🚨 A noter
Cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant souscrit à une offre Advanced, Enterprise ou Business.
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En bref
Les règles de saisie rendent un champ obligatoire sur vos fiches. Une règle s'applique à toutes les fiches du module, ou seulement à certains états, types ou agences. Tant qu'un champ requis est vide, l'enregistrement est refusé et Boond indique quel champ remplir.
Modules concernés : Candidats, Ressources, Besoins, Positionnements, Contacts et Sociétés.
Pour l'administrateur : il choisit le champ à rendre obligatoire et, s'il le souhaite, limite la règle à certains états, types ou agences.
Pour les utilisateurs : la fiche affiche ses champs requis, et l'enregistrement est refusé tant qu'ils sont vides.
Dans la vue listes des modules : un filtre et une colonne retrouvent les fiches dont des champs requis sont vides.
Avant de commencer
Pour créer, modifier ou supprimer une règle, vous avez besoin de deux droits :
l'accès à l'Administration ;
le droit « Règles de saisie », à attribuer aux rôles qui géreront les règles.
Sans le droit « Règles de saisie », l'entrée n'apparaît pas dans l'administration. Une fois créée, une règle s'applique à tous les utilisateurs, quel que soit leur profil.
Créer et gérer une règle
Vous gérez les règles depuis Administration > Personnalisation > Règles de saisie. L'écran présente les champs requis état par état, module par module.
Créer une règle
Une règle répond à trois questions : quel champ exiger, sur quelles fiches, et à partir de quand.
Cliquez sur « Nouvelle règle » : la fenêtre vous les pose dans cet ordre et résume la règle au fil des étapes.
1. Le champ : ce que vous exigez.
Choisissez le module et le champ que vos équipes devront remplir. Par exemple, l'email d'un candidat ou le tarif de vente journalier d'un positionnement. Une règle porte sur un seul champ par module. Si vous souhaitez en exiger trois, vous devrez créer trois règles.
2. Le périmètre : les fiches concernées.
Limitez si besoin la règle à certains états, types ou agences. Ces trois critères sont facultatifs et se combinent. Un périmètre précis évite de bloquer trop tôt : avec une règle limitée à l'état Qualifié, un candidat tout juste repéré s'enregistre sans email. Ne rien choisir applique la règle à toutes les fiches du module.
A savoir
Le choix du type n'existe pas sur les sociétés, ni sur les positionnements, dont le type vient du besoin.
3. L'exigence : à partir de quand.
La case « Ignorer à la création d'une fiche » décide du moment où le champ devient bloquant.
Case cochée (par défaut) : vos équipes créent la fiche sans ce champ, puis le remplissent quand l'information arrive. Il est contrôlé aux enregistrements suivants.
Case décochée : la fiche ne peut pas être créée sans ce champ. Réservez ce choix aux informations indispensables dès le premier contact. La case n'est proposée que pour les champs du formulaire de création, et jamais sur les positionnements, qui n'en ont pas.
4. Le pourquoi : la raison de la règle (facultatif).
Expliquez en une phrase pourquoi ce champ compte. Par exemple, « Sans email, impossible d'envoyer une proposition de mission au candidat. »
La raison reste attachée à la règle : un autre administrateur la comprend avant de la modifier ou de la supprimer. Vos utilisateurs la lisent dans le panneau des champs requis, en survolant le point d'interrogation à côté du champ.
5. Le résumé : votre dernière vérification.
Avant l'enregistrement, la fenêtre résume la règle en une phrase (section en gris). Par exemple « Sur les fiches Candidats aux états En cours de process, Top profil de tous types de toutes les agences, le champ Email 1 devient requis après la création ». C'est exactement ce que vos équipes devront respecter : relisez-la, puis cliquez sur « Créer ». La fenêtre indique aussi combien de fiches de votre périmètre sont déjà concernées : elles seront marquées après le prochain recalcul.
Modifier ou supprimer une règle
Cliquez sur l'étiquette d'un champ pour ouvrir sa règle en modification.
Supprimez la règle avec le bouton « Supprimer » de cette même fenêtre. Boond vous demande de confirmer.
Si vous avez accès au droit "Journal d'activité", le lien « Journal d'activité », en bas de l'écran, ouvre l'historique des règles.
