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Este artículo le permite comprender y corregir las discrepancias que puede observar en la preparación de la facturación de BoondManager: diferencia entre la cantidad facturada y el número de elementos facturables, triángulo amarillo en una factura, alerta de sobrepaso del CA pedido, efecto de un abono y gestión de los días ofrecidos.
Está dirigido a los usuarios que preparan y emiten las facturas (administración de ventas, contabilidad, managers encargados de la facturación). La preparación de la facturación está disponible únicamente en las ofertas Advanced y Enterprise.
Pre-requisitos
Pre-requisitos: para utilizar la preparación de la facturación, debe disponer de la oferta Advanced o Enterprise, haber inicializado la sincronización de la vista Preparación del módulo Facturación y tener los derechos de acceso a la preparación de la facturación.
1 - Comprender la cantidad y los elementos facturables
Facturación > vista Preparación > pestaña Elementos facturables
Para comprender la cantidad y los elementos facturables de una factura, hay que saber que estos dos valores no se cuentan de la misma manera en la preparación de la facturación. Por lo tanto, una factura puede mostrar más elementos facturables que días facturados, y esto es normal.
¿Por qué mi factura muestra más elementos facturables que días facturados?
Su factura muestra más elementos facturables que días facturados porque la cantidad y el número de elementos facturables miden dos cosas diferentes:
La cantidad suma los valores introducidos en la hoja de tiempos (CRA, informe de actividad) de su colaborador. Ejemplo: 1 + 0,5 + 1 = 2,5 días.
El número de elementos facturables cuenta las casillas rellenadas en la hoja de tiempos. Una casilla rellenada siempre da 1 elemento facturable, contenga 1 día, 0,5 día o 0,25 día.
Por lo tanto, media jornada cuenta como 1 elemento facturable entero, valorado a la mitad del Rate Diario. Ejemplo: con un Rate Diario de 500 €, media jornada da 1 elemento facturable de 250 €.
¿Cuántos elementos facturables para 18 días facturados?
Para 18 días facturados, el número de elementos facturables depende del número de casillas rellenadas en la hoja de tiempos. La siguiente tabla presenta cuatro hojas de tiempos de un proyecto en régimen diario que dan todas una cantidad de 18 días en la factura:
Lo que señala su colaborador | Cálculo de la cantidad | Cantidad facturada | Número de elementos facturables |
18 jornadas completas | 18 × 1 | 18 días | 18 elementos facturables |
17 jornadas completas + 2 medias jornadas | 17 + (2 × 0,5) | 18 días | 19 elementos facturables |
16 jornadas completas + 4 medias jornadas | 16 + (4 × 0,5) | 18 días | 20 elementos facturables |
17 jornadas completas + 4 cuartos de jornada | 17 + (4 × 0,25) | 18 días | 21 elementos facturables |
En estos cuatro casos, la factura es correcta y no se muestra ninguna alerta. Cuanto más fraccione su colaborador sus jornadas, mayor será la diferencia entre la cantidad y el número de elementos facturables.
Factura mostrando una cantidad de 18 días y 19 elementos facturables asociados
¿Cómo se cuentan los elementos facturables en un proyecto por unidades de obra?
En un proyecto por unidades de obra (por ejemplo, en horas), la cantidad de la factura se expresa en la unidad de obra del proyecto, y cada casilla rellenada en la hoja de tiempos da siempre 1 elemento facturable.
Ejemplo 1: su colaborador señala 7 horas al día durante 22 días. La factura muestra una cantidad de 154 horas (22 × 7) y 22 elementos facturables.
Ejemplo 2: su colaborador rellena 19 casillas para un total de 95 horas, es decir, unas 13,57 jornadas. La factura muestra una cantidad de 95 horas y 19 elementos facturables. Los tres valores son diferentes, y es normal: sólo la hoja de tiempos convierte las horas en días.
¿Cómo se cuentan los elementos facturables para varios proyectos, una actividad excepcional o una guardia?
