Les groupements permettent de rassembler plusieurs prestations au sein d'un projet pour découper le projet en sprint par exemple.
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Créer un groupement
Pour créer le groupement, il vous suffit de créer un projet de type forfait et de vous rendre dans l'onglet "Prestations" puis vous pouvez cliquer sur le bouton "+" et choisir groupement.
Une fois le groupement créé vous n'avez plus qu'à le qualifier. Voici deux méthodes de qualification :
Toutes les prestations ont le même tarif de vente
Voici les étapes à suivre pour qualifier un projet avec groupement dont le tarif de vente est uniforme au groupement :
Créez un projet de type "Forfait"
Dans l'onglet Prestations du projet cliquez sur le bouton + pour créer un groupement
Nommez-le
Indiquez le tarif de vente journalier du groupement
Indiquez le nombre de jour vendu au global sur le groupement
Au sein du groupement cliquez sur le bouton + en haut à droite
Ajoutez la ou les prestations
Répartissez la charge par prestataire (manuellement, de façon pondérée ou proportionnelle)
Revenez sur l'onglet Prestations de votre projet : toutes vos prestations ont le même tarif et la charge est bien répartie
Les prestations ont des tarifs de vente différents
Voici les étapes à suivre pour qualifier un projet avec groupement dont les tarifs de vente sont propres à chaque prestation du groupement :
Créez un projet de type "Forfait"
Dans l'onglet Prestations du projet cliquez sur le bouton + pour créer un groupement
Nommez-le
Indiquez ou non le tarif de vente journalier du groupement
Indiquez le nombre de jour vendu au global sur le groupement
Au sein du groupement cliquez sur le bouton + en haut à droite
Ajoutez la ou les prestations
Répartissez la charge par prestataire (manuellement, de façon pondérée ou proportionnelle)
Revenez sur l'onglet Prestations de votre projet
Cliquez sur la prestation qui a un tarif différent de celui du groupement : cliquez sur le petit cadenas pour forcer le tarif de vente
Renouvelez l'opération sur chaque prestation concernée
Prolonger ou dupliquer un groupement
Prolonger les dates d'un groupement et celles des prestations associées
Si vous avez besoin de modifier les dates du groupement, vous pouvez le faire en cliquant sur la ligne du groupement puis en modifiant les dates de début et/ou de fin du groupement. Par défaut, nous appliquerons ces changements aux prestations rattachées à ce groupement. Mais vous pouvez, si vous le souhaitez adapter les dates des prestations en cliquant sur la ligne de prestation et en modifiant la date de début et/ou de fin.
Dupliquer un groupement
Pour dupliquer un groupement :
Identifier le groupement
Cliquer sur l’icône représentant deux carrés superposés « Dupliquer »
Sélectionner les date de début et de fin de votre nouveau groupement
Votre groupement ainsi que les prestations rattachées seront dupliqués sur les nouvelles dates en conservant :
Le TJM du groupement
La charge
La répartition des jours
Bien évidemment, ces éléments restent modifiables si souhaité.
Suivre la consommation d'un groupement
Comme pour un projet classique, le suivi du groupement se fait depuis l'onglet Consommation du projet :
Vous retrouvez :
les temps signés par groupement et par ressources/prestations et pouvez donc facilement détecter les dépassements
Le CA et les coûts de production par groupement et par ressources/prestations
Sur l'encart "Résumé des consommations" en haut à droite, vous pouvez également indiquer un "Reste à faire" au global sur le projet.
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Facturer un groupement
Le groupement se facture comme un projet au forfait classique.
Ainsi, cochez les cases correspondantes aux prestations appartenant à une même commande et cliquez sur "Créer commande"
Une fois cela réalisé, vous arrivez sur la fiche commande, vous n'avez plus qu'à la qualifier avec un numéro de commande (correspondant généralement au n° imposé par votre client devant apparaître sur les factures), les coordonnées de facturation de votre client, etc.
Par défaut le mode de facturation est sur "Échéancier", cela signifie que ce ne sont pas les temps pointés chaque mois qui vont compter pour la facturation mais les échéances que vous allez créer dans la commande.
Pour créer les échéances, cliquez sur "+ ajouter une ligne" puis créer autant de ligne que vous avez d'échéances en indiquant bien les dates auxquelles il faut facturer et les intitulés des échéances.
Enfin vous n'avez plus qu'à créer vos factures depuis PostProduction, en cas de besoin, vous pouvez suivre le tutoriel : Facturation échéancier : facturer vos projets au Forfait.