En su módulo de Facturación se encuentra una sub-vista Preparación.
Esta última le permitirá:
Encontrar de un solo vistazo todos sus elementos pendientes de facturación
Tratar eficazmente las diferentes alertas
Facturar en un clic gracias al sistema de cesta
¡La vista Preparación está actualmente accesible en beta test!
Esta funcionalidad está disponible con acceso limitado y debe ser activada por Boond. Si desea obtenerla, puede hacer clic directamente en nuestra hoja de ruta para postularse.
Se pueden realizar evoluciones durante toda la fase de prueba:
¡su experiencia y sus comentarios nos ayudarán a mejorar y adaptar esta funcionalidad!
Inicializar su vista
Sincronizar los elementos facturables
Facturación > vista Preparación > pestaña Facturas a crear
Antes de poder utilizar esta nueva vista, deberá lanzar su sincronización.
Para ello, nada más sencillo: diríjase a "Facturación" > "Preparación" y haga clic en el botón azul "Comenzar".
La ventana emergente que aparece le permitirá definir el mes sobre el que lanzar la sincronización:
Puede sincronizar hasta 4 meses atrás:
Esto hará que suban todos los elementos facturables desde la fecha elegida, incluso si ya han sido facturados. Así, deberá identificar los elementos ya facturados para ignorarlos y quedarse solo con los elementos a facturar.
Antes de esa fecha, todos los elementos serán considerados como "Facturados" para no saturar su vista.
Ilustremos esto con un ejemplo:
Ya he facturado noviembre y sincronizo mi vista a la fecha de noviembre.
Todos mis elementos ya facturados y no facturados desde noviembre hasta hoy subirán como "elementos a facturar".
¡Atención!
¡Una vez elegida la fecha y lanzada la sincronización, no podrá volver atrás!
Cuando haya determinado la fecha, haga clic en "Confirmar" y se lanzará la sincronización. Recibirá una notificación cuando la sincronización haya terminado.
¿No tiene el botón de inicialización?
Acérquese a su administrador, la inicialización solo es posible si tiene acceso a los parámetros globales además de la facturación.
Entender los elementos facturables
Diríjase a la segunda pestaña de su vista: Facturación > vista Preparación > sub-pestaña Elementos facturables
¿Qué es un elemento facturable ?
Los elementos facturables son todos los productos, servicios y prestaciones a facturar a sus clientes. Esto incluye: los tiempos registrados, las actividades excepcionales, los gastos o compras a refacturar, así como los CA adicionales.
Consulte el detalle de todos sus elementos facturables
Una vez establecida su sincronización, encontrará todos sus elementos facturables en la pestaña "Elementos facturables" de su vista "Preparación de la facturación".
Cada línea corresponde a un elemento facturable y está calificada por:
Un tipo de elemento según lo que se haya registrado:
Actividad normal: tiempos registrados de forma clásica en la hoja de tiempos
Actividad excepcional: tiempos excepcionales registrados en una hoja de tiempos
CA adicional: determinado en el proyecto o la prestación
Gasto refacturado: gasto vinculado a una prestación y marcado como "a refacturar"
Compra refacturada: compra vinculada a un proyecto y marcada como "a refacturar"
Un importe según el elemento.
Actividad normal: Rate Diario indicado en la prestación
Actividad excepcional: CA de producción calificado gracias a la app ExceptionnalActivity
CA adicional / Gastos refacturados / Compras refacturadas:
el importe indicado en el elemento relativo
Un estado:
A calificar: esto ocurre si el importe es 0, el elemento no tiene orden de compra adjunta o aún no está validado/firmado
A facturar: el elemento está listo para ser facturado
Facturado: el elemento ya está facturado y por lo tanto vinculado a una factura, accesible al final de la línea
Ignorado: el elemento no está vinculado a ninguna factura y ya no debe ser tratado
Filtros posibles
Como habrá comprendido, esta pantalla le permite visualizar todos los elementos considerados para su facturación.
Para tratarlos mejor, puede aplicar los filtros que le interesen.
💡Consejos
Utilice las búsquedas guardadas para encontrar más rápidamente sus diferentes elementos a tratar. Por ejemplo, puede filtrar todos los elementos en el estado "A calificar" en el período dinámico "este mes" y guardar esta búsqueda haciendo clic en la derecha de su pantalla
Gestionar sus elementos facturables
Facturación > Preparación de la facturación > sub-pestaña "Elementos facturables"
Ahora que hemos entendido la noción de elementos facturables y sus estados, centrémonos en nuestras posibilidades de tratamiento.