Para varios proyectos el mismo día, una actividad excepcional o una guardia, la regla sigue siendo la misma: cada casilla o línea rellenada da 1 elemento facturable.
Varios proyectos el mismo día: 4 horas en el proyecto A y 3 horas en el proyecto B el mismo día dan 2 elementos facturables.
Actividad excepcional: una línea de actividad excepcional introducida un domingo da 1 elemento facturable.
Guardia: 15 días de guardia introducidos en una sola línea dan 1 elemento facturable.
Importante
Importante: no es posible dividir la cantidad de un elemento facturable en la preparación de la facturación. Media jornada o un cuarto de jornada sigue siendo siempre 1 elemento facturable entero.
2 - Comprender y corregir el triángulo amarillo en una factura
Facturación > vista Facturas > ficha de la factura
El triángulo amarillo en una factura indica una discrepancia de importe: el importe sin impuestos de la factura es diferente del total de los elementos facturables asociados. El triángulo amarillo nunca indica una discrepancia entre la cantidad y el número de elementos facturables.
¿Qué significa el triángulo amarillo en mi factura?
El triángulo amarillo en su factura significa que el importe sin impuestos de la factura no corresponde al total de los elementos facturables asociados. La regla a recordar: la cantidad y el número de elementos facturables pueden diferir, pero el importe sin impuestos de la factura y el total de los elementos facturables deben ser siempre idénticos.
Cuando estos dos importes difieren, hay dos explicaciones posibles:
ha aplicado un descuento en la factura: la discrepancia es voluntaria y no tiene que corregir nada;
se ha omitido una producción o no se ha tenido en cuenta correctamente, por ejemplo, tras una modificación de la hoja de tiempos.
Por ejemplo, aquí se ve que tengo un triángulo amarillo en mi factura:
Al hacer clic en él, veo un delta de 1.800 € que está relacionado con el hecho de que he cambiado en mi factura la tarifa de los EF de 600 € a 500 €
¿Cómo corregir una factura tras una modificación de la hoja de tiempos?
Para corregir una factura tras una modificación de la hoja de tiempos, haga un abono y luego una nueva factura: los elementos facturables actualizados suben entonces en la preparación de la facturación.
Pida a su colaborador que corrija su hoja de tiempos y luego valídela.
Cree un abono total en la factura correspondiente.
Vaya a Facturación > vista Preparación > pestaña Facturas a crear: los elementos facturables corregidos suben en la cesta del proyecto.
Genere la nueva factura desde la cesta.
Resultado esperado: la nueva factura no muestra triángulo amarillo, ya que su importe sin impuestos es igual al total de los elementos facturables. Si el triángulo amarillo sigue presente, compruebe que la hoja de tiempos se haya validado antes de crear el abono.
Atención
Atención: evite modificar manualmente la cantidad en una factura. Los elementos facturables asociados siguen siendo los de la antigua hoja de tiempos, y la discrepancia persiste incluso después de corregir la hoja de tiempos.
¿Cómo eliminar la discrepancia si la cantidad ya se ha modificado manualmente?
Si la cantidad de su factura ya se ha modificado manualmente, puede eliminar la discrepancia disociando y luego volviendo a asociar los elementos facturables de la factura.
Abra la factura correspondiente.
Disocie todos los elementos facturables erróneos
Vuelva a asociar los elementos facturables: BoondManager sube los elementos recalculados a partir de la hoja de tiempos corregida.
Resultado esperado: el triángulo amarillo desaparece y el importe sin impuestos de la factura es igual al total de los elementos facturables. Si la discrepancia persiste, contacte con el soporte de BoondManager indicando el número de la factura.
Aquí está el botón para disociar los elementos facturables.
3 - Comprender la alerta de sobrepaso del CA pedido
Facturación > vista Preparación > pestaña Facturas a crear
La alerta de sobrepaso del CA pedido, mostrada en forma de porcentaje (por ejemplo, 130%), indica el consumo de su orden de compra si valida la factura en preparación. Es una proyección, no una constatación: su pedido aún no está sobrepasado.
