La aplicación Projects+ le permite desviar el cálculo clásico del Estado de producción (basado en los tiempos registrados), haciéndolo proporcional al avance del proyecto o limitándolo al Estado firmado.
Configuración
Instalación de la aplicación
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Configuración de la aplicación
Aquí puede establecer las reglas globales de cálculo y los tipos de proyectos que serán gestionados en Projects+
Modo de cálculo del Estado de Producción
Puede elegir aquí el modo de cálculo por defecto que desea aplicar:
Manual: si desea forzar manualmente su Estado de producción.
Estado firmado x Avance: el cálculo del Estado de producción se realizará proporcionalmente al avance del proyecto, que deberá introducirse mes a mes.
Carga consumida x Rate Diario + gastos refacturados + compras refacturadas, limitado al Estado firmado: el cálculo del Estado de producción se realizará como de costumbre pero se limitará al Estado firmado del proyecto. Más allá de esto, toda producción registrada ya no generará Estado en este proyecto.
Modo de entrada del trabajo restante
Existen tres niveles de detalle posibles para la entrada del avance del proyecto (trabajo restante expresado en días):
Global en el proyecto: usted introduce cada mes un trabajo restante total para el proyecto, sin detalle.
Por agrupación: si ha creado agrupaciones de entregas y desea indicar cada mes el trabajo restante para cada una de ellas.
Por recurso: si desea introducir un avance para cada consultor
Modo de entrada del porcentaje de Estado de producción por recurso
Esta opción permite ponderar el Estado de producción por recurso, mediante un porcentaje de ponderación, para expresar la participación de cada consultor en el Estado producido, independientemente de los tiempos registrados. Esto permite, por ejemplo, resaltar las diferencias de productividad entre consultores con diferentes niveles de antigüedad.
Existen 3 opciones aquí:
Automático: El porcentaje de Estado de producción será la proporción de tiempos declarados en el mes por el recurso respecto a los tiempos totales declarados en ese mismo proyecto
Manual: Usted desea gestionar manualmente este porcentaje en lugar de que se calcule automáticamente
Desactivado: No desea introducirlo. En este caso, el Estado de producción de los recursos (para estos proyectos) será siempre 0€
Estados de los proyectos gestionados por el agente automático
El agente automático es un cálculo diario que pasa por todos los proyectos que están en uno de los estados elegidos aquí (se recomienda crear uno especial para este uso).
El agente actualiza los Estados de producción en función de los tiempos registrados en las hojas de tiempos, y por tanto sólo actúa sobre los proyectos de Projects+ cuyo Estado de producción está limitado al Estado firmado (tercer modo de cálculo del Estado de producción descrito arriba)
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Elección de los tipos de proyectos gestionados por Projects+
Para no perturbar todos sus proyectos con esta gestión, debe indicar a su interfaz qué tipos de proyectos serán gestionados por la aplicación Projects+. Al hacerlo, sólo estos proyectos tendrán un cálculo del Estado de producción gestionado por esta aplicación y los demás seguirán funcionando como ya conoce.
Para ello, basta con seguir los siguientes pasos:
Ir a administración > Configuración global > pestaña "Oportunidades/Proyectos" > sección "Configuración de proyectos"
Haga clic en "Modificar" debajo del campo "Tipos de proyectos cuyo Estado de producción y trabajo restante se gestionan desde la aplicación Projects+"
Añadir las tipologías de proyectos correspondientes
Guardar
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Autorizar a sus administradores a utilizarla
Debe decidir a quién instala por defecto la aplicación:
Accesible sólo para administradores autorizados: usted elige qué administrador tiene derecho a iniciar sesión en la aplicación. Para ello, debe ir desde la interfaz de Administración al módulo Administradores / Roles, abrir las fichas de cuenta/rol correspondientes y marcar la app Projects+ en la sección Apps.
Accesible para todos los administradores: todos los administradores tendrán la aplicación instalada por defecto.
Accesible sólo para administradores autorizados y todos los recursos: Esta opción será idéntica a la primera y no tendrá efecto para los intranets que no tengan acceso a los reportings.
Accesible para todos los administradores y recursos: Esta opción será idéntica a la segunda y no tendrá efecto para los intranets que no tengan acceso a los reportings.
Recomendación
Le recomendamos elegir "Accesible sólo para administradores autorizados" para seleccionar para qué administradores desea activar la app desde Administradores/Roles.
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Diferentes modos de gestión del Estado de producción
Carga consumida x Rate Diario + Compras/Estado/gastos refacturados, limitado al Estado firmado
Este modo de cálculo se asemeja al modo habitual proporcional al tiempo registrado, pero limitándolo al Estado firmado del proyecto. Este funcionamiento se denomina comúnmente "TA capada".
El interés es identificar a partir de qué momento la producción ya no genera Estado, en los casos en que el proyecto se negoció como TA pero con un importe máximo. Más allá de este importe máximo, el Estado producido será valorado en 0 y se empezará a afectar el margen del proyecto.
Sin impacto en la facturación
Atención: este modo de cálculo no impacta la facturación de los proyectos y no bloqueará la facturación de los tiempos más allá del Estado firmado. Así, usted conserva la posibilidad de decidir si facturar o no los tiempos que superen el Estado firmado.
