Este tutorial tiene como objetivo configurar los informes de actividad de tus colaboradores y establecer alertas bloqueantes para limitar los errores en la introducción de tiempos.
Para seguir este tutorial, necesitas acceso de Administrador y luego seguir la siguiente ruta:
Administración > Agencias > pestaña Actividad y Gastos
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Configuración global de Tiempos, Gastos, Ausencias
Desde la interfaz Administrador > Agencias > pestaña Actividad y Gastos puedes configurar los siguientes elementos:
El logo que aparecerá en los informes de actividad. Debes asegurarte de insertar una imagen (jpeg o png) idealmente de 173x83 píxeles (salvo que tu logo sea cuadrado).
Una fecha de recordatorio a partir de la cual los colaboradores deben registrar sus tiempos.
Consejo: es preferible activar el recordatorio solo para la introducción de tiempos.
Los circuitos de validación de Tiempos y Gastos y más abajo, de solicitudes de ausencias. En estas tablas puedes indicar uno o varios administradores para validar los documentos, el orden cronológico es de arriba hacia abajo.Los tipos de actividad sobre los que el colaborador registra sus tiempos: Producción, Ausencias, Interno o Actividad Excepcional.
Para las ausencias, puedes indicar con o sin ADA, lo que significa "Alerta si no hay Solicitud de Ausencia", es decir, en el informe de actividad aparece un mensaje de error que puede ser bloqueante o no, ver el siguiente punto.Las alertas posibles que se pueden indicar en las hojas de tiempo, con la posibilidad de hacerlas bloqueantes o no.
Opcional: Una fecha de recordatorio a partir de la cual los colaboradores deben registrar sus Gastos.
Los baremos kilométricos así como los diferentes gastos.
Los tipos de gastos que el colaborador puede indicar en su nota de gastos.
La configuración de las ausencias: cuota e incrementos.
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Gestión de alertas
Tienes la posibilidad de configurar mensajes de alerta e incluso bloquear la validación del colaborador de un informe de actividad si no respeta ciertas reglas. Esto no le impedirá realizar su introducción y guardar.
Comprender la tabla de alertas
Alerta: esta tabla presenta escenarios de errores potenciales para los cuales puedes indicar alertas bloqueantes o no bloqueantes.
Activado: esta casilla sirve simplemente para activar un mensaje de alerta en caso de que ocurra uno de los escenarios de la columna Alerta. No es bloqueante, es solo informativo.
Recursos afectados: esta columna permite configurar alertas solo para ciertos recursos.
Por ejemplo, un consultor externo no solicita ausencias, por lo que registrará menos días que los días laborables del mes, pero no es necesario tener una alerta ya que es un comportamiento normal.Impedir la validación del documento: esta columna impide que el colaborador valide su hoja de tiempo si ocurre uno de los escenarios marcados. Así, mientras no cumpla perfectamente los criterios de validación, no podrá enviar su informe de actividad al administrador validador.
Recomendaciones
La tabla a continuación es una recomendación de configuración que puedes implementar. Así:
Si el número de días registrados es superior al número de días laborables en el mes actual, entonces el colaborador (interno y externo) tendrá una alerta y no podrá validar su informe de actividad.
Si el colaborador realiza horas extra o intervenciones, entonces debe utilizar la actividad excepcional para declararlo.
Si el número de días registrados es superior al número de días laborables indicado en el contrato RH del colaborador afectado (interno o externo), entonces tendrá una alerta y no podrá validar su informe de actividad hasta que la introducción sea corregida.
Si el colaborador realiza horas extra o intervenciones, entonces debe utilizar la actividad excepcional para declararlo.
Si el número de días registrados es inferior al número de días laborables indicado en el contrato RH del colaborador afectado (solo interno), entonces tendrá una alerta y no podrá validar su informe de actividad hasta que haya registrado el 100% del mes actual.
Aquí se excluyen los externos, ya que puede suceder que no trabajen un mes completo para la misma empresa sin necesidad de solicitar una ausencia.
Si se supera la cuota de ausencias, entonces se puede configurar una alerta; aquí no lo recomendamos por defecto en caso de que los balances de ausencias no estén actualizados para evitar confusiones.
Si las ausencias declaradas en la hoja de tiempo no corresponden a las ausencias solicitadas por el colaborador (solo interno), entonces tendrá una alerta y no podrá validar su informe de actividad hasta que su solicitud de ausencia sea aceptada.
Por la misma razón que antes, se excluyen los externos que no tienen derecho a permisos de empleados (RTT, CP, ...).
Si un colaborador registra tiempos fuera de las fechas de su contrato RH, entonces tiene una alerta, esta no es bloqueante, por lo que podrá validar su informe de actividad.
Recomendamos esto, ya que a veces el problema está del lado del administrador (olvido de crear el contrato RH, adenda, renovación, ...).
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Configuración de los balances de ausencias
En esta página también puedes configurar los balances de ausencias de tus colaboradores y así crear un incremento automático para tus vacaciones pagadas y RTT, por ejemplo.
ATENCIÓN
Para los colaboradores externos, los balances de ausencias están desactivados.
Para saber más, puedes consultar el artículo dedicado: cómo configurar los balances de ausencias de tus recursos.
Consejo
Boond no calcula el prorrateo en caso de llegada durante el mes, por lo que debes crear el balance de tu colaborador el mes siguiente a su llegada: entonces inscribes el cupo Adquirido o En curso de adquisición comunicado por tu gestor de nómina.