¿Qué significa el porcentaje mostrado con un triángulo en la preparación de la facturación?
El porcentaje mostrado con un triángulo en la preparación de la facturación corresponde al consumo del CA pedido tras la validación de la factura. Ejemplo: su pedido está consumido al 9,55% hoy. La alerta muestra 130% porque la factura en preparación, una vez validada, haría sobrepasar el CA pedido en un 30%. Mientras no valide la factura, el pedido sigue consumido al 9,55%.
Esta alerta puede ser totalmente normal, por ejemplo, cuando su orden de compra preveía menos tiempo del que se ha realizado.
¿Cómo encontrar las facturas que sobrepasan el CA pedido?
Para encontrar las facturas que sobrepasan el CA pedido, utilice el filtro CA pedido de la pestaña Facturas a crear. Este filtro aísla los pedidos cuyo CA a facturar sobrepasa el CA pedido.
Haga clic en el botón Filtros.
Seleccione el valor «CA pedido sobrepasado» en el filtro CA pedido.
Aplique el filtro: sólo se muestran las cestas que sobrepasarían su CA pedido.
¿Qué hacer cuando una factura sobrepasa el CA pedido?
Cuando una factura sobrepasa el CA pedido, el procedimiento a seguir depende de su acuerdo con su cliente:
Orden de compra abierta o CA pedido aproximado: puede facturar el sobrepaso.
Cliente estricto con el importe pedido: desmarque los elementos facturables de más, facture sólo lo que entra en el pedido y luego pida una nueva orden de compra a su cliente para facturar el resto.
4 - Comprender el efecto de un abono sobre los elementos facturables
Facturación > vista Preparación > pestaña Elementos facturables
Un abono total anula su factura y libera la producción correspondiente: BoondManager vuelve a leer la hoja de tiempos y sube nuevos elementos facturables en la preparación de la facturación.
¿Qué ocurre con los elementos facturables tras un abono total?
Tras un abono total, los elementos facturables de la factura anulada se liberan y suben nuevos elementos facturables a partir de la hoja de tiempos. Ejemplo: factura 12 días y luego su colaborador indica que ha trabajado 11 días. Crea un abono total sobre los 12 días:
La hoja de tiempos se ha corregido antes del abono: suben los 11 elementos facturables correctos y factura 11 días.
La hoja de tiempos aún no se ha corregido: reaparecen los mismos 12 elementos facturables. Haga que su colaborador corrija primero la hoja de tiempos.
¿Cómo tratar los elementos facturables que reaparecen tras un abono, sin refacturación prevista?
Si no desea refacturar tras un abono (por ejemplo, porque los días finalmente se ofrecen), los elementos facturables siguen pendientes de facturación en la preparación de la facturación. La siguiente tabla presenta las tres formas de tratar estos elementos facturables:
Opción | Cuándo utilizarla |
Crear una factura con un descuento del 100% (recomendado) | La producción es real pero ofrecida: sus costes siguen trazados. |
Ignorar los elementos facturables | La producción es real pero nunca se facturará. |
Eliminar la hoja de tiempos | La producción no debe existir. |
5 - Gestionar los días ofrecidos con la preparación de la facturación
Para gestionar los días ofrecidos con la preparación de la facturación, dispone de tres métodos. La elección depende de dos preguntas: ¿sabe de antemano qué días serán ofrecidos y acepta crear dos prestaciones?
¿Qué método elegir para ofrecer días?
La siguiente tabla compara los tres métodos para ofrecer días con la preparación de la facturación:
Método | Cuándo utilizarlo | Efecto en la preparación de la facturación |
Dos prestaciones (recomendado) | Sabe de antemano qué días serán ofrecidos. | La cesta sube en «Parcialmente listo» y la factura se genera con una línea a 0 €. Ninguna acción manual. |
Una prestación + CA adicional negativo (recomendado con una sola prestación) | Desea mantener una sola prestación. | El CA adicional negativo sube con la prestación. No hay discrepancia entre producción y facturación. |
Una sola prestación sin CA adicional | No sabe de antemano qué días serán ofrecidos. | Regularización manual en la facturación. Aparece una discrepancia entre producción y facturación, lo cual es normal. |
¿Cómo ofrecer días con dos prestaciones?
