Ya sean permisos de residencia o certificaciones de colaboradores, los documentos con fechas de expiración son numerosos y su seguimiento generalmente no es tarea fácil.
Le proponemos facilitar la gestión de estos documentos y le mostramos cómo seguirlos y configurarlos en BoondManager.
Resumen
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Agregar documentos a seguir
Los documentos a seguir se encuentran en la pestaña Administrativa de las fichas Recursos.
Al hacer clic en el botón +, puede agregar un documento de uno de los tipos presentes en su menú desplegable.
Elección del tipo de documento
La lista aquí es configurable en la Administración. Le invitamos a consultar la parte "Configurar los tipos de documentos a seguir" para saber más.
Estado seguido / no seguido
Si el seguimiento está activado, será notificado por defecto 60 días antes de la fecha de expiración del documento. Esto le permitirá anticipar este vencimiento y planificar la renovación del documento con su recurso.
Si el seguimiento no está activado ("No seguido"), no será notificado de la llegada a vencimiento del documento.
A saber
Cuando registre su nuevo documento, aparecerá un recuadro que le permitirá almacenar un archivo adjunto y así guardar el documento directamente en ese lugar.
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Gestionar los documentos a seguir
Renovación
Gracias a las notificaciones, el Responsable Manager y el Responsable RH de la ficha Recurso serán alertados cuando el documento llegue a vencimiento. Podrán entonces acceder al documento correspondiente en la pestaña Administrativa del Recurso (si su rol les permite acceder a los datos administrativos del recurso).
Existen 2 opciones para renovar un documento:
Desde la pestaña Administrativa, seleccione el documento a renovar en la lista de documentos a seguir y luego haga clic en el enlace "Crear una renovación"
Desde la ficha del documento a renovar, haga clic en el ícono de flecha en la parte superior derecha para renovarlo
A saber
Para finalizar una alerta, puede renovar el documento o cambiar el estado del documento y ponerlo en No seguido.
Compartir
Como cualquier ficha presente en BoondManager, puede compartir un documento a seguir con otro manager, mediante la burbuja de compartir:
ya sea por email usando la opción Compartir,
o mediante un Tópico de discusión.
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Configurar los tipos de documentos a seguir
Administración > Parámetros Globales > pestaña Datos RH > sección Tipos de documentos a seguir
Por defecto, existen 2 tipos de documentos: Permisos de residencia y Certificaciones.
En caso de necesidad puede agregar: habilitaciones, aptitudes médicas, títulos de transporte... o cualquier otro tipo de documento que tenga una fecha de expiración y deba renovarse para que el recurso pueda permanecer conforme.
A saber:
Si no desea seguir uno de los tipos de documento registrados por defecto en la interfaz, puede archivarlo haciendo clic en el ícono "Archivar".
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F.A.Q.
¿Qué derechos son necesarios para configurar y agregar documentos a seguir?
Para configurar / archivar los tipos de documentos, debe tener acceso a la sección Parámetros Globales de la Administración.
Para agregar / modificar un documento a seguir en una ficha Recurso, debe tener derechos de escritura sobre los datos administrativos del recurso.
¿Una vez renovado el documento, sigo siendo notificado de la llegada a expiración del documento anterior?
Cuando renueva un documento, el documento anterior permanece visible en la lista pero pasa automáticamente a "No seguido" para desactivar la alerta asociada a ese documento.
Ya no quiero ser notificado de la llegada a vencimiento de un documento, ¿cómo hago?
Puede cambiar el estado del documento y pasarlo de "Seguido" a "No seguido".
Deseo modificar la alerta de los documentos a seguir, ¿cómo hago?
Por defecto, una notificación le alertará 60 días antes de la fecha de expiración del documento. Para modificar este período de 60 días, puede ir a la configuración de la app Alertas (Administración > Apps / Marketplace): encuentre esta alerta en la sección Recursos para modificarla si es necesario.
¿Quién recibe las notificaciones de los documentos que llegan a vencimiento?
Las personas notificadas sobre los documentos a seguir son el Responsable manager y el Responsable RH.
¿Cuál es el impacto si elijo eliminar o archivar un tipo de documento?
Puede eliminar los tipos de documentos que no desea utilizar, o archivarlos directamente desde Administración > Parámetros Globales > Datos RH
Si archiva un tipo de documento, los documentos de ese tipo ya creados en las fichas recursos seguirán siendo visibles pero ya no será posible renovar el documento ni agregar nuevos. Puede reactivar un tipo de documento archivado en cualquier momento.
Si el tipo de documento se utiliza en una ficha recurso, no podrá ser eliminado (solo archivado).