Una vez aplicados los filtros correctos, varias acciones son posibles si marca uno o varios elementos:
Modificar la orden vinculada al elemento facturable
¿Desea facturar uno o varios elementos en otra orden que la indicada?
Seleccione los elementos deseados con las casillas de verificación
Haga clic en el lápiz en la parte inferior central y haga clic en "Orden" para abrir la ventana emergente.
Esto le propondrá las otras órdenes disponibles para el proyecto correspondiente.
Cuando realice el cambio, aparecerá un candado junto a la orden para indicar que ha habido un cambio manual.
Ignorar el elemento a facturar
¿No desea facturar este elemento y así retirarlo de su cesta facturable?
Seleccione los elementos deseados con las casillas de verificación
Haga clic en el lápiz en la parte inferior central
"Ignorar > Sí".
De esta manera, cuando genere la factura, no aparecerá.
Indicar que el elemento es ofrecido a su cliente
Esta funcionalidad aún no está activa en la versión beta test: ¡estamos trabajando en ello!
Actualmente, indicar un elemento como "Ofrecido" solo añade una mención al estado. Aun así aparecerá con su importe asociado en la factura.
¿Ha cambiado de opinión sobre un elemento ofrecido o ignorado?
¡Sin problema! Solo marque el elemento y elija "Ignorar > No" o "Ofrecido > No".
Preparar su facturación
Facturación > vista Preparación > pestaña Facturas a crear
Utilizar y leer la vista "Facturas a crear"
Esta vista sintética será un verdadero aliado para su facturación.
Le ofrece un sistema de cesta agrupado por empresa y por proyecto, indicándole el conjunto de elementos facturables pendientes de ser facturados.
En el encabezado, encontrará un resumen financiero según los estados de sus cestas. Estos recuadros son clicables para permitirle aislar fácilmente las cestas que requieren acciones de su parte.
"Total a facturar" constituye la suma de todas las cestas, sin importar sus estados, y muestra el importe total de las facturas a emitir.
"Listo para facturar" indica las cestas que no tienen ninguna alerta.
No requieren acciones y están listas para ser facturadas, individualmente o en masa.
"Parcialmente listo" indica las cestas con anomalías.
Estas no pueden ser facturadas en masa, ya que un elemento no pasa el circuito de verificación (documentos no validados, firma del cliente pendiente, etc.). Sin embargo, podrá facturarlas individualmente, desde el panel lateral o directamente desde la orden.
"Acción requerida" indica las cestas que no pueden ser facturadas en el estado actual.
Exploremos la vista completa:
Esta columna le indica las empresas clientes (y si las hay, sus intermediarios de facturación) para las que hay cestas pendientes, con sus estados.
Esta columna le da 3 informaciones clave:
El nombre del proyecto (que es clicable si desea acceder rápidamente)
El manager principal del proyecto
La/las orden(es) vinculadas a las prestaciones o la indicación si falta la orden
Esta columna le permite identificar el período concernido por sus elementos facturables. Puede ser un mes o una fecha según la fecha esperada de facturación.
Estas columnas le permiten identificar:
Los elementos facturables y sus cantidades.
Pase el cursor sobre el icono para mostrar la tipología del elemento.Los estados de los documentos asociados: hojas de tiempos y/o notas de gastos.
Si se requirió la firma del cliente, el estado de su firma
Aquí encontrará el importe total a facturar:
En el caso de una orden mensual: es la suma de los tiempos consumidos x Rate Diario + los gastos, compras refacturadas y la actividad excepcional según la calificación de su orden de compra
En el caso de una orden con cronograma: es el importe de la cuota prevista para el período (sin importar si hay CA adicional o gastos refacturados)
El botón de generación de facturas en masa permite lanzar la edición de todas las facturas proforma para las cestas "Listo para facturar"
Filtros posibles
Haga clic en el botón "Filtros" indicado más arriba para abrir la ventana emergente.
Esta le ofrece una serie de filtros para identificar rápidamente los elementos según los parámetros deseados:
Perímetro: elija la naturaleza Proyecto u Orden del perímetro, luego filtre por agencia, polo o manager vinculado al proyecto o a la orden.
Empresa: le permite concentrarse en todos los proyectos en curso sobre una o varias empresas clientes en particular.
Proyecto: ¿necesita enfocarse en un proyecto en particular? Búsquelo aquí para tener solo los elementos relacionados.
