El objetivo de este tutorial es mostrar cómo crear un proyecto a precio fijo de la A a la Z en BoondManager.
Primero veremos:
cómo crear el proyecto en la interfaz,
calificarlo y asignar recursos,
y finalmente, nos enfocaremos en la facturación de este proyecto.
Crear el proyecto a precio fijo
Tienes dos soluciones para crear un proyecto a precio fijo, ya sea desde una oportunidad existente o desde cero. Esto es lo que veremos aquí.
Desde una oportunidad existente
Puedes partir desde una oportunidad de precio fijo en curso y luego cambiar el estado a Ganado y Guardar.
Antes de duplicar tu oportunidad ganada en un proyecto para crearlo, Boond te pregunta si deseas seleccionar un colaborador para trabajar en este proyecto.
Dado que se trata de un proyecto a precio fijo, eres libre de no seleccionar a nadie, ya que aquí estás comprometido con el resultado y no con los medios utilizados. Sin embargo, si lo deseas, puedes seleccionar una persona posicionada. También puedes volver a la oportunidad para pasar a otras personas a "ganado" y luego elegir tu proyecto en la lista propuesta. De esta manera, puedes comenzar a crear tu equipo en el proyecto.
Desde cero
También puedes crear tu proyecto desde cero yendo al módulo Proyecto y haciendo clic en el botón +. Solo tienes que ingresar un título de oportunidad (ya que un proyecto = una oportunidad ganada), seleccionar el tipo que corresponde al proyecto a precio fijo y el contacto del cliente.
Una vez que hayas creado tu proyecto con uno de estos dos métodos, llegas a la ficha Información. No olvides completar el título de tu proyecto (puedes, por supuesto, reutilizar el título de la oportunidad) así como el período del proyecto.
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A diferencia de los proyectos por tiempo y materiales, la fecha de inicio y fin del proyecto a precio fijo no está automáticamente vinculada a las prestaciones asignadas, por lo que debes recordar actualizar este período si el proyecto se prolonga.
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Calificar el proyecto a precio fijo
Has creado tu proyecto, ahora necesitas calificarlo.
Método 1: Solo con el CA adicional
En un proyecto a precio fijo, puedes elegir asignar o no uno o varios recursos. Si aún así quieres tener visibilidad sobre tus costes y tu CA, puedes utilizar la tabla de inversión y CA adicional.
En esta columna indicas el volumen de negocios generado durante el período
En esta columna indicas el coste del período o eventualmente tus inversiones (compra de máquinas, licencias, ...). También puedes dejar esta columna en blanco.
Puedes añadir tantas líneas como el nivel de detalle deseado
Cada línea está fechada; al activar el botón verde, solicitas a la herramienta que considere cada línea como producción para el mes indicado.
Obtienes tu resumen financiero completado con las indicaciones de CA firmado, coste firmado, margen firmado y rentabilidad firmada.
Como se indicó anteriormente, eres libre de imputar prestaciones o no. Si no lo haces, ten en cuenta que nadie podrá registrar tiempos en estas prestaciones.
Método 2: Calificando las prestaciones y el CA adicional
Si deseas asignar personas al proyecto, esto es totalmente posible haciendo clic en el botón + y seleccionando Prestación.
Para ser lo más preciso posible sobre tu volumen de negocios generado y tus costes, puedes calificar las prestaciones de tus colaboradores de la siguiente manera:
Indica el período durante el cual deseas que tu colaborador pueda registrar sus tiempos en el proyecto.
No indiques una tarifa de proyecto pero sí una carga de trabajo estimada; el Rate Diario debe permanecer en cero si se utiliza el CA adicional para no duplicar los resultados.
Gracias al Rate Diario de prestación, conoces el coste de tu colaborador en el proyecto, que aparece en la tabla de resumen financiero.
Puedes hacer esto para todas las prestaciones del proyecto y completar el CA adicional para indicar lo que se ha acordado con tu cliente, lo que finalmente te dará el siguiente resultado:
De esta manera, tienes el volumen de negocios total de este proyecto y una estimación del coste en función de lo que probablemente harán tus colaboradores. Los costes reales se ajustarán posteriormente en función de los tiempos registrados.
Ten en cuenta también que puedes indicar un jefe de proyecto; esta funcionalidad permite a la persona indicada tener en su intranet información adicional respecto a la vista clásica por defecto ofrecida a los colaboradores.
Método 3: Solo con la prestación
También puedes calificar cada prestación indicando una tarifa de venta y una carga para tener tu total global. De nuevo aquí, debes ver qué dato te importa más.
Ventajas de cada método
El método 1 te permite tener una visibilidad global sobre los costes y el volumen de negocios del proyecto sin asignar recursos
El método 2 te permite tener visibilidad tanto sobre los costes de cada recurso como también sobre los costes de producción no vinculados a las prestaciones/recursos sino a los diferentes plazos del proyecto.
