Dans cet article nous allons vous expliquer comment configurer et appliquer en masse des absences imposées à l'ensemble de vos collaborateurs :
RTT employeur,
Congés payés imposés (fermeture de l'entreprise).
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Accès & Paramétrage
Droits d'accès nécessaires
Administration > Managers / Rôles > onglet rôles > fiche rôle concerné > Section Modules principaux > Activité et frais - Configuration des droits du module
Pour pouvoir créer ou modifier une absence imposée, l’utilisateur doit disposer des droits suivants :
Droits de création sur la sous-vue Absences imposées
Droits de réaffectation si vous souhaitez changer l’agence ou le manager responsable
Droits de lecture/écriture sur l’onglet Ressources pour pouvoir inclure ou exclure des collaborateurs
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En cas de besoin, n'hésitez pas à vous référer aux tutoriels :
Comment configurer les droits de recherche d'un module
Comment configurer les droits d'accès aux fiches d'un module
Comment configurer les droits d'accès divers d'un module
À savoir
Pour qu’un utilisateur voit toutes les ressources concernées, il doit disposer du droit de recherche sur les ressources pour les agences ciblées.
Sinon, un message s’affichera indiquant que certaines ressources sont masquées : “X ressources sont masquées car vous n’êtes pas autorisé à les visionner.”
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Configurer une absence imposée
Pour créer une absence imposée, allez dans le module Activités et Frais > vue Absences imposées et cliquez sur + Ajouter.
Vous devrez remplir plusieurs champs dans la fiche :
Titre de l’absence (obligatoire)
Agence (pré-remplie avec l’agence principale)
Types de ressources, états de ressources, types de contrats concernés
Responsable Manager (vous-même par défaut, modifiable selon vos droits)
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Dans la section Absences imposées, vous pouvez :
Ajouter une ou plusieurs périodes d’absence via des calendriers
Sélectionner un type d’absence pour chaque période
À savoir
Vous devez obligatoirement ajouter au moins une absence pour pouvoir enregistrer la fiche (même désactivée).
Une fois les paramètres définis, vous pouvez activer la fiche pour que l’absence soit appliquée automatiquement à toutes les ressources concernées.
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Appliquer et gérer les absences imposées
Visualiser les ressources concernées
Une fois la fiche enregistrée, un onglet Ressources apparaît. Cet onglet permet de :
Visualiser toutes les ressources correspondant au périmètre défini
Rechercher par nom, type, état
Savoir si la ressource est Incluse ou Exclue
À savoir
Si certaines ressources ne sont pas visibles pour l’utilisateur, un message du type “X ressources sont masquées…” apparaîtra.
Inclure / exclure des ressources
Depuis cet onglet, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs ressources avec les cases à cocher et changer leur état via la barre d’action : Inclure ou Exclure
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F.A.Q
Peut-on supprimer une absence imposée après activation ?
Oui, mais elle reste visible dans les feuilles de temps déjà validées.
Que se passe-t-il si une nouvelle ressource entre dans le périmètre ?
Elle héritera automatiquement des absences imposées.
Que se passe t'il s’il y a déjà une activité déclarée sur un jour concerné ?
Il y aura donc 2 jours de saisis sur la feuille de temps.
Si pour palier à l'absence de cette fonctionnalité vous aviez déjà demandé à vos collaborateurs de déclarer des temps, nous vous invitons à créer vos absences imposées pour la prochaine période.
Qu'est-ce qu'il se passe s’il n’y a pas assez de solde ?
L’absence est tout de même posée. Un warning apparaîtra dans la FDT, mais ce n’est pas bloquant.