Las alertas le ayudarán a gestionar eficazmente su actividad, asegurarse de tener una base de datos actualizada y no olvidar nada que hacer en BoondManager.
Estas alertas, diarias y semanales, cubren todos los módulos y funcionalidades de BoondManager.
Funcionamiento de las alertas
El objetivo es:
Gestionar sus Recordatorios/Todo pasados, del día, próximos
Realizar seguimientos candidatos, RRHH, oportunidades, proyectos, pedidos y facturas
Ser alertado de fechas de fin de PE, contratos de RRHH que terminan, facturas cuya fecha de pago es hoy, etc.
¡Y mucho más!
Las alertas se comunican a los usuarios por dos medios
Por email
Según la configuración realizada en sus informes de alertas (diarios o semanales), recibirá sus alertas en los días indicados y a la hora deseada en el email registrado en su ficha.
Directamente desde la interfaz
Desde la vista Dashboard tiene acceso a todas sus alertas:
⠀
Configurar alertas - punto de vista del administrador
Administración > sección Configuración avanzada > Alertas
Se le propone una configuración de Alertas por defecto.
Sin embargo, tiene la posibilidad de revisar la configuración propuesta sobre las alertas existentes y crear nuevas.
Configuración de los informes de alertas
Puede configurar:
Días de envío de los informes diarios y semanales
Hora de envío de los informes diarios y semanales
Alertas diarias
Alertas diarias para alertas con carácter "urgente" como:
Tratar una acción "Recordatorio" / una acción a realizar
Validar una hoja de tiempos, un informe de gastos o una solicitud de ausencias
Alertas semanales
Alertas semanales para alertas con carácter "menos urgente" como:
Realizar el seguimiento de fichas de candidatos, recursos, oportunidades, proyectos, pedidos y facturas
Ser alertado de incoherencias / advertencias presentes en la herramienta (recursos sin contrato de RRHH, fecha de fin de contrato de RRHH próxima, proyectos sin pedido, vencimientos de facturación no tratados, fecha de pago de factura vencida...)
Configuración de alertas
A saber
Cuando configure una alerta, se propondrá por defecto a los administradores, según los derechos de acceso al módulo.
Crear una alerta
Elegir el módulo correspondiente para el que desea crear una alerta
Seleccionar una alerta relativa a este módulo
Rellenar una serie de variables : período, tipo, estado, etc.
Elegir los informes de alertas : diario, semanal, ambos, ninguno
Modificar una alerta existente
Si desea modificar una alerta configurada por defecto, basta con hacer clic sobre ella, realizar las modificaciones deseadas y listo.
Explicación de las alertas configuradas por defecto
Ninguna acción de tipo "Entrevista" desde hace más de 15 días para candidatos en la etapa de RRHH "Creación"
El objetivo de esta alerta es incitarle a realizar una acción "Entrevista" con sus candidatos en etapa "Creación"Intranet activado para recursos en estado "Archivados"
El objetivo de esta alerta es asegurarse de que todos sus recursos archivados ya no puedan iniciar sesión en su intranet.Ningún contrato de RRHH de referencia para recursos en estado "En curso"
El objetivo de esta alerta es alertarle sobre recursos para los que no ha definido un contrato de RRHH en su pestaña "Administrativo".Ninguna fecha de fin de contrato de RRHH para recursos "Archivados"
El objetivo de esta alerta es alertarle sobre recursos en estado "Archivados" para los que no ha definido una fecha de fin de contrato de RRHH en su pestaña "Administrativo".Contrato de RRHH terminando próximamente
Gracias a esta alerta, será proactivo en su proceso de offboarding.Proyectos llegando a su fin
El objetivo de esta alerta es avisar al responsable del proyecto que su(s) proyecto(s) llegan a vencimiento y que debe buscar un nuevo pedido o restaffear a los consultores.Pedidos sin dirección de facturación
El objetivo de esta alerta es notificar al responsable del pedido que debe crear los datos de facturación e indicarlos en el pedido.Proyectos en estado "En curso" sin ningún pedido "No archivado"
El objetivo de esta alerta es alertar al responsable de proyectos que no hay ningún pedido en estado "En curso" en su(s) proyecto(s) "En curso".Ninguna acción de tipo "Nota" desde hace más de 15 días para facturas en estado "Recordatorio 1" y "Recordatorio 2"
El objetivo de esta alerta es incitar al responsable de facturas en recordatorio a realizar un seguimiento.Ninguna dirección de facturación para pedidos "En curso"
El objetivo de esta alerta es alertar al responsable de pedidos si existen pedidos sin dirección de facturación para evitar enviar facturas incompletas.Importe de los vencimientos diferente al CA Pedido
El objetivo de esta alerta es alertar al responsable de un pedido de tipo "Vencimiento" que la suma de los diferentes vencimientos no corresponde al importe total del pedido, el "CA Pedido".Fecha de pago pasada desde hace más de 20 días para facturas cuyo estado es "Creación" y "Enviado al cliente"
El objetivo de esta alerta es alertar al responsable de facturas que la fecha de pago ha sido superada y que debe marcar las facturas como "Pagadas" o realizar acciones de seguimiento.Vencimientos de facturación pendientes de tratamiento
El objetivo de esta alerta es alertar al responsable de un pedido de tipo "Vencimiento" que los vencimientos de facturación no han sido tratados desde hace más de 5 días.
