes Polos.
Impacto
Asignar un Polo permite principalmente que una ficha pertenezca a un perímetro dado para los filtros de búsqueda y los reportings, pero también abrir o cerrar derechos.
No hay otro impacto sobre el comportamiento mismo de las fichas.
Sólo las fichas proyectos pueden ser asignadas en masa a un Polo.
Para las demás fichas, si necesita asignar o retirar un Polo en masa, puede hacerlo por API o contactando con nuestro equipo de Professional Services.
Business Units
Las Business Units permiten un tercer nivel de segmentación de su interfaz, no asignando una ficha a una BU, sino vinculando un manager a una o varias BUs.
Definición
Las BUs son agrupaciones de managers sin vínculo con las Agencias ni los Polos. Así, es el manager quien condiciona que la ficha pertenezca a una BU o no. Esto puede permitir estructurar la actividad según un sector, una actividad, etc. llevado por un grupo de managers.
Si el Manager A forma parte de la BU A, entonces todas las fichas asignadas al manager forman parte de la BU A.
Casos de uso
Las Business Units deben priorizarse si:
Tiene muchos managers y desea filtrar por "grupo" en lugar de por cada manager individualmente
Desea abrir derechos a un manager sobre sus fichas y también a los managers de su(s) BU(s)
Desea organizar su actividad por línea de negocio o verticales
No necesita diferenciación jurídica, sino más bien un seguimiento operativo
Necesita reportings por BU
Pero atención: si un manager está en varias BUs, entonces las fichas que le están vinculadas estarán en todas las BUs del manager.El cambio de BU implica simplemente un cambio de responsable en la ficha
Si un manager está, por ejemplo, en la BU Cloud y en la BU Data, entonces todas las fichas (proyectos, recursos, oportunidades, etc.) aparecerán en ambas BUs si se filtra por una u otra.
Siguiendo esta lógica, no recomendamos el uso de las BUs para los reportings si un manager está en varias BUs, ya que una ficha será contada doble.
Atención
Las BUs no tienen impacto sobre los documentos generados (facturas, contratos, ...), y no permiten tener modelos o plantillas distintas.
F.A.Q.
¿Es posible tener una noción de Agencia madre / Agencia principal y luego Agencias Jurídicas clásicas?
Por el momento no. Le recomendamos crear su entidad principal como una Agencia Jurídica clásica.
Quiero integrar un manager en una BU para que acceda a los datos relativos pero sin que sus propias fichas aparezcan en la BU, ¿es posible?
¡Sí! Cuando configure las Business Units desde Administración, puede añadir estos managers en la categoría "Managers excluidos en las búsquedas". El manager tendrá acceso a los datos de la BU pero sus propios datos no aparecerán cuando se filtre sobre el perímetro de su BU.
¿Cuál es el impacto cuando se atribuyen "Agencias secundarias" o "Polos secundarios" a una ficha manager?
Esto permite, en su rol, darle acceso en búsqueda, lectura y/o edición a los datos de "sus Agencias" o de sus "Polos". El manager podrá acceder a los datos de su Agencia y Polo principal, pero también a los datos de las Agencias y Polos indicados como secundarios en su ficha manager.