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Estado firmado x Avance
Se trata de calcular el Estado de producción en función del avance del proyecto, y no en función del tiempo registrado.
Por avance se entiende la relación entre el consumo y la carga total re-evaluada (consumo + trabajo restante).
¡Si desea cambiar el modo de entrada durante el proyecto, atención!
Si lo cambia, perderá los trabajos restantes ya introducidos anteriormente. Deberá volver a introducir los trabajos restantes de los meses anteriores para rastrear el avance de su proyecto mes a mes.
Trabajo restante global del proyecto
En este modo, podrá introducir un trabajo restante en número de días para todo el proyecto, independientemente de los consultores que trabajen en el proyecto o de las agrupaciones que se hayan creado.
El Estado de producción es el total del Estado firmado multiplicado por el porcentaje de avance del proyecto.
Trabajo restante por agrupación
Este modo sólo se aplica a los proyectos en los que se hayan creado agrupaciones.
Puede introducir un trabajo restante para cada agrupación y el Estado de producción total del proyecto se calculará sumando los Estados de producción de cada agrupación (Estado firmado de la agrupación x porcentaje de avance)
Trabajo restante por recurso
Aquí, el trabajo restante se introducirá entrega por entrega, siendo el modo más detallado.
El Estado de producción total del proyecto se calculará sumando los Estados de producción de cada entrega (Estado firmado de la entrega x porcentaje de avance)
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Manual
Este modo, como su nombre indica, permite introducir manualmente el Estado de producción para cada proyecto gestionado en Projects+.
Navegación y Reporting
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Vista general de sus proyectos
La vista general le permite consultar de un vistazo todos los proyectos que ha decidido gestionar en Projects+.
Aquí encontrará el último período actualizado (columna Último período actualizado), que también es ordenable: con un clic puede ver qué proyectos aún no se han actualizado.
Las siguientes columnas le muestran los principales indicadores de avance del proyecto, incluyendo la Varianza prevista que le alertará sobre los proyectos que se retrasan.
Por último, la última columna Delta ET le dará una visión del estado de la facturación, concretamente la diferencia entre el Estado de producción y el Estado efectivamente facturado al cliente.
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Seguimiento del avance de su proyecto
Al abrir uno de los proyectos, accede al seguimiento del proyecto y de su avance mes a mes.
En primer lugar, encontrará los principales indicadores del proyecto: Carga, Estado, costes, márgenes, rentabilidades. Este resumen se actualizará a medida que evolucione el proyecto.
Debajo, tres pestañas están disponibles: Global, Agrupaciones, Recursos. Cada una presenta los indicadores de seguimiento con su propio nivel de precisión.
Gracias a los botones de navegación, puede consultar los meses anteriores / siguientes para ver la información mes a mes durante todo el período del proyecto.
Los campos Trabajo restante son editables según el modo elegido en la configuración de la aplicación (o del proyecto al final de la página): puede indicar el número de días restantes a prever en el proyecto, en las agrupaciones o recurso por recurso según esta elección.
En la línea Estado de producción, un icono le permite pasar de un cálculo automático diario a un cálculo automático inmediato, y luego a una entrada manual.
Así podrá gestionar el Estado de producción como desee, incluso si ha configurado un modo de cálculo por defecto.
El botón volverá sistemáticamente al robot cuando regrese a esta pantalla: es normal, por defecto el agente automático de cálculo pasará por todos los proyectos que estén en uno de los estados elegidos en la configuración de la aplicación (ver sección de configuración arriba).
Por último, en la configuración al final de la página, puede modificar los modos de cálculo y entrada si desea gestionar de forma diferente este proyecto. Las reglas y buenas prácticas para elegir estos modos son las mismas que las descritas en la configuración de la aplicación arriba.
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Impacto en los reportings
Esta sección le permitirá saber qué cifras de sus reportings se verán afectadas y cuáles no.
Impacto en el reporting de proyectos
Los datos de Projects+ afectarán a los siguientes indicadores:
Total Estado de producción
Margen bruto de producción
Rentabilidad bruta de producción
Estado de producción / recurso (siempre que el porcentaje de Estado de producción por recurso esté introducido/calculado)
N.B.: El indicador "Trabajo restante" no se mostrará ya que no podremos gestionar el trabajo restante para todos los períodos que puedan ser consultados mediante este módulo de Reporting. Para ver el estado del Trabajo restante en un momento determinado, le invitamos a utilizar directamente la vista Projects+.
Impacto en el reporting de recursos
Los datos de Projects+ afectarán a los siguientes indicadores siempre que el porcentaje de Estado de producción por recurso esté introducido/calculado en sus proyectos:
Total Estado de producción
Estado de producción / Proyecto
N.B.: El indicador "Trabajo restante" no se mostrará ya que no podremos gestionar el trabajo restante para todos los períodos que puedan ser consultados mediante este módulo de Reporting. Para ver el estado del Trabajo restante en un momento determinado, le invitamos a utilizar directamente la vista Projects+.
Impacto en el reporting "síntesis global"
Cabe señalar que todos los indicadores relacionados con la producción se verán afectados en la medida en que el Estado de producción será el que se haya calculado o introducido en Projects+. Por lo tanto, los Estados, márgenes y rentabilidades, así como los indicadores derivados del Estado de producción, tendrán en cuenta estos casos particulares gestionados en Projects+.