Para ofrecer días con dos prestaciones, cree una prestación para el período ofrecido y una prestación para el período facturado.
Cree una prestación para el período ofrecido, por ejemplo, del 1 al 3 de octubre.
Cree una prestación para el período facturado, por ejemplo, del 4 al 31 de octubre.
Verifique que su colaborador señala en la prestación correcta para cada período.
En Facturación > vista Preparación > pestaña Facturas a crear, abra la cesta, que está en estado «Parcialmente listo».
Haga clic en el botón de emisión de factura del panel lateral para forzar la facturación.
Resultado esperado: la factura contiene una línea a 0 € para los días ofrecidos y una línea para los días facturados.
Atención
Atención: con dos prestaciones, su colaborador señala en dos lugares diferentes. Elija títulos de prestación claros. Si los días ofrecidos caen a mitad de mes, puede colocarlos al principio o al final del mes para simplificar los períodos.
¿Cómo ofrecer días con una sola prestación y un CA adicional negativo?
Para ofrecer días con una sola prestación, añada un CA adicional negativo igual al número de días ofrecidos multiplicado por el Rate Diario. Es el método a privilegiar si desea mantener una sola prestación.
Calcule el importe: número de días ofrecidos × Rate Diario. Ejemplo: 3 días ofrecidos con un Rate Diario de 500 € dan 3 × 500 = 1.500 €, es decir, un CA adicional de -1.500 €.
Añada este CA adicional negativo en el mes correspondiente, en el proyecto o la prestación.
Vaya a Facturación > vista Preparación > pestaña Facturas a crear: el CA adicional negativo sube con la prestación en la cesta.
Genere la factura y luego renombre la línea del CA adicional negativo como «Días ofrecidos» para mostrar claramente la gratuidad a su cliente.
Resultado esperado: la factura muestra los días realizados y una línea «Días ofrecidos» de -1.500 €, sin discrepancia entre producción y facturación.
6 - FAQ
¿Por qué mi factura muestra 5 elementos facturables cuando facturo 4 días?
Su factura muestra 5 elementos facturables para 4 días facturados porque cada casilla rellenada en la hoja de tiempos da 1 elemento facturable. Con 3 jornadas completas y 2 medias jornadas, la cantidad es de 4 días (3 + 0,5 + 0,5) y el número de elementos facturables es de 5.
¿Por qué una línea de abono muestra «1 × -1»?
Una línea de abono muestra «1 × -1» debido a la forma en que BoondManager registra los abonos. Este formato no es un error y el importe del abono es correcto.
¿Puedo recibir una alerta antes de alcanzar mi CA pedido?
No, BoondManager no ofrece una alerta antes de alcanzar su CA pedido (por ejemplo, «queda un 10% por consumir»). La alerta de sobrepaso de la preparación de la facturación le avisa en el momento de facturar, y el filtro CA pedido le permite aislar los pedidos afectados.
¿Se duplican mis elementos facturables cuando los disocio de una factura?
No, sus elementos facturables no se duplican cuando los disocia de una factura. La disociación elimina los antiguos elementos facturables y libera la producción, luego BoondManager sube los elementos recalculados.
¿La etiqueta «Ofrecido» impide la facturación de un elemento?
No, la etiqueta «Ofrecido» no impide la facturación de un elemento facturable: sólo añade una mención, y el elemento sube con su importe en la factura. Para ofrecer días, utilice uno de los tres métodos de la sección «Gestionar los días ofrecidos con la preparación de la facturación».
¿La discrepancia relacionada con días ofrecidos en una sola prestación es un error?
No, la discrepancia relacionada con días ofrecidos en una sola prestación sin CA adicional no es un error: los días ofrecidos se producen pero no se facturan. Si desea un CA idéntico en producción y facturación, añada un CA adicional negativo igual al número de días ofrecidos × Rate Diario.