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En resumen
Las reglas de entrada hacen que un campo sea obligatorio en sus fichas. Una regla se aplica a todas las fichas del módulo, o sólo a ciertos estados, tipos o Agencias. Mientras un campo obligatorio esté vacío, el registro se rechaza y Boond indica qué campo debe rellenarse.
Módulos afectados: Candidatos, Recursos, Oportunidades, Posicionamientos, Contactos y Empresas.
Para el administrador: elige el campo que será obligatorio y, si lo desea, limita la regla a ciertos estados, tipos o Agencias.
Para los usuarios: la ficha muestra sus campos obligatorios y el registro se rechaza mientras estén vacíos.
En la vista de listas de los módulos: un filtro y una columna permiten encontrar las fichas cuyos campos obligatorios están vacíos.
Antes de empezar
Para crear, modificar o eliminar una regla, necesita dos permisos:
acceso a la Administración;
el derecho "Reglas de entrada", que debe asignarse a los roles que gestionarán las reglas.
Sin el derecho "Reglas de entrada", la entrada no aparece en la administración. Una vez creada, una regla se aplica a todos los usuarios, sea cual sea su perfil.
Crear y gestionar una regla
Las reglas se gestionan desde Administración > Personalización > Reglas de entrada. La pantalla muestra los campos obligatorios estado por estado, módulo por módulo.
Crear una regla
Una regla responde a tres preguntas: qué campo exigir, en qué fichas y a partir de cuándo.
Haga clic en "Nueva regla": la ventana le hará estas preguntas en este orden y resumirá la regla a medida que avance.
1. El campo: lo que exige.
Elija el módulo y el campo que sus equipos deberán rellenar. Por ejemplo, el email de un candidato o el Rate Diario de un posicionamiento. Una regla se aplica a un solo campo por módulo. Si desea exigir tres, deberá crear tres reglas.
2. El perímetro: las fichas afectadas.
Limite si es necesario la regla a ciertos estados, tipos o Agencias. Estos tres criterios son opcionales y se pueden combinar. Un perímetro preciso evita bloquear demasiado pronto: con una regla limitada al estado Calificado, un candidato recién detectado se registra sin email. Si no selecciona nada, la regla se aplica a todas las fichas del módulo.
A saber
La elección del tipo no existe en las Empresas ni en los Posicionamientos, cuyo tipo proviene de la Oportunidad.
3. La exigencia: a partir de cuándo.
La casilla "Ignorar al crear una ficha" decide el momento en que el campo se vuelve bloqueante.
Casilla marcada (por defecto): sus equipos crean la ficha sin este campo y luego lo rellenan cuando llega la información. Se controla en los siguientes registros.
Casilla desmarcada: la ficha no puede crearse sin este campo. Reserve esta opción para la información imprescindible desde el primer contacto. La casilla sólo se ofrece para los campos del formulario de creación y nunca para los Posicionamientos, que no tienen uno.
4. El porqué: la razón de la regla (opcional).
Explique en una frase por qué este campo es importante. Por ejemplo, "Sin email, es imposible enviar una propuesta de misión al candidato."
La razón queda asociada a la regla: otro administrador la entenderá antes de modificarla o eliminarla. Sus usuarios la leen en el panel de campos obligatorios, al pasar el ratón por el signo de interrogación junto al campo.
5. El resumen: su última verificación.
Antes de guardar, la ventana resume la regla en una frase (sección en gris). Por ejemplo, "En las fichas de Candidatos en los estados En proceso, Top perfil de todos los tipos de todas las Agencias, el campo Email 1 se vuelve obligatorio después de la creación". Es exactamente lo que sus equipos deberán respetar: revísela y haga clic en "Crear". La ventana también indica cuántas fichas de su perímetro ya están afectadas: se marcarán tras el próximo recálculo.
Modificar o eliminar una regla
Haga clic en la etiqueta de un campo para abrir su regla en modo edición.
Elimine la regla con el botón "Eliminar" de esta misma ventana. Boond le pedirá confirmación.
Si tiene acceso al derecho "Registro de actividades", el enlace "Registro de actividades" en la parte inferior de la pantalla abre el historial de reglas.
