Gracias a nuestra colaboración con Universign (Signaturit), le ofrecemos la posibilidad de hacer firmar sus documentos administrativos (contratos, ofertas comerciales, etc.) y de seguir la recepción y los recordatorios directamente desde su interfaz de BoondManager.
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¡Pre-requisito!
Solo las personas con derechos de acceso a la Administración de BoondManager podrán instalar y configurar el acceso a la aplicación.
Freemium: su cuota incluida por suscripción
Usted disfruta de una cuota mensual y gratuita de firma electrónica.
Para conocer su cuota, diríjase a su espacio "mi suscripción" haciendo clic en su nombre en la parte superior derecha (según sus derechos).
Si desea aumentar su cuota, puede contactar con nuestro soporte.
Instalación y configuración de la aplicación
Administración > sección Apps / Marketplace > pestaña Marketplace > Firma electrónica
Instalación
Configuración
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A tener en cuenta
Solo las personas con derechos de acceso a la aplicación podrán utilizar la funcionalidad de firma electrónica. Recomendamos instalarla para todos los administradores.
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Envío del documento a firmar
Una vez instalada la aplicación en su cuenta de BoondManager, encontrará el icono de firma electrónica en la parte superior derecha de las diferentes fichas (Recursos, Candidatos y Oportunidades), lo que le permite iniciar el proceso de firma electrónica para el documento que elija.
Al hacer clic en este icono, se abre una ventana que contiene la siguiente información:
Integración del documento PDF a firmar
Elección de ubicación donde se almacenará el documento una vez firmado
Selección del email del firmante (entre los emails registrados en BoondManager)
Selección del número de teléfono del firmante (entre los números registrados en BoondManager)
Posibilidad de añadir otros firmantes (hasta 4 firmantes posibles, los firmantes deben estar en la base de datos de BoondManager)
Indicación del número de créditos restantes en su pack
Al hacer clic en el botón "Enviar":
El documento enviado se adjunta automáticamente a la ubicación prevista en el estado "Documento pendiente de firma"
En la sección Tarea pendiente, podrá visualizar quién envió el documento, cuándo se realizó el envío y así ver el estado del proceso de firma
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A tener en cuenta
El correo es enviado al(los) firmante(s) por nuestro socio Universign, no podrá modificar este correo de envío de documento.
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Firma electrónica
Todo el proceso de firma se realiza en el entorno Universign.
Su(s) firmante(s) deberán seguir el siguiente recorrido:
Hacer clic en el enlace recibido por email
Aceptar las condiciones de Universign
Validar la firma mediante un código enviado por SMS
Firmar el documento
Proceso de firma electrónica
Una vez enviado el documento, esta es la procedimiento de firma que su(s) firmante(s) deberán seguir:
Para que la firma electrónica pueda ser validada por Universign, un código de verificación será enviado por SMS al(los) firmante(s).
Una vez finalizado el procedimiento de firma, el emisor y el(los) firmante(s) reciben un correo informándoles que el documento está firmado y permitiéndoles descargar el documento firmado.
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Advertencia
Una vez iniciado el proceso de firma electrónica desde BoondManager, el número de teléfono del(los) firmante(s) no podrá ser modificado. Es importante introducirlo correctamente desde el principio, en BoondManager.
Recepción del documento firmado en BoondManager
En BoondManager, verá la tarea como realizada, podrá ver todo el proceso de firma y encontrará el documento firmado, guardado en la ubicación prevista.
Recordatorios
Nuestro socio Universign prevé un recordatorio automático a los 3 días.
Este recordatorio lo gestiona Universign, no tenemos la posibilidad de modificar estos parámetros.
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Condiciones de uso
Usted tiene derecho a una cuota freemium en función de su número de licencias.
Si necesita más documentos firmados al mes, le invitamos a contactar con soporte para que podamos aumentar su cuota.
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F.A.Q.
💡¿Universign es un socio certificado?
Universign es un proveedor de servicios de confianza, reconocido por las autoridades francesas y europeas, y certificado eIDAS.
💡¿Puedo modificar los correos de envío de documentos a firmar y los correos de recordatorio?
Estos correos son enviados por Universign y no pueden ser modificados.
💡¿Está previsto un recordatorio si el(los) firmante(s) no firma(n)?
Universign prevé un recordatorio a 3 días.
💡¿Debo prever un espacio de firma en mi documento?
Le recomendamos no prever un espacio de firma: este será añadido en una página en blanco, a continuación de su documento inicial.
💡¿Dónde encontrar mis documentos una vez firmados?
Encontrará sus documentos firmados en BoondManager en la ubicación prevista en el momento del envío.
💡Como firmante, ¿puedo encontrar mis documentos firmados o por firmar?
Puede encontrar sus documentos firmados en cualquier momento creando un espacio personal gratuito en Universign. Puede crearlo después de firmar un primer documento proveniente de nuestra App de Firma Electrónica. Este espacio solo le permite seguir los documentos que usted mismo ha firmado y recibido de Boond.
💡¿Cuántos firmantes puedo añadir en el proceso?
Puede añadir hasta 4 firmantes para un mismo documento.
💡¿La firma de los informes de actividad pasa ahora por este socio?
No, la firma de las hojas de tiempo sigue siendo un procedimiento de firma electrónica aparte, totalmente gratuito. Esto no afectará sus créditos Universign.
💡¿Cómo se contabilizan los créditos de nuestro pack?
Un crédito se deduce después de la primera firma, y no en cada firma (4 firmantes en un mismo documento = 1 crédito consumido en su pack, contabilizado después de la firma del primer firmante).
💡¿Puedo cancelar el procedimiento de firma electrónica?
Mientras el último firmante no haya firmado el documento, puede cancelar el procedimiento desde la tarea pendiente en BoondManager. Una vez que el último firmante haya firmado el documento, ya no podrá cancelar ni eliminar el documento.
💡¿Puede expirar mi documento?
Si el circuito de validación completo no se ha finalizado en los 14 días, el procedimiento expirará, el documento será eliminado y deberá iniciar un nuevo proceso de firma. Encontrará el registro de su envío inicial expirado en el registro de actividades.
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