El módulo Acciones muestra por defecto todos los "Recordatorios" (tareas a realizar) que deben ser tratados dentro de su perímetro. También permite visualizar las acciones realizadas en las diferentes fichas de la herramienta.
El módulo Acciones tiene como objetivo:
Ayudarle en la gestión diaria de su actividad recordándole prioritariamente las tareas a realizar dentro de los diferentes módulos a los que tiene acceso (llamada a un prospecto, seguimiento de misión, entrevista con un candidato, etc.),
Proporcionarle información útil para preparar sus reuniones comerciales, de RRHH y administrativas,
Permitirle estudiar las acciones realizadas dentro de su perímetro de actividad y los perímetros de otros administradores (según sus derechos de acceso). Ejemplo: visualizar todos los RDV realizados en el CRM o los puntos de misión efectuados en el módulo Proyectos,
Permitirle asignar recordatorios/acciones entre administradores,
Conservar un historial de todas las acciones, intercambios y reuniones realizadas con sus prospectos, colaboradores y clientes.
Crear una Acción
Si desea crear una acción realizada en una ficha en BoondManager para:
Notificar una llamada realizada a un candidato
Registrar el informe de una entrevista de RRHH realizada con un recurso
Anotar el balance de una reunión con un prospecto (desde una ficha de Contacto CRM)
Inscribir el balance de un seguimiento de misión realizado en un proyecto
Entonces debe hacer clic en la ficha correspondiente (Candidato, Prospecto, Proyecto, Pedido...) y tiene dos opciones para crear una acción:
Una vez en su Acción:
Por defecto, la herramienta propone crear una acción de tipo "Recordatorio/To do", sin embargo puede seleccionar otro tipo de acción realizada entre la lista desplegable (configurada por el administrador de su interfaz)
Inscriba la fecha y hora en la que se realizó la acción
Aquí encontrará el administrador responsable de la acción; por defecto, cuando crea una acción usted es el responsable
Solo tiene que inscribir su informe
En caso de necesidad, puede adjuntar un documento a su acción
Guardar
Recordatorio:
Una acción siempre está vinculada a un contacto (candidato, recurso, contacto CRM). Desde el CRM debe realizar el siguiente camino: CRM > Empresa > Ficha contacto > Crear la acción
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Crear un modelo de acción
Tiene la posibilidad de crear y utilizar modelos de acción para ahorrar tiempo en su registro. Para ello puede leer la siguiente documentación: Crear modelos de acción
Aquí tiene un modelo de acción posible:
Los modelos son propios de cada tipología de acción y pueden ser personalizados por administrador o comunes si han sido generados desde la Administración. Encontrará todos sus modelos disponibles haciendo clic en su nombre en la parte superior derecha de la interfaz, luego Configuración y en la pestaña "Modelos de acción".
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Crear un Recordatorio
Un Recordatorio/To do es una tarea a realizar en el futuro. Si desea crear un "Recordatorio" en una ficha de BoondManager como:
Llamar a un candidato para fijar una entrevista
Relanzar un prospecto
Realizar un seguimiento de misión
Recibir un pedido
Programar una reunión
...
Entonces debe realizar el mismo camino que para una acción clásica desde una ficha de contacto (candidato, recurso o contacto CRM):
Camino 1: Vaya a la pestaña Acciones y pulse el botón +
Camino 2: Haga clic en el botón + luego "Acción"Mantenga la acción de tipo "Recordatorio/To do",
Inscriba una fecha y hora futura en la que debe realizar el recordatorio
Solo tiene que inscribir su texto en el bloque
Y guardar.
Su "Recordatorio/To do" aparecerá en varios lugares:
En la ficha del contacto correspondiente
En el módulo Acciones
En su dashboard el día que deba realizarse el recordatorio
Si tiene la App Notificaciones activada, también recibirá cada día por email la lista de sus "Recordatorios" del día si la ha configurado previamente.
