Make (anteriormente Integromat) es una aplicación diseñada para ayudarte a Acceso/Iniciar sesión tus diferentes herramientas entre sí para realizar automáticamente ciertas acciones de una herramienta a otra según tus necesidades.
Aquí tienes algunos ejemplos de integración que podrías imaginar:
Automatizar la creación de un candidato, una empresa, un contacto o incluso una oportunidad cuando se haya completado un formulario de tu elección, o tras la respuesta a un cuestionario
Crear una acción en BoondManager cada vez que se añade un evento a tu calendario
Crear una acción en BoondManager cada vez que se recibe un correo en una dirección de email
Crear un recurso en BoondManager cada vez que un candidato de tu ATS sea marcado como reclutado
Actualizar automáticamente los estados de tus facturas si dispones de una herramienta de conciliación bancaria (herramienta de contabilidad u otra, etc...)
Publicar un mensaje en un canal de Slack en cada creación de una oportunidad, candidato, proyecto, ...
Publicar un mensaje en un canal de Teams cada vez que se gane una oportunidad
Añadir un candidato/contacto a tu newsletter cada vez que se cree un candidato/contacto
Actualizar un contacto/candidato en BoondManager cada vez que se dé de baja de nuestra newsletter
etc...
Aquí te presentamos algunos ejemplos de estas integraciones para que te familiarices con las posibilidades que ofrece.
¡Verifica tus autorizaciones!
Para poder utilizar las integraciones de Make con BoondManager necesitarás Acceso/Iniciar sesión mediante autenticación Basic. Para ello, debes activar la autorización que se encuentra en la configuración de tu ficha > pestaña "Intranet" > campo "Autorizar la llamada a las API Rest mediante autenticación BasicAuth".
No olvides activarlo porque si no lo haces recibirás un mensaje de error que te impedirá avanzar.
Si tienes acceso a varias interfaces, esta autorización solo será válida para la cuenta en la que la hayas activado.
El resumen de las interfaces en las que esta configuración está activada se encuentra en la página Mi Cuenta > Sección API
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¿Qué es un Escenario? ¿Para qué sirve?
Definición de Escenario
Un trigger inicial (disparador) permite ejecutar automáticamente el escenario cuando se verifica la regla correspondiente (ej: envío de un nuevo formulario, recepción de un email de un remitente específico, ...). Un Escenario es la asociación de un trigger (o disparador) y una o varias acciones. Cada trigger y acción es proporcionado por una herramienta o aplicación (BoondManager, Gmail, TypeForm, Zendesk...) y permite interactuar con la herramienta correspondiente.
El escenario luego ejecutará las acciones una a una hasta que se realice la última.
¿Qué permite?
Cada acción de Make permite, a partir de datos de entrada (apellido, nombre, dirección de email...), realizar directamente una acción en la aplicación BoondManager pero también, a la inversa, recuperar información de BoondManager para enviarla a otra aplicación.
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Uso de webhooks de BoondManager para disparar un escenario
Para que puedas disparar procesos cuando un evento ocurre en BoondManager, ponemos a tu disposición una gran cantidad de webhooks.
Para más información, consulta el tutorial dedicado para crear tu primer webhook en BoondManager: Activar y utilizar los webhooks
Usar webhooks con Make
En tu escenario de Make, elige Webhooks como primer paso de disparador:
Luego selecciona Webhook personalizado y después Añadir y ponle un nombre a tu webhook:
Por último, copia y pega la dirección URL propuesta por Make en tu webhook en BoondManager siguiendo el tutorial mencionado anteriormente (Activar y utilizar los webhooks):
¡Cuidado con la cadena en tus escenarios Make!
Ten cuidado de no crear escenarios basados en webhooks muy frecuentes, ya que podrías multiplicar las acciones automatizadas. Por ejemplo, ten precaución con el webhook de creación de acción, que puede dispararse decenas de veces al día según el uso de tus equipos. No dudes en utilizar un filtro detrás de este webhook si deseas disparar otros pasos según ciertas condiciones (tipo de acción, tipo de evento, ...)
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Otros disparadores posibles para un escenario
Si tu escenario se basa en un evento externo a BoondManager, también puedes utilizar muchas otras aplicaciones externas que dispararán tu escenario:
Añadir una fila en una hoja de cálculo de Google Sheets, Excel u otra
Recepción de respuestas a un formulario TypeForm, Google Forms o incluso por webhook externo
Eventos específicos de tus otras aplicaciones, ¡las posibilidades son infinitas!
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Ejemplos de uso proporcionados por Make
Make pone a disposición muchas integraciones listas para usar: Ver integraciones
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Acciones posibles tras el disparo del escenario
Para automatizar la lectura, creación o actualización de fichas según los procesos que hayas definido, puedes utilizar cadenas de Acciones.
Acciones de tipo "Búsqueda"
Estas acciones sirven principalmente para recuperar la información de una ficha para encadenar otras acciones detrás (verificar si la ficha existe, actualizarla, ...).
Algunos ejemplos de búsquedas disponibles hoy:
Acciones
Recursos y candidatos
Empresas y Contactos CRM
Oportunidades
Acciones de tipo "Creación"
Estas acciones permiten automatizar la creación de objetos en BoondManager. Esto te permite, entre otras cosas, abastecer automáticamente tu Base de Datos BoondManager sin tener que ingresar manualmente cierta información recogida en tus otras aplicaciones.
Algunos ejemplos de creaciones disponibles hoy:
Acciones
Recursos y candidatos
Empresas y Contactos CRM
Oportunidades
Acciones de tipo "Actualización"
Estas acciones permiten automatizar la actualización de datos en BoondManager. Esto te permite asegurarte de que la información ingresada en BoondManager esté bien sincronizada con tus otras aplicaciones.
Algunos ejemplos de actualizaciones disponibles:
Acciones
Recursos y candidatos
Empresas y Contactos CRM
Oportunidades
Tienes a disposición las acciones mencionadas anteriormente así como ejemplos de escenarios listos para usar. Por lo tanto, eres libre de reutilizar directamente estos escenarios o crear los tuyos propios a partir de las acciones de BoondManager y otras herramientas (TypeForm, Gmail…)!
¡Cuidado con los bucles infinitos!
Ten cuidado de no crear bucles "sin fin". Por ejemplo, si creas un escenario que se dispara al actualizar un evento y en ese mismo escenario actualizas un mismo tipo de ficha, corres el riesgo de tener un bucle que no se detendrá. Al menos, no hasta que se agoten tus créditos y, en consecuencia, esto puede consumir todo el plan de Make que hayas pagado.
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Ejemplos de uso de Acciones
Crear un candidato en BoondManager en cada envío de un cuestionario
Este tipo de integración te será útil si buscas una forma sencilla de poner a disposición un formulario de candidatura a tus candidatos. Una interfaz así permitirá trabajar a partir de un cuestionario (Typeform, otros) e importar en BoondManager toda la información ingresada por el candidato.
Crear una oportunidad en BoondManager en cada envío de un cuestionario
Exactamente igual que el punto explicado arriba pero esta vez con la creación de una oportunidad (y potencialmente de la ficha empresa/contacto CRM asociada si aún no existe) en cada envío de un cuestionario.
Y muchas otras variantes posibles
Podrías, por ejemplo, utilizar cuestionarios y las acciones puestas a disposición para:
Actualizar fichas eligiendo tú mismo los campos obligatorios
Crear acciones formateadas con las respuestas obtenidas en un cuestionario
Recoger documentos y adjuntarlos automáticamente en las fichas correctas