Dans votre module Facturation se trouve une sous-vue Préparation.
Cette dernière va vous permettre de :
Retrouver d'un seul coup tous vos éléments en attente de facturation
Traiter efficacement les différentes alertes
Facturer en un clic grâce au système de panier
La vue Préparation est actuellement accessible en bêta test !
Cette fonctionnalité est disponible avec un accès limité et doit être activé par Boond. Si vous souhaitez l'obtenir, vous pouvez cliquer directement sur notre roadmap pour candidater.
Des évolutions peuvent être apportées tout au long de la phase de test :
votre expérience et vos retours nous aideront à améliorer et à adapter cette fonctionnalité au mieux !
Initialiser votre vue
Synchronisez les éléments facturables
Facturation > vue Préparation > onglet Factures à créer
Avant de pouvoir utiliser cette nouvelle vue, il faudra lancer sa synchronisation.
Pour cela, rien de plus simple : rendez vous dans "Facturation" > "Préparation" et cliquez sur le bouton bleu "Commencer".
La pop up qui apparait va vous permettre de définir le mois sur lequel lancer la synchronisation :
Vous pouvez synchroniser jusqu'à 4 mois en arrière :
Cela fera remonter tous les éléments facturables à partir de la date choisie, même s'ils ont été déjà facturés. Ainsi, il faudra identifier les éléments déjà facturés pour les ignorer et ne garder que les éléments à facturer.
Avant cette date, tous les éléments seront considéré comme "Facturés" afin de ne pas polluer votre vue.
Illustrons cela par un exemple :
J'ai déjà facturé Novembre et je synchronise ma vue à la date de Novembre.
Tous mes éléments déjà facturés et non facturés de Novembre à aujourd'hui vont remonter comme "éléments à facturer".
Attention !
Une fois la date choisie et la synchronisation lancée, vous ne pourrez pas revenir en arrière !
Lorsque vous avez déterminé la date, cliquez sur "Confirmer" et la synchronisation se lancera. Vous recevrez une notification une fois la synchronisation terminée.
Vous n'avez pas le bouton d'initialisation ?
Rapprochez vous de votre administrateur, l'initialisation n'est possible que si vous avez accès aux paramètres globaux en complément de la facturation.
Comprendre les éléments facturables
Rendez vous dans le second onglet de votre vue : Facturation > vue Préparation > sous-onglet Eléments facturables
Qu'est-ce qu'un élément facturable ?
Les éléments facturables sont tous les produits, prestations, services à facturer à vos clients. Cela comporte : les temps saisis, les activités exceptionnelles, les frais ou achats à refacturer ainsi que les CA Additionnels.
Consultez le détail de tous vos éléments facturables
Une fois votre synchronisation établie, vous retrouverez tous vos éléments facturables dans l'onglet "Eléments facturables" de votre vue "Préparation de la facturation".
Chaque ligne correspond à un élément facturable et est qualifiée par :
Un type d'élément en fonction de ce qui a été saisi :
Activité normale : temps pointés de manière classique sur le feuille de temps
Activité exceptionnelle : temps exceptionnel pointés sur une feuille de temps
CA Additionnel : déterminé dans le projet ou la prestation
Frais refacturé : frais lié à une prestation et coché comme "à refacturer"
Achat refacturé : achat lié à un projet et coché comme "à refacturer"
Un montant dépendant de l'élément.
Activité normale : TJM renseigné sur la prestation
Activité exceptionnelle : CA de production qualifié grâce à l'app ExceptionnalActivity
CA Additionnel / Frais refacturés / Achats refacturés :
le montant indiqué dans l'élément relatif
Un état :
A qualifier : cela intervient si le montant est à 0, que l'élément n'a pas de bon de commande rattaché ou encore s'il n'est pas encore validé/signé
A facturer : l'élément est prêt à être facturé
Facturé : l'élément est déjà facturé et donc lié à une facture, accessible en bout de ligne
Ignoré : l'élément n'est lié à aucune facture et n'est plus à traiter
Les filtres possibles
Vous l'aurez compris, cet écran vous permet de visualiser tous les éléments pris en considération pour votre facturation.
Afin de les traiter au mieux, vous pouvez appliquer les filtres qui vous intéressent.
💡Astuces
Utilisez les recherches sauvegardées afin de retrouver plus rapidement vos différents éléments à traiter. Par exemple, vous pouvez filtrer sur tous les éléments dans l'état "A qualifier" sur la période dynamique "ce mois" et enregistrer cette recherche en cliquant sur la droite de votre écran
Gérer vos éléments facturables
Facturation > Préparation de la facturation > sous-onglet "Elements facturables"
Maintenant que nous avons appréhendé la notion d'éléments facturables et leurs états, concentrons-nous désormais sur nos possibilités de traitement.