Estado del proyecto: le permite realizar controles según sus tipologías de estados, especialmente verificar si ya no hay nada que facturar en sus proyectos "archivados".
Tipo de proyecto: proceda por etapas y facture sus proyectos por tipología
Por ejemplo: la gestión por tiempo en prioridad, luego el forfait.
Tipo de facturación: otra forma de proceder por etapas, esta vez con la tipología de su orden.
Por ejemplo: las órdenes mensuales luego con cronograma.
Acuerdo cliente: identifique fácilmente todas las órdenes en las que ha recibido o no el acuerdo del cliente.
El acuerdo cliente está disponible a nivel de la orden de compra, mediante la casilla de recepción del cliente.
CA ordenado: aísle en un clic las órdenes para las que el CA a facturar supera el CA ordenado
Período: ¿quiere enfocarse en un mes en particular? Seleccione el período para delimitar las fechas de facturación.
💡Consejos
Utilice las búsquedas guardadas para encontrar más rápidamente sus diferentes elementos a tratar. Por ejemplo, puede filtrar todos los elementos en el estado "A calificar" en el período dinámico "este mes" y guardar esta búsqueda haciendo clic en la derecha de su pantalla
Lanzar su facturación
Dejar su cesta "lista para facturar"
Mientras una cesta no esté en el estado "lista para facturar", no podrá utilizar el botón de generación masiva o individual para crear sus facturas proforma. ¿Cómo gestionar los diferentes casos según el estado de la cesta?
Acción requerida: este estado suele estar vinculado a una orden faltante. La orden condiciona la factura, así que si ninguna orden está vinculada a las prestaciones o al proyecto, no podrá facturar.
Parcialmente listo: este estado puede estar causado por varios motivos:
Los tiempos o gastos refacturados no están validados: debe dirigirse al documento correspondiente y validarlo completamente. Haga clic simplemente en el icono para tener un acceso directo al documento.
La orden indica que es obligatorio un informe de actividad firmado pero falta: puede en un clic dirigirse a la hoja de tiempos y recordar a su cliente para la firma.
La actividad excepcional no ha sido valorada y aparece en cero: puede tratar este elemento desde la App ExceptionnalActivity manualmente o gracias a los baremos previamente configurados.
Una vez tratados los diferentes elementos, su cesta cambiará automáticamente de estado a "Lista para facturar" y podrá facturar individualmente o en masa.
Utilizar el panel lateral
Al hacer clic en la línea de su cesta, se abrirá un panel lateral que contiene una serie de informaciones importantes para su gestión y control de facturación.
Identifique fácilmente las modificaciones a realizar en su cesta para dejarla lista para facturar
Paso 1: identificar la orden
¡Este paso es obligatorio para facturar! Podrá vincular directamente una orden existente o crear una vía su proyecto > facturación.Paso 2: validar los elementos a facturar.
Este paso concierne el estado de la cesta "parcialmente listo", pero puede forzar la creación de la facturaPaso 3: crear la factura.
Este paso concierne el estado de la cesta "lista para facturar"
Una vez creadas sus proformas, los pasos 4 y 5 se realizarán desde Facturación > Facturas para el envío, y/o la vista Banco para la parte de cobro.
Detalles de la cesta: encontrar la lista de elementos facturables de su cesta
Este recuadro muestra los tiempos, gastos refacturados, CA adicional, actividades excepcionales vinculadas a su orden y sus estados.
Haga clic en las casillas de verificación para reasignar el elemento a una orden diferente, ignorar o facturar independientemente el elemento seleccionado.
Accesos directos a la orden de compra
Visualice la información importante de su orden:
La empresa a facturar y las instrucciones asociadas
El estado de consumo de su sobre ordenado: esto le permite identificar fácilmente su importe restante a facturar, así como su previsión tras la facturación
Los elementos facturables vinculados a esta orden
Botón de emisión de factura le permitirá forzar la facturación tanto si su cesta está en el estado "parcialmente listo" como "lista para facturar"
💡 ¿Necesita ir más allá en la facturación?
Consulte nuestros siguientes artículos:
Encontrar sus elementos facturados
Desde Facturación > vista Preparación > pestaña Elementos facturables
Filtre por el estado "facturado" y encuentre todos los elementos facturados así como la factura asociada a ellos.
Desde el módulo Facturación > Vista Facturas
Haga clic en una factura para encontrar los elementos que han sido vinculados directamente al final de cada línea.
Si desea seguir las evoluciones del beta test antes de la entrega final, puede acceder a la hoja de ruta dedicada.
Demostración del módulo en vídeo