El método 3 te permite tener visibilidad sobre los costes y el volumen de negocios por prestación y por recurso; es el método a utilizar en el caso de proyectos por tiempo y materiales a precio fijo, por ejemplo.
Agrupaciones en tus proyectos a precio fijo
Si eliges el método 2 o 3, puedes crear agrupaciones para dividir tu proyecto en "subproyectos". Esto te permite, por ejemplo, dividir las tareas dentro de tu proyecto y así decir que tu colaborador interviene en una o varias fases del proyecto.
Puedes encontrar el tutorial completo sobre agrupaciones leyendo el artículo: Crear y gestionar una agrupación de prestación
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Seguir el consumo de un proyecto a precio fijo
Para esta parte debes ir a la pestaña Consumo del proyecto. Allí encontrarás la siguiente tabla:
Para el tutorial, elegí el método 2
Aquí encuentras la tabla de resumen financiero de consumo, que resalta lo que se ha producido respecto a lo que se ha firmado.
- La línea "Firmado" corresponde al resumen financiero de la pestaña prestación
- La línea "Producción" corresponde aquí a las líneas de la tabla de CA cuya casilla está verde(en mi caso solo marqué el primer plazo para tener la producción a medida que avanza el proyecto).
- La línea recurso solo se completa en los costes (gracias a los tiempos registrados), ya que es la tabla de CA la que aporta la producción
- La línea Compra y detalles corresponde a las diferentes líneas de la tabla de CA adicional cuya casilla está marcada y a las compras refacturadas al cliente en el proyectoAquí ves los tiempos firmados por prestación versus los tiempos registrados por cada colaborador en la prestación
Aquí ves los gastos firmados por prestación versus los gastos registrados por cada colaborador en la prestación
Aquí se trata del CA de producción sin IVA de Recursos = (Rate Diario sin IVA de los recursos del proyecto x número de días registrados por los recursos en las prestaciones) + los gastos refacturados al cliente
En nuestro caso es igual a cero porque la tarifa de venta no se calificó en la prestación.
Y Costes sin IVA = Coste de los tiempos registrados por los recursos + Coste de los gastos registrados en las notas de gastos vinculadas al proyecto + Coste de las inversiones adicionales (cuya casilla está marcada) + Coste de las compras vinculadas al proyecto + Coste de las ventajas del proyectoEncuentras una tabla que resume las cantidades de tiempos firmados y consumidos con la posibilidad de indicar un "trabajo restante" que permite ver si vas retrasado o adelantado en el proyecto y tener visibilidad sobre el número de días de diferencia prevista. Si la diferencia es negativa (no hay suficientes días vendidos respecto al trabajo restante), entonces la cifra aparece en rojo para alertarte.
Tienes la posibilidad de descargar los informes de actividad del cliente correspondientes a cada línea de prestación
Para ir más allá
También puedes crear lotes y hitos en tus proyectos a precio fijo.
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Facturar un proyecto a precio fijo
Crear una orden
Como en cualquier proyecto en Boond, para poder facturar tus proyectos, debes crear una orden.
Para ello, según el método, marca las casillas correspondientes a las prestaciones que pertenecen a una misma orden y haz clic en "Crear orden"
O
En el caso de un proyecto sin prestación, haz clic directamente en el botón + arriba a la derecha para crear la Orden.
Calificar una orden
Una vez hecho esto, llegas a la ficha de orden, solo tienes que calificarla y completar:
El número de orden (generalmente corresponde al número impuesto por tu cliente y que debe aparecer en las facturas)
El volumen de negocios ordenado
Las condiciones de facturación
Por defecto, el Tipo de facturación está en "Calendario". Para crear los plazos, haz clic en "+ Crear un calendario". Luego podrás definir varios criterios según tu necesidad:
Frecuencia
Mensual, trimestral, semestral, anual o personalizadaMétodo de cálculo del importe de los plazos a aplicar
Puedes elegir aplicar un importe o un % del volumen de negocios ordenado, utilizar el CA adicional o bien ingresar manualmente el importe de cada plazoFecha del plazo
En el caso de una frecuencia regular (no personalizada), puedes elegir en qué momento del período debe establecerse el plazo (ej.: último día del mes para un período mensual)Número de plazos
En el caso de una frecuencia personalizada, puedes elegir el número de plazos previstosDescripción de los plazos
Puedes ingresar manualmente esta descripción o utilizar las variables dinámicas disponibles
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Importante
Puedes configurar una configuración predeterminada de tus calendarios en Administración, y así definir la frecuencia, el importe, los modelos de descripción por defecto que deseas utilizar.
Administración > Configuración Global > pestaña Facturación > Configuración de calendarios
A saber
Si lo deseas, puedes indicar una facturación de tipo "mensual". De esta manera, facturas cada mes en función de los tiempos registrados por el colaborador. Esto se debe asociar con el método 3, por ejemplo.
Facturación de plazos
Luego solo tienes que crear tus facturas desde los plazos. Para ello, puedes seguir el tutorial: Facturación de plazos: factura tus proyectos a precio fijo.