Une fois que les bons filtres sont opérés, plusieurs actions sont possibles si vous cochez un ou plusieurs éléments :
Modifier la commande liée à l'élément facturable
Vous souhaitez facturer un ou plusieurs éléments sur une autre commande que celle indiquée ?
Sélectionnez les éléments souhaités avec les cases à cocher
Cliquez sur le stylo en bas au centre et cliquez sur "Commande" pour ouvrir la pop-up.
Cela vous proposera les autres commandes disponibles pour le projet concerné.
Lorsque vous opérez le changement, un cadenas apparait au niveau de la commande afin d'indiquer qu'il y a eu un changement manuel.
Ignorer l'élément à facturer
Vous ne souhaitez pas facturer cet élément et ainsi le retirer de votre panier facturable ?
Sélectionnez les éléments souhaités avec les cases à cocher
Cliquez sur le stylo en bas au centre
"Ignorer > Oui".
De cette manière, lorsque vous générerez la facture, il ne remontra pas.
Indiquer que l'élément est offert à votre client
Cette fonctionnalité n'est pas encore active dans la version bêta test : nous travaillons sur le sujet !
A l'heure actuelle, indiquer un élément comme "Offert" ajoute uniquement une mention au niveau de l'état. Il remontera quand-même avec son montant associé dans la facture.
Vous avez changé d'avis sur à un élément offert ou ignoré ?
Aucun soucis ! Il vous suffit de cocher l'élément puis de choisir "Ignorer > Non" ou "Offert > Non".
Préparer votre facturation
Facturation > vue Préparation > onglet Factures à créer
Utiliser et lire la vue "Factures à créer"
Cette vue synthétique sera un véritable atout pour votre facturation.
Elle vous propose un système de panier regroupé par société et par projet vous indiquant l'ensemble des éléments facturables en attente d'être facturés.
En en-tête, vous retrouverez un récapitulatif financier en fonction des états de vos paniers. Ces encarts sont cliquables pour vous permettre d'isoler facilement les paniers nécessitant des actions de votre part.
"Total à facturer" constitue la somme de tous paniers, peu importe leurs états, et affiche le montant total des factures à émettre.
"Prêt à facturer" indique les paniers n'ayant aucune alerte.
Ils ne requièrent pas d'actions et sont prêt à être facturés, individuellement ou en masse.
"Partiellement prêt" indique les paniers avec des anomalies.
Ces derniers ne peuvent pas être facturés en masse, car un élément ne passe pas le circuit de vérification (documents non validés, signature du client en attente...). Vous pourrez cependant les facturer individuellement, depuis le volet latéral ou directement depuis la commande.
"Action requise" indique les paniers qui ne peuvent pas être facturés en l'état.
Explorons la vue complète :
Cette colonne vous indique les sociétés clientes (et s'il y en a, vos intermédiaires de facturations) pour lesquels des paniers sont en attentes, avec leurs états.
Cette colonne vous donne 3 informations capitales :
Le nom du projet (qui est cliquable si vous souhaitez y accéder rapidement)
Le responsable manager du projet
La/les commande(s) rattachée(s) aux prestations ou l'indication si la commande est manquante
Cette colonne vous permet d'identifier la période concernée par vos éléments facturables. Il peut s'agit d'un mois ou d'une date en fonction de la date attendue de facturation.
Ces colonnes vous permettent d'identifier :
Les éléments facturables et leurs quantités.
Passer votre curseur sur l'icône affichera la typologie de l'élément !Les états des documents associés : feuilles de temps et/ou notes de frais.
Si la signature du client a été requise, l'état de sa signature
Vous retrouvez ici le montant total à facturer :
Dans le cas d'une commande mensuelle : c'est la somme des temps consommés x TJM + les Frais, Achats refacturés et l'activité exceptionnelle selon la qualification de votre bon de commande
Dans le cas d'une commande en échéancier : c'est le montant de l'échéance prévue sur la période (peu importe s'il y a du CA additionnel ou frais refacturé)
Le bouton de génération des factures en masse, permet de lancer l'édition de l'ensemble des factures proforma pour les paniers "Prêt à facturer"
Les filtres possibles
Cliquez sur le bouton "Filtres" indiqué plus haut afin d'ouvrir la popup.
Cette dernière met à votre disposition un certain nombre de filtres afin d'identifier rapidement les éléments en fonction des paramètres souhaités :
Périmètre : choisissez la nature Projet ou Commande du périmètre, puis filtrez sur l'agence, le pôle ou le manager rattaché au projet ou à la commande.
Société : vous permet de vous concentrer sur tous les projets en cours sur une ou plusieurs sociétés clientes en particulier.
Projet : vous devez faire un focus sur un projet en particulier ? Recherchez-le ici pour n'avoir que les éléments liés !