Leer la pantalla
El filtro Módulo, en la parte superior de la pantalla, elige el módulo mostrado e indica el número de reglas de cada uno.
Cada línea muestra el estado y los campos obligatorios en ese estado. Los estados se muestran en el orden indicado en sus parámetros globales. Una regla establecida en tres estados aparece en tres líneas. La etiqueta también indica el momento del control, por ejemplo "al guardar".
La línea "Todos los estados" agrupa las reglas válidas en todos los estados.
El tipo y la Agencia de una regla no figuran en su etiqueta. Deberá abrir la regla para verlos.
Cuándo se aplica una regla
Una regla bloquea desde el momento en que se guarda. No modifica sus fichas existentes: una ficha con un campo obligatorio vacío sigue siendo consultable y se controla en su próximo registro, según los casos descritos más abajo.
Sólo el estado de las fichas espera una actualización tras cada creación, modificación o eliminación de una regla:
Una pancarta "Actualización en curso" se muestra en la parte superior de la pantalla de Reglas de entrada. Enumera los módulos cuyas fichas aún no están actualizadas.
La pancarta desaparece para un módulo en cuanto todas sus fichas están actualizadas. Cuente un máximo de 48 horas.
Durante este tiempo, el panel de campos obligatorios de la ficha ya muestra la nueva regla y la alerta del encabezado indica "ficha desincronizada".
Los estados de una ficha
Estado | Significado |
Campos obligatorios vacíos | Al menos un campo obligatorio para esta ficha, según su estado, tipo y Agencia, está vacío. |
Campos obligatorios rellenados | Todos los campos obligatorios para esta ficha están rellenados. |
Durante la actualización, el estado mostrado puede no reflejar aún la última modificación de la regla.
En la ficha
La ficha muestra los campos obligatorios antes de cualquier rechazo, en tres lugares: el encabezado, el panel de campos obligatorios y el formulario. Sólo se listan y cuentan los campos que ve.
En el encabezado
Junto al nombre de la ficha, una alerta indica el número de campos obligatorios aún vacíos, por ejemplo "2 campos obligatorios".
Cuando todos están rellenados, muestra "Campos obligatorios completados".
Permanece visible en todas las pestañas. Haga clic en ella para abrir el panel de campos obligatorios.
En el panel de campos obligatorios
El panel se abre en el estado actual de la ficha. Enumera los campos obligatorios en ese estado: un candado señala un campo vacío, una marca de verificación un campo rellenado.
Las flechas muestran los otros estados, en el orden de sus parámetros globales. Así sabrá lo que requerirá el siguiente estado.
El panel informa sin bloquear: el control se realiza al guardar.
En las fichas
En la pestaña mostrada, los campos obligatorios de la ficha llevan la mención "obligatorio", como los demás campos obligatorios, y se resaltan mientras estén vacíos.
En la parte superior de la pestaña Información, una pancarta también enumera los campos obligatorios vacíos de la ficha.
El marcado se muestra al abrir la pestaña, esté el campo rellenado o no.
En la ficha de creación, sólo se marcan los campos obligatorios desde la creación.
El marcado sigue el estado, el tipo y la Agencia registrados en la ficha. Si cambia uno en la ficha, se actualiza tras guardar.
Cuando se rechaza el registro
Boond rechaza un registro cuando un campo obligatorio está vacío. Los campos controlados dependen de lo que haga.
Acción | Campos controlados | El panel se abre en |
Guardar una pestaña sin cambiar de estado | Los campos obligatorios de la ficha presentes en esa pestaña y que ve | El estado actual |
Cambiar el estado de la ficha | Todos los campos obligatorios del estado objetivo, en todas las pestañas, incluso las que no ve | El estado objetivo |
Al crear una ficha, sólo se controlan los campos obligatorios desde la creación. Los demás se controlan a partir del siguiente registro.
Lo que ve
Un mensaje indica que el registro ha fallado.
El panel de campos obligatorios se abre en el estado indicado en la tabla.
En la ficha, los campos obligatorios vacíos aparecen con error. Proveedor y Servicio son excepciones: sin zona en pantalla hasta que añada una, sólo se indican en el panel.
Tras un rechazo, el selector de estado mantiene el estado que eligió, sin guardarlo.