Lire l'écran
Le filtre Module, en haut de l'écran, choisit le module affiché et indique le nombre de règles de chacun.
Chaque ligne affiche l'état et les champs requis dans cet état. Les états s'affichent dans l'ordre indiqué dans vos paramètres globaux. Une règle posée sur trois états apparaît sur les trois lignes. L'étiquette précise aussi le moment du contrôle, par exemple « à l'enregistrement ».
La ligne « Tous les états » regroupe les règles valables dans tous les états.
Le type et l'agence d'une règle ne figurent pas sur son étiquette. Vous devrez ouvrir la règle pour les voir.
Quand une règle s'applique
Une règle bloque dès son enregistrement. Elle ne modifie pas vos fiches existantes : une fiche dont un champ requis est vide reste consultable, et elle est contrôlée à son prochain enregistrement, selon les cas décrits plus bas.
Seul le statut des fiches attend une mise à jour, après chaque création, modification ou suppression de règle :
Un bandeau « Mise à jour en cours » s'affiche en haut de l'écran Règles de saisie. Il cite les modules dont les fiches ne sont pas encore à jour.
Le bandeau disparaît pour un module dès que toutes ses fiches sont à jour. Comptez 48 heures au maximum.
Pendant ce temps, le panneau des champs requis de la fiche affiche déjà la nouvelle règle, et l'alerte de l'en-tête porte la mention « fiche désynchronisée ».
Les statuts d'une fiche
Statut | Ce qu'il signifie |
Champs requis manquants | Au moins un champ requis pour cette fiche, selon son état, son type et son agence, est vide. |
Champs requis remplis | Tous les champs requis pour cette fiche sont remplis. |
Pendant la mise à jour, le statut affiché peut ne pas encore tenir compte de la dernière modification de règle.
Sur la fiche
La fiche montre les champs requis avant tout refus, à trois endroits : l'en-tête, le panneau des champs requis et le formulaire. Seuls les champs que vous voyez sont listés et comptés.
Dans l'en-tête
À côté du nom de la fiche, une alerte indique le nombre de champs requis encore vides, par exemple « 2 champs requis ».
Quand tous sont remplis, elle affiche « Champs requis complétés ».
Elle reste visible sur tous les onglets. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau des champs requis.
Dans le panneau des champs requis
Le panneau s'ouvre sur l'état actuel de la fiche. Il liste les champs requis dans cet état : un cadenas signale un champ vide, une coche un champ rempli.
Les flèches affichent les autres états, dans l'ordre de vos paramètres globaux. Vous savez ainsi ce que le prochain état demandera.
Le panneau informe sans rien bloquer : le contrôle se fait à l'enregistrement.
Dans les fiches
Sur l'onglet affiché, les champs requis pour la fiche portent la mention « requis », comme les autres champs obligatoires, et sont surlignés tant qu'ils sont vides.
En haut de l'onglet Informations, un bandeau liste aussi les champs requis vides de la fiche.
Le marquage s'affiche dès l'ouverture de l'onglet, que le champ soit rempli ou non.
Sur la fiche de création, seuls les champs requis dès la création sont marqués.
Le marquage suit l'état, le type et l'agence enregistrés de la fiche. Si vous en changez un dans la fiche, il se met à jour après l'enregistrement.
Quand l'enregistrement est refusé
Boond refuse un enregistrement quand un champ requis concerné est vide. Les champs contrôlés dépendent de ce que vous faites.
Ce que vous faites | Champs contrôlés | Le panneau s'ouvre sur |
Enregistrer un onglet sans changer d'état | Les champs requis de la fiche présents sur cet onglet et que vous voyez | L'état actuel |
Changer l'état de la fiche | Tous les champs requis de l'état visé, sur tous les onglets, même ceux que vous ne voyez pas | L'état visé |
À la création d'une fiche, seuls les champs requis dès la création sont contrôlés. Les autres le sont à partir de l'enregistrement suivant.
Ce que vous voyez
Un message signale que l'enregistrement a échoué.
Le panneau des champs requis s'ouvre sur l'état indiqué dans le tableau.
Dans la fiche, les champs requis vides passent en erreur. Fournisseur et Service font exception : sans zone à l'écran tant que vous n'en ajoutez pas, ils ne sont signalés que dans le panneau.
Après un refus, le sélecteur d'état garde l'état que vous avez choisi, sans l'enregistrer.