État de projet : vous permet d'effectuer des contrôles en fonction de vos typologies d'états, notamment vérifier s'il n'y a plus rien à facturer sur vos projets "archivés".
Type de projet : procédez par étape et facturez vos projets par typologie
Par exemple : la régie en priorité, puis le forfait.
Type de facturation : un autre moyen de procéder par étape, en facturation cette fois ci avec la typologie de votre commande.
Par exemple : les commandes mensuelles puis en échéancier.
Accord client : identifiez facilement toutes les commandes sur lesquelles vous avez ou n'avez pas reçu l'accord client.
L'accord client est disponible au niveau de bon de commande, via l'encoche réception client.
CA commandé : isolez en un clic les commandes pour lequel le CA à facturer dépasse le CA commandé
Période : vous souhaitez vous focaliser sur un mois en particulier ? Sélectionnez la période afin de borner les dates de facturation.
💡Astuces
Utilisez les recherches sauvegardées afin de retrouver plus rapidement vos différents éléments à traiter. Par exemple, vous pouvez filtrer sur tous les éléments dans l'état "A qualifier" sur la période dynamique "ce mois" et enregistrer cette recherche en cliquant sur la droite de votre écran
Lancer votre facturation
Rendre son panier "prêt à facturer"
Tant qu'un panier n'est pas dans l'état "prêt à facturer", vous ne pourrez pas utiliser le bouton de génération de masse ou individuelle pour créer vos factures en proforma. Alors comment gérer les différents cas en fonction de l'état du panier ?
Action requise : cet état est généralement lié à une commande manquante. La commande permet de conditionner la facture, ainsi, si aucune commande n'est rattachée aux prestations ou au projet, alors vous ne pourrez pas facturer.
Partiellement prêt: cet état peut être causé par plusieurs motifs :
Les temps ou frais refacturés ne sont pas validés : il faut alors se rendre sur le document concernés et le valider entièrement. Cliquez simplement sur l'icône pour avoir un raccourci vers le document.
La commande indique un CRA signé obligatoire or il est manquant : vous pouvez en un clic vous rendre sur la feuille de temps puis relancer votre client pour signature.
L'activité exceptionnelle n'a pas été valorisée et remonte donc à zéro : vous pouvez traiter cet élément depuis l'App ExceptionnalActivity manuellement ou grâce aux barèmes préalablement configurés.
Une fois les différents éléments traités, votre panier changera automatiquement d'état vers "Prêt à facturer" et vous pourrez facturer individuellement ou en masse.
Utiliser le volet latéral
En cliquant sur la ligne de votre panier, cela ouvrira un volet latéral qui comporte un certain nombre d'informations importantes pour votre gestion et votre contrôle de facturation.
Identifiez facilement les modifications à apporter à votre panier pour le rentre prêt à facturer
Étape 1 : identifier la commande
Cette étape est obligatoire pour facturer ! Vous pourrez directement rattacher une commande existante, ou en créer une via votre projet > facturation.Étape 2 : valider les éléments à facturer.
Cette étape concerne l'état du panier "partiellement prêt", vous pouvez cependant forcer la création de la factureÉtape 3 : créer la facture.
Cette étape concerne l'état du panier "prêt à facturer"
Une fois vos proformas crées, les étapes 4 et 5 seront à réaliser depuis Facturation > Factures pour l'envoi, et/ou la vue Banque pour la partie encaissement.
Détails du panier : retrouver la liste des éléments facturables de votre panier
Cet encart affiche les temps, frais refacturés, CA add., activités exceptionnelles reliés à votre commande ainsi que leurs états.
Cliquez sur les cases à cocher afin de réattribuer l'élément à une commande différente, pour ignorer ou pour facturer indépendamment l'élément sélectionné.
Raccourcis vers le bon de commande
Visualisez les informations importantes de votre commande :
La société à facturer et les consignes associées
L'état de la consommation de votre enveloppe commandée : cela vous permet d'identifier facilement votre montant restant à facturer, ainsi que sa prévision après facturation
Les éléments facturables liés à cette commande
Bouton d'émission de facture vous permettra de forcer la facturation que votre panier soit dans l'état "partiellement prêt" ou "prêt à facturer"
💡 Besoin d'aller plus loin sur la facturation ?
Retrouvez nos articles suivants :
Retrouver vos éléments facturés
Depuis Facturation > vue Préparation > onglet Eléments facturables
Filtrez sur l'état "facturé" et retrouvez tous les éléments facturés ainsi que la facture qui leur est associée.
Depuis le module Facturation > Vue Factures
Cliquez sur une facture pour retrouver les éléments qui ont été rapprochés directement à chaque bout de ligne.
Si vous souhaitez suivre les évolutions de la bêta test avant la livraison finale, vous pouvez accéder à la roadmap dédiée.
Démonstration du module en vidéo