Recordatorio:
Un Recordatorio/To Do siempre está vinculado a un contacto (candidato, recurso, contacto CRM). Desde el CRM debe seguir el siguiente camino: CRM > Empresa > Ficha contacto > Crear la acción Recordatorio/To Do
Gestionar sus Acciones / Recordatorios To Do
Por defecto, BoondManager muestra las acciones clásicas y acciones de tipo "Recordatorio / To do" de su perímetro en todos los módulos activados.
En el módulo Acciones, los "Recordatorio/To do" se muestran por defecto en orden cronológico. Así, si los "Recordatorios" no se realizan a tiempo, seguirán mostrándose hasta que los trate.
Tratar los Recordatorios/To Do
Para tratar un "Recordatorio", hay varios escenarios posibles:
1. El "Recordatorio" se realiza
Ejemplo: tiene un "Recordatorio" porque ha planificado una entrevista con un candidato o una reunión telefónica con un cliente. Esta acción se desarrolla como previsto.
En este caso, haga clic en el Recordatorio y modifique su tipología seleccionando el tipo de acción realizada en la lista desplegable, indique si lo desea el historial en el cuerpo de la acción y guarde.
2. El "Recordatorio" se debe posponer
Ejemplo: tiene un "Recordatorio" para relanzar un cliente. Ha llamado al cliente pero no estaba disponible. Debe llamarlo de nuevo en 2 días.
Va a crear una acción de tipo "Llamada" en la ficha del cliente para señalar que ha intentado llamarlo (para conservar un historial de su intento de llamada).
Luego haga clic en el "Recordatorio" existente para posponerlo modificando la fecha de la relanzada a 2 días después.
3. El "Recordatorio" se debe eliminar
Ejemplo: tiene un "Recordatorio" para concertar una entrevista con un candidato. Llama al candidato. No desea realizar la entrevista porque ya está en puesto. Va a crear una acción de tipo "Llamada" en la ficha del candidato para señalar que el candidato no está disponible (para conservar un historial de su llamada).
Luego va a eliminar el "Recordatorio" seleccionando la casilla a la izquierda del "Recordatorio" correspondiente y haciendo clic en la papelera.
Compartir una acción/un recordatorio con otro administrador
A veces realiza Acciones o programa Recordatorios/To Do que desea compartir con sus colegas. ¡En BoondManager puede compartir todas las fichas que crea!
Para ello, nada más sencillo, encontrará en la parte superior derecha de cada ficha un botón "compartir":
solo tiene que hacer clic.
Luego seleccione uno o varios destinatarios en la lista de ítems.
Verifique que el asunto y el cuerpo del mensaje le convengan o modifíquelo si es necesario.
NB: encontrará el enlace directo a la acción en el cuerpo del mensaje.Elija si desea ponerse en copia para recibir también el compartido por correo.
¡Haga clic para enviar!
¡Truco!
¡Puede crear grupos predefinidos de destinatarios para ahorrar tiempo!
Ver las acciones/recordatorios de otros administradores
Para ver las Acciones o Recordatorios/To do de otros administradores debe asegurarse de tener los derechos. Si no es el caso, contacte con su administrador de BoondManager.
Luego, simplemente vaya al módulo Acciones y filtre sobre el perímetro de otros administradores de su empresa o directamente en la pestaña Acciones de las diferentes fichas que le interesen.
Ejemplo: quiere ver el informe de candidato que ha redactado su colega, entonces vaya al módulo candidato > haga clic en el candidato para abrir su ficha > pestaña Acciones > Encontrará todas las acciones realizadas con él.
Asignar una acción/un recordatorio a otro administrador
A veces realiza una acción y desea asignarla a otro administrador. Para ello, asegúrese con su administrador de tener los derechos de reasignación necesarios para la operación.
Una vez verificado, solo tiene que ir a la acción en cuestión y seleccionar otro administrador en la lista desplegable. Así:
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Para ir más allá
Si desea sincronizar sus Acciones y Recordatorios/To do con su agenda de Gmail u Outlook, ¡es posible! BoondManager pone a disposición las Apps GCalendar y Microsoft que permiten la integración.
¿El plus? ¡También puede invitar a sus colegas y clientes directamente desde la Acción o el Recordatorio/To Do en Boond!
Puede descargar estas Apps en el marketplace o pedir a su administrador que lo haga y se las active.