¿Sus clientes le piden adjuntar los CRA de sus colaboradores a las facturas que les envía? ¿O simplemente desea asegurarse de que las facturas que emite corresponden a tiempos validados por su cliente?
Entonces esta funcionalidad es para usted porque puede:
Indicar qué proyectos requieren el seguimiento de la recepción de un CRA
Identificar los CRA firmados que faltan
Bloquear la facturación vía PostProduction si el CRA firmado no está adjunto
Añadir los CRA firmados (o no) como anexos a sus facturas
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Configuración
Para realizar esta primera parte, asegúrese de tener acceso a la interfaz de Administrador; de lo contrario, pida a su administrador que lo haga y luego continúe en la parte 2.
Configuración general del pedido
Administrador > Agencia jurídica > su agencia > pestaña Facturación
Desde la interfaz Administrador, vaya a la pestaña facturación de su agencia jurídica. Al final de la página encontrará los siguientes elementos:
Adjuntar los CRA como anexos: al activar esta opción, Boond adjuntará el CRA del cliente o el CRA firmado (si este último está presente) como anexo a la factura
CRA firmado obligatorio: al activar esta opción
su colaborador será alertado en su hoja de tiempos para iniciar la firma del documento
también será alertado en PostProduction si falta el CRA firmado
la generación de la factura será bloqueada desde PostProduction si falta el CRA firmado
Parámetros por defecto del PDF del cliente: las opciones preseleccionadas se retomarán cuando su colaborador inicie el proceso de firma electrónica y se tendrán en cuenta durante la creación y descarga del CRA del cliente
Recordatorio: aquí se trata de configurar la configuración por defecto de los pedidos. Cada pedido puede luego personalizarse según las restricciones de sus clientes.
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Configuración de la ficha de pedido
Como se indicó en el punto anterior, cada pedido se puede personalizar según las condiciones que contrate con su cliente. Por lo tanto, desde la ficha de pedido del proyecto correspondiente puede configurar la obligación o no de tener una hoja de tiempos firmada adjunta a las facturas.
Para ello, vaya al módulo Proyecto > Su proyecto > pestaña Facturación > ficha de pedido
Adjuntar los CRA como anexos: al activar esta opción, Boond adjuntará el CRA del cliente o el CRA firmado (si este último está presente) como anexo a la factura
CRA firmado obligatorio: al activar esta opción
su colaborador será alertado en su hoja de tiempos para iniciar la firma del documento
también será alertado en PostProduction si falta el CRA firmado
la generación de la factura será bloqueada desde PostProduction si falta el CRA firmado
Parámetros por defecto del PDF del cliente: las opciones preseleccionadas se retomarán cuando su colaborador inicie el proceso de firma electrónica y se tendrán en cuenta durante la creación y descarga del CRA del cliente
A saber:
Si desea generar un PDF único de su factura y del CRA, sólo tiene que activar la opción.
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Firma electrónica del CRA
Para saber más sobre este proceso, le invitamos a leer el siguiente artículo dedicado: Firma de los CRA por los clientes
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Asegurarse de que el CRA firmado ha sido adjuntado por el colaborador
Durante la configuración del pedido, si ha marcado las opciones para asegurarse de que el CRA ha sido adjuntado (ver parte 1).
En PostProduction
1. Seguimiento de la recepción del documento firmado:
La leyenda le indica que el documento firmado falta en la línea del proyecto correspondiente; sólo tiene que abrir los detalles para saber qué hoja de tiempos está afectada y así relanzar a su colaborador.
Recordatorio: puede hacer clic directamente en la hoja de tiempos gracias al botón para verificarla y/o validarla.
2. Bloqueo de la facturación desde PostProduction en caso de documento firmado no recibido:
Aquí el botón de generación de factura está en gris porque ha indicado en la configuración que desea bloquear la generación de la facturación vía PostProduction si el documento firmado no ha sido adjuntado a la hoja de tiempos del colaborador.
Así, si utiliza el botón de generación masiva, esta factura tampoco será emitida.
Si desea forzar la emisión de la factura sin tener el documento firmado como anexo para este mes, debe ir al pedido del proyecto correspondiente y crear la factura manualmente.
Resultado final al enviar sus facturas
Resultado en su factura
Una vez editada su factura en Boond, puede elegir descargarla en PDF de manera clásica o exportarla con los anexos: su CRA firmado.
El documento representa la factura y el anexo es el documento firmado.
Cuando valida la exportación del documento y los anexos, encontrará un archivo zip en su centro de descargas con todos los documentos.
Sólo tiene que hacer clic en el enlace directo para acceder a su centro de descargas (si el enlace ha desaparecido, haga clic en su nombre arriba a la derecha y luego en centro de descargas en la lista desplegable).
Envío de su factura con el documento firmado
Desde BoondManager puede enviar directamente sus facturas con los CRA adjuntos como anexos. Para ello puede utilizar la App Emailing que permite enviar individualmente o en masa sus facturas.
En el módulo Facturación, filtre las facturas que le interesan y marque las que desea enviar. Haga clic en el botón Emailing
y siga el flujo de trabajo.
Después de hacer clic en continuar, accede a la lista de destinatarios; puede seleccionar hasta 3 direcciones de correo por empresa (previamente registradas en los datos de facturación de su cliente).
Luego sólo tiene que elegir su modelo y confirmar el envío.