Para que tus recursos (consultores internos y/o externos) puedan registrar sus tiempos, gastos y ausencias, es necesario darles acceso al intranet. Aquí tienes el procedimiento a seguir.
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Antes de crear el acceso intranet de tu recurso
Completa correctamente la ficha recurso del colaborador
Antes de activar el intranet de un recurso en BoondManager, asegúrate de:
que se haya indicado un email en el campo "Email 1" del recurso. Este email será utilizado para el envío de emails, la validación o rechazo de fichas de tiempos, notas de gastos y solicitudes de ausencias. ¡Asegúrate de que el recurso consulte este email!
Recursos> ficha recurso > pestaña información > campo "email 1"
haber indicado los datos contractuales del recurso (tipo de contrato, fecha de inicio, "salario", gastos anticipados, etc.). Si no es el caso, haz clic en el botón "Nuevo Contrato" e indica los datos contractuales.
Es esencial completar correctamente los datos contractuales porque permiten definir el CJM Contrato (Costo Diario Promedio Contrato) útil para calcular el costo de intervención diario promedio de los Recursos utilizado en las Oportunidades y Proyectos.
Recursos> ficha recurso > pestaña Administrativo > botón crear un contrato RH (ver ayuda en línea: Crear un recurso de la A a la Z)
Asignar los proyectos al colaborador
Tu recurso debe estar correctamente asignado a sus proyectos en curso para poder registrar sus tiempos y gastos. Un recurso puede estar asignado a varios proyectos simultáneamente si no está a tiempo completo en ellos.
Para ello, ve a los proyectos correspondientes para asignarlo.
Proyecto > ficha proyecto > pestaña Prestaciones > pulsa el botón + > selecciona el recurso
Para verificar que tus recursos estén correctamente asignados a un proyecto, utiliza los planes de carga en el módulo Informe de Actividad!
Configurar la interfaz Administrador
Para realizar esta verificación, se requiere acceso Administrador.
Desde la interfaz Administrador > Agencia Jurídica > pestaña Actividad y gastos puedes configurar:
Una fecha de recordatorio a partir de la cual los colaboradores deben registrar sus Tiempos y/o sus Gastos
Los circuitos de validación de Tiempos y Gastos (y más abajo: solicitudes de ausencias). En estas tablas, puedes indicar uno o varios administradores, el orden cronológico es de arriba abajo
Los tipos de actividades y gastos sobre los cuales el colaborador registra sus tiempos y gastos
El logo que aparecerá en los informes de actividad
Las escalas kilométricas así como los diferentes gastos
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Configurar y activar el intranet de tu recurso
Una vez realizadas todas las verificaciones, podemos continuar.
En la ficha recurso
El email está correctamente configurado. Haz clic en la rueda de Configuración y ¡vamos allá!
En la ficha configuración del recurso
Para activar el intranet, marca la casilla
Elige la configuración de intranet que deseas otorgar al recurso (empleado, freelance, subcontratado, otro)
Los roles de intranet son configurables en Administración (Administradores / roles > pestaña Roles), y te permiten dar acceso o no a los módulos Tiempos, Gastos, Ausencias, Mis Facturas
Existen 3 roles de intranet por defecto pero - si tienes la oferta Enterprise - puedes crear nuevos para afinar tus accesos intranet.Verifica o modifica el Login del colaborador
Por defecto la herramienta propone el email1 del colaborador. Cuando compartas sus accesos, tu colaborador podrá cambiar su contraseñaPor defecto, la herramienta propone que el recurso pueda registrar sus tiempos y gastos a partir del mes de su "fecha de contratación"
Si deseas que registre a partir de otro mes, selecciona "A definir" y define el mes deseadoPor defecto, el circuito de validación es el definido en la configuración de la agencia, sin embargo puedes elegir un circuito de validación personalizado para este recurso (añadiendo/eliminando/reorganizando validadores)
La configuración básica está definida en Administración (Agencias Jurídicas > ficha agencia jurídica > pestaña Tiempos, Gastos y Ausencias > secciones Tiempos, Gastos y Solicitudes de ausencias > subsección Circuito de validación por defecto)Esta configuración permite elegir qué documentos serán generados automáticamente cada mes
La fecha de creación es configurable en Administración (Agencias Jurídicas > ficha agencia jurídica > pestaña Tiempos, Gastos y Ausencias > secciones Tiempos y Gastos > campo "Fecha de creación de documentos y de envío a los recursos"Por defecto, los tipos de unidades de obra diaria autorizadas son los definidos en la configuración de la Agencia Jurídica, puedes personalizarlos para este recurso si lo deseas
Guarda y pasemos a la comunicación de los accesos. Haz clic en "Compartir los accesos"
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Comunicar los accesos a tu recurso
Una vez que tu recurso dispone de un intranet activo, podrás enviarle los identificadores para que pueda registrar sus tiempos, gastos y hacer sus solicitudes de ausencia.
Compartir la ficha
Tu recurso está seleccionado por defecto, puedes añadir otros destinatarios si lo necesitas
Verifica el cuerpo del mensaje, este es un modelo por defecto que puedes modificar en tus parámetros globales
Esta casilla te permite enviarte una copia del compartir por email a tu dirección
Haz clic en el botón de compartir para enviar tu mensaje y ¡listo! ¡Bravo!
Administración > Parámetros Globales > pestaña Compartir
Para ir más lejos
Crear en masa tus accesos intranet
Puedes activar o desactivar en masa los intranets de tus recursos. Para ello, tendrás que descargar la App IntranetAccount con la ayuda de tu administrador.
Administración > Apps/MarketPlace > IntranetAccount> luego activa la funcionalidad a los administradores correspondientes accediendo a la cuenta administrador
¡Mira el tutorial previsto para la utilización de IntranetAccount para más información!
Comunicar en masa tus accesos intranet
Puedes comunicar en masa los accesos intranet de tus recursos. Para ello tendrás que descargar la App Emailing con la ayuda de tu administrador.
Administración > Apps/MarketPlace > Emailing
¡Mira el tutorial previsto para la utilización de Emailing para más información!