Notre application Microsoft ainsi que le connecteur Outlook propose un interfaçage avec votre suite Microsoft qui vous permet de :
Créer un événement dans votre calendrier Outlook à partir de BoondManager
Créer une action dans BoondManager depuis un événement de votre calendrier Outlook
Garder vos actions BoondManager et événements Outlook synchronisés
Historiser un email dans BoondManager depuis votre boîte de réception Outlook
Pour en en profiter, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
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Installer l'application Microsoft sur BoondManager
Interface Administrateur > Marketplace
Pour cette étape, il vous suffit de :
Chercher puis ouvrir l'application Microsoft
Cliquer sur Installer
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Autoriser un manager à les utiliser
Interface Administrateur > Onglet "Managers/Rôles" > Fiche Manager/Rôle concernée
Pour cela, il vous faut :
Cocher la case en face de l'application Microsoft
Dans la rubrique "Apps disposant de fonctionnalités avancées", sélectionner Microsoft pour les champs Calendrier
Enregistrer !
N.B. : Il ne faut pas configurer Microsoft pour le champ Mail de la rubrique Apps disposant de fonctionnalités avancées car, à ce jour, l'entreprise Microsoft ne gère pas cette fonctionnalité.
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Lier son compte Microsoft avec son compte BoondManager
Depuis votre interface BoondManager, suivez les étapes ci-dessous :
Suivre le chemin suivant : Interface Manager > Mes Apps > Microsoft
Se connecter à son compte Microsoft
Accepter les conditions/autorisations demandées par Microsoft
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Installer l'application BoondManager sur votre environnement Microsoft (Utilisateurs)
Depuis votre interface Microsoft, suivez les étapes ci dessous :
Téléchargez le complément en passant par ce lien (faites un clic droit sur la page pour enregistrer le document en XML).
Se rendre ensuite dans votre boîte mail et ouvrir un email pour accéder aux applications via l'icône en dé.
Cliquez "Télécharger des compléments"
Cliquez ensuite sur "Mes compléments"
Et enfin sur Ajouter un complément personnalisé puis Ajouter à partir d’un fichier
Sélectionnez le fichier préalablement téléchargé.
N'hésitez pas à consulter le support de Microsoft pour savoir comment utiliser des compléments dans outlook sur le web.
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Installer l'application BoondManager sur votre environnement Microsoft (Administrateurs)
Depuis votre interface Microsoft, suivez les étapes ci-dessous
Se rendre sur votre interface Admin
2. Se rendre sur Paramètres / Applications intégrées :
3. Cliquer sur le Charger les applications personnalisées :
Applications intégrées :
4. Cliquer ensuite sur Type de l'application / "Complément Office" et Fournir un lien vers le fichier de manifeste
Renseigner l'URL suivante dans le champ approprié : https://ui.boondmanager.com/api/apps/microsoft/manifest
Cliquer sur Charger
Ajustez ensuite les Autorisations que vous souhaitez configurer
Enfin, cliquer sur Déployer
IMPORTANT !
L'application peut mettre juste qu'à 6h à se déployer sur vos interfaces.
Félicitations ! vous avez maintenant la possibilité d'utiliser les fonctions suivantes :
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Créer un événement dans votre calendrier à partir d'une action BoondManager
Scénario d'utilisation : vous souhaitez créer un rappel pour un rendez-vous client, inviter le client à l'événement et synchroniser ce rappel avec votre calendrier Outlook.
Vous créez donc une action rappel sur votre fiche CRM puis suivez les étapes ci-dessous :
Veillez à avoir installé Microsoft sur votre interface BoondManager, et installé l'extension BoondManager sur Outlook
Cliquez sur Ajouter au calendrier du responsable
Vous verrez alors que des champs apparaissent, certains étant pré-remplis mais vous pouvez évidemment les modifier ! À vous de changer le titre, le lieu, la date de début et de fin à votre guise. Et si vous le souhaitez, vous pouvez même ajouter/supprimer des invités en tapant leur nom (s'il s'agit de managers ayant un compte BoondManager) ou leur adresse email :
N'oubliez pas d'enregistrer pour que les modifications soient prises en compte et surtout de manière à lancer la création/mise à jour de l'événement dans votre calendrier.
Vous pouvez désormais rafraîchir votre calendrier Outlook et vous verrez que l'événement a bien été ajouté/mis à jour!
Important
Attention, tous les invités verront le détail des commentaires de votre action BoondManager, même une fois l'évènement passé.
Veillez à n'y renseigner que des informations que vous souhaitez rendre visibles car tout nouveau commentaire enregistré dans cette action sera aussi recopié dans les invitations calendrier de tous les invités !
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Créer une action depuis un événement Outlook
Scénario d'utilisation : Vous créez un événement Outlook relatif à un rdv client et souhaitez l'enregistrer également dans sa fiche BoondManager.
Vous créez donc un nouvel événement dans Outlook, puis suivez les étapes ci-dessous :
Veillez à avoir installé Microsoft sur votre interface BoondManager, et installé l'extension BoondManager sur Outlook
Remplissez les informations de l'événement, à savoir le titre, les participants éventuels, les dates, les commentaires, etc.
Cliquez ensuite sur le menu "..." en haut à droite et choisissez BoondManager.
Un encart s'affiche alors à droite de l'événement, et vous pouvez alors indiquer dans quelle fiche BoondManager vous souhaitez enregistrer cet événement.
Utilisez le champ de recherche et les filtres pour choisir la bonne fiche CRM puis cliquez sur Ajouter :
NB : Une fois ajouté, l'évènement pourra être mis à jour par le même chemin afin de garder Outlook et BoondManager synchronisés :
Vous pouvez à présent consulter les détails du RDV dans la fiche CRM BoondManager de ce client :
Ça y est, votre action a bien été créée dans l'interface BoondManager !
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Créer une action depuis un email Outlook
Scénario d'utilisation : Vous recevez un email sur Outlook d'un client et souhaitez l'enregistrer dans sa fiche BoondManager.
Vous ouvrez donc cet email dans Outlook, puis suivez les étapes ci-dessous :
Veillez à avoir installé Microsoft sur votre interface BoondManager, et installé l'extension BoondManager sur Outlook
Cliquez sur le menu "..." en haut à droite de l'email
Choisissez BoondManager
Un encart s'affiche alors à droite, et la fiche CRM BoondManager est automatiquement reconnue à partir des adresses email de l'expéditeur et/ou du destinataire.
Important : la reconnaissance de la fiche CRM se fera dans la limite de vos droits d'accès BoondManager sur cette fiche
Choisissez ensuite le type d'action à créer dans la CRM
Cliquez enfin sur Ajouter :
Vous pouvez à présent consulter l'email dans l'historique de votre client sur BoondManager :