⠀
Configurar alertas - punto de vista del usuario
Dashboard > pestaña Alertas > botón de Configuración
Podrá entonces:
Configurar los informes de alertas
Modificar las alertas puestas a su disposición por su administrador
Crear nuevas alertas
Modificar el orden de visualización de las alertas gracias al sistema de drag and drop
Configurar los informes de alertas
Puede configurar sus informes de alertas diarios y semanales.
Para cada uno de estos informes, dos opciones están disponibles:
Mantener la configuración por defecto, definida en Administración
(En caso de necesidad, una información le informa de la configuración realizada)Personalizar sus informes
Días de envío de los informes
Hora de envío de los informes adaptada al huso horario seleccionado en la configuración de la ficha recurso
Crear una alerta
Sólo tiene que ir al final de la página de configuración y hacer clic en Crear una alerta.
Elegir el módulo correspondiente para el que desea crear una alerta
Seleccionar una alerta relativa a este módulo
Rellenar una serie de variables : período, tipo, estado, etc.
Elegir los informes de alertas : diario, semanal, ambos, ninguno
Modificar una alerta
Si desea modificar una alerta, basta con hacer clic sobre ella y realizar las modificaciones deseadas y listo.
Atención
Un usuario sólo puede editar sus propias alertas.
Respecto a las alertas de Administración, podrá modificar el estado:
Por defecto: esta alerta será igual al estado definido en Administración
Desactivada: esta alerta puede ser desactivada si el usuario no desea seguirla
Activada: esta alerta puede ser activada y entonces, sea cual sea el estado de la alerta en Administración, se mostrará para el usuario⠀
Consejo
Si desea editar una alerta de administración, le aconsejamos desactivarla y luego duplicarla para que esta alerta esté en su configuración y así pueda modificarla según sus deseos.
⠀
FAQ
Dar acceso a la configuración de alertas a un rol o administrador
Es posible dar acceso a un administrador o a un rol. Sólo tiene que ir a la configuración de la cuenta del administrador o del rol > sección Administración y activar la funcionalidad.
⠀
No veo el botón de creación cuando llego a la configuración de alertas
El enlace de creación se encuentra al final de la página. Esto le permite recorrer las diferentes alertas para asegurarse de que no existe antes de crearla.
Como administrador, quiero archivar una alerta
En el lado del administrador, es posible desactivar una alerta o eliminarla.
Desactivar: si desactiva una alerta Y el usuario tenía el estado Por defecto en esa alerta, entonces se desactiva. Si el usuario tenía Activada la alerta, entonces no hay impacto.
Eliminar: esta alerta se elimina en el lado del usuario.⠀
Ya no puedo crear alertas
El número máximo de alertas es 50. Si ha alcanzado este límite y desea crear una nueva alerta, deberá desactivar una alerta existente. Si esta alerta desactivada se utiliza en el lado del usuario, no se desactivará.
Distinguir las alertas "administrador" de las alertas "usuario"
Una alerta de administrador se caracteriza visualmente por este icono
y la alerta de usuario por este otro
.
Restaurar la configuración de alertas realizada por el administrador
Dashboard > pestaña Alertas > botón de Configuración
Sólo tiene que hacer clic en el botón de restauración.