Pour débloquer, remplissez les champs signalés puis enregistrez à nouveau. Vous pouvez aussi annuler votre modification ou revenir à l'état précédent.
Partout où vous modifiez une fiche
Les mêmes règles s'appliquent quel que soit l'endroit d'où vous enregistrez :
Modification rapide depuis la Synthèse : même comportement, dès la validation.
Vues Kanban : un changement d'état refusé affiche le message « Un ou plusieurs champs sont requis ».
Actions groupées : les fiches refusées figurent dans la liste des fiches non modifiées, sans le détail des champs manquants.
Changement d'état d'un besoin : si vous mettez aussi à jour ses positionnements, ceux dont des champs requis sont vides gardent leur état, et un message vous le signale.
Boond Pulse, application mobile et API : les enregistrements sont contrôlés de la même façon.
Retrouver les fiches dans les listes
Dans les listes des six modules, le filtre « Règles de saisie » et la colonne « État des champs requis » vous montrent les fiches dont des champs requis sont vides.
Le filtre « Règles de saisie »
Il remplace l'ancien filtre « Validation » et propose deux valeurs : « Champs requis manquants » et « Champs requis remplis ».
Il tient compte de tous les champs requis de la fiche, y compris ceux masqués par vos droits.
Il est indépendant du pourcentage de qualité de la fiche.
Il ne filtre ni par règle ni par champ.
La colonne « État des champs requis »
Ajoutez-la depuis la configuration des colonnes, comme les autres colonnes de la liste.
Elle indique pour chaque fiche si des champs requis sont manquants ou remplis.
Vous pouvez filtrer la liste depuis la colonne.
Vos recherches sauvegardées
Celles qui utilisent l'ancien filtre « Validation » continuent de fonctionner.
Celles qui utilisaient la valeur « Fiches partiellement renseignées » s'ouvrent sans ce critère, car cette valeur n'existe plus.
Limites actuelles à connaître
Les règles de saisie vérifient qu'un champ est rempli. Elles ne jugent pas ce qui est saisi.
Champs : seuls les champs natifs des six modules sont proposés. Les champs personnalisés ne le sont pas.
Exigence : un seul niveau existe, Requis. Une règle ne vérifie ni un montant minimum ni un nombre minimum de valeurs.
Périmètre : une règle se restreint par état, type et agence. Elle ne cible pas un profil, une business unit ou un secteur.
États : un champ requis dans un état ne l'est pas automatiquement dans les états suivants. Ajoutez ces états au périmètre de la règle.
Gestion des règles : une règle ne se suspend pas et ne se duplique pas. Pour l'interrompre, supprimez-la.
Sélecteur d'état : il ne signale pas à l'avance les états dont des champs requis sont vides. Consultez le panneau des champs requis avant de changer d'état.
Conversion d'un candidat en ressource : elle n'est pas bloquée. Les règles de la ressource s'appliquent à son premier enregistrement.
Autres modules : les projets, prestations, factures et autres modules n'ont pas de règles de saisie.
FAQ
Combien de règles puis-je créer ?
Autant que nécessaire : le nombre de règles n'est pas limité.
Puis-je rendre un champ requis pour une seule agence ?
Oui. Choisissez cette agence dans le périmètre de la règle. Le champ reste facultatif pour les fiches des autres agences.
Un utilisateur peut-il être bloqué par un champ qu'il ne voit pas ?
Quand il enregistre un onglet sans changer d'état, les champs qu'il ne voit pas ne le bloquent jamais.
Que deviennent mes fiches existantes quand je crée une règle ?
Elles restent telles quelles. Leur prochain enregistrement est contrôlé. Pour les retrouver, filtrez la liste sur « Champs requis manquants ».
Quel lien avec le pourcentage de qualité de la fiche ?
Aucun. Le pourcentage de qualité ne tient pas compte des règles de saisie, et le filtre Règles de saisie ne tient pas compte du pourcentage de qualité.
Un champ est requis par une règle et recommandé pour la qualité de la fiche. Comment s'affiche-t-il ?
Comme un champ requis : le requis l'emporte.
Mes listes de tâches changent-elles ?
Non. Elles se configurent et se cochent comme avant. Elles ne bloquent pas l'enregistrement et n'apparaissent pas dans le panneau des champs requis.