Para desbloquear, rellene los campos indicados y guarde de nuevo. También puede cancelar su modificación o volver al estado anterior.
Dondequiera que modifique una ficha
Las mismas reglas se aplican desde donde guarde:
Edición rápida desde la Síntesis: mismo comportamiento, desde la validación.
Vistas Kanban: un cambio de estado rechazado muestra el mensaje "Uno o más campos son obligatorios".
Acciones en masa: las fichas rechazadas aparecen en la lista de fichas no modificadas, sin el detalle de los campos vacíos.
Cambio de estado de una Oportunidad: si también actualiza sus Posicionamientos, aquellos cuyos campos obligatorios estén vacíos mantienen su estado y un mensaje se lo indica.
Boond Pulse, aplicación móvil y API: los registros se controlan de la misma forma.
Encontrar las fichas en los listados
En los listados de los seis módulos, el filtro "Reglas de entrada" y la columna "Estado de los campos obligatorios" muestran las fichas cuyos campos obligatorios están vacíos.
El filtro "Reglas de entrada"
Sustituye al antiguo filtro "Validación" y ofrece dos valores: "Campos obligatorios vacíos" y "Campos obligatorios rellenados".
Tiene en cuenta todos los campos obligatorios de la ficha, incluidos los ocultos por sus derechos.
Es independiente del porcentaje de calidad de la ficha.
No filtra ni por regla ni por campo.
La columna "Estado de los campos obligatorios"
Añádala desde la configuración de columnas, como las demás columnas del listado.
Indica para cada ficha si hay campos obligatorios vacíos o rellenados.
Puede filtrar el listado desde la columna.
Sus búsquedas guardadas
Las que utilizan el antiguo filtro "Validación" siguen funcionando.
Las que utilizaban el valor "Fichas parcialmente rellenadas" se abren sin este criterio, ya que este valor ya no existe.
Limitaciones actuales a tener en cuenta
Las reglas de entrada verifican que un campo esté rellenado. No juzgan lo que se introduce.
Campos: sólo se proponen los campos nativos de los seis módulos. Los campos personalizados no lo están.
Exigencia: sólo existe un nivel, Obligatorio. Una regla no verifica ni un importe mínimo ni un número mínimo de valores.
Perímetro: una regla se restringe por estado, tipo y Agencia. No apunta a un perfil, una business unit o un área de especialización.
Estados: un campo obligatorio en un estado no lo es automáticamente en los siguientes. Añada estos estados al perímetro de la regla.
Gestión de reglas: una regla no se puede suspender ni duplicar. Para interrumpirla, elimínela.
Selector de estado: no señala de antemano los estados cuyos campos obligatorios están vacíos. Consulte el panel de campos obligatorios antes de cambiar de estado.
Conversión de un candidato en recurso: no está bloqueada. Las reglas del recurso se aplican en su primer registro.
Otros módulos: los proyectos, prestaciones, facturas y otros módulos no tienen reglas de entrada.
FAQ
¿Cuántas reglas puedo crear?
Tantas como sea necesario: el número de reglas no está limitado.
¿Puedo hacer que un campo sea obligatorio sólo para una Agencia?
Sí. Elija esa Agencia en el perímetro de la regla. El campo sigue siendo opcional para las fichas de las demás Agencias.
¿Puede un usuario quedar bloqueado por un campo que no ve?
Al guardar una pestaña sin cambiar de estado, los campos que no ve nunca lo bloquean.
¿Qué ocurre con mis fichas existentes cuando creo una regla?
Permanecen tal como están. Su próximo registro será controlado. Para encontrarlas, filtre el listado por "Campos obligatorios vacíos".
¿Qué relación tiene con el porcentaje de calidad de la ficha?
Ninguna. El porcentaje de calidad no tiene en cuenta las reglas de entrada y el filtro Reglas de entrada no tiene en cuenta el porcentaje de calidad.
Un campo es obligatorio por una regla y recomendado para la calidad de la ficha. ¿Cómo se muestra?
Como un campo obligatorio: el obligatorio prevalece.
¿Cambian mis listas de tareas?
No. Se configuran y marcan como antes. No bloquean el registro y no aparecen en el panel de campos obligatorios.