Más allá de ser una empresa que trabaja en remoto como BoondManager, Zapier es una aplicación diseñada para ayudarte a Acceso/Iniciar sesión tus diferentes herramientas entre sí y realizar automáticamente ciertas acciones de una herramienta a otra según tus necesidades.
Aquí tienes algunos ejemplos de integración que podrías imaginar:
Automatizar la creación de un candidato, una empresa, un contacto o incluso un oportunidad cuando se haya completado un formulario de tu elección, o tras la respuesta a un cuestionario
Crear una acción en BoondManager cada vez que se añade un evento a tu calendario
Crear una acción en BoondManager cada vez que se recibe un correo electrónico en una dirección de email
Crear un recurso en BoondManager cada vez que un candidato de tu ATS se marca como reclutado
Actualizar automáticamente los estados de tus facturas si dispones de una herramienta de conciliación bancaria (herramienta de contabilidad u otra, etc...)
Publicar un mensaje en un canal de Slack cada vez que se crea un oportunidad, candidato, proyecto, ...
Publicar un mensaje en un canal de Teams cada vez que se gana un oportunidad
Añadir un candidato/contacto a tu newsletter cada vez que se crea un candidato/contacto
Actualizar un contacto/candidato en BoondManager cada vez que se da de baja de nuestra newsletter
etc...
Aquí te presentamos algunos ejemplos de estas integraciones para que te familiarices con las posibilidades que ofrecen.
¡Verifica tus autorizaciones!
Para poder utilizar nuestra integración con Zapier necesitarás Acceso/Iniciar sesión mediante autenticación Basic. Para ello, debes activar la autorización que se encuentra en la Configuración de tu ficha > pestaña "Intranet" > campo "Autorizar la llamada a las API Rest mediante autenticación BasicAuth".
No olvides activarla porque si no lo haces recibirás un mensaje de error que te impedirá avanzar.
Si tienes acceso a varias interfaces, esta autorización solo será válida para la cuenta en la que la hayas activado.
El resumen de las interfaces en las que esta Configuración está activada se encuentra en la página Mi Cuenta > Sección API
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¿Qué es un ZAP? ¿Para qué sirve?
Definición de un Zap
Un Zap es la asociación de un trigger (o desencadenante) y una o varias acciones. Cada trigger y acción es puesto a disposición por una herramienta o aplicación (BoondManager, Gmail, TypeForm, Zendesk…) y permite interactuar con la herramienta correspondiente.
El trigger permite lanzar automáticamente la ejecución del Zap cuando se verifica la regla correspondiente (ejemplo: envío de un nuevo formulario, recepción de un email de un remitente particular, ...).
El Zap realizará después las acciones una a una hasta que se complete la última.
¿Qué permite?
Cada acción de Zapier permite, a partir de datos de entrada (nombre, apellido, dirección de email…), realizar directamente una acción en la aplicación BoondManager.
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Lista de Triggers disponibles
Para que puedas desencadenar procesos cuando ocurre un evento en BoondManager, ponemos a tu disposición una buena cantidad de triggers.
Triggers basados en eventos de creación
Estos eventos desencadenarán tu Zap cada vez que se detecte una creación (del objeto en cuestión). Después, podrás utilizar la información de esta ficha recién creada para encadenar las acciones que desees. Aquí tienes la lista de triggers relativos a la creación de fichas.
New Candidate
New Resource
New Company
New Contact
New Opportunity
New Project
New Invoice
New Action / Action Updated
Triggers basados en eventos de modificación
Estos eventos desencadenarán tu Zap cada vez que se detecte una modificación (del objeto en cuestión). Después, podrás utilizar la información modificada de esta ficha para encadenar las acciones que desees. Aquí tienes la lista de triggers relativos a la modificación de fichas.
Candidate Updated
Resource Updated
Company Updated
Contact Updated
Opportunity Updated
Project Updated
Invoice Updated
New Action / Action Updated
¿Necesitas más información sobre la ficha modificada?
En ese caso, no dudes en utilizar una acción "Search" justo después de que se desencadene el trigger, así podrás utilizar el ID de la ficha afectada por la actualización y buscar la ficha correspondiente para recuperar la información que no tenías.
¡Cuidado con el consumo de tus créditos Zapier!
Ten cuidado de no crear Zaps basados en triggers muy frecuentes porque corres el riesgo de consumir tus créditos rápidamente. Por ejemplo, ten cuidado con el trigger "New Action / Action updated" que se desencadenará en cada creación O actualización de una ficha de acción. No dudes en utilizar un filtro detrás de este trigger si deseas desencadenar otros pasos según ciertas condiciones (tipo de acción, tipo de evento, ...).
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Ejemplos de uso de los Triggers disponibles
Publicar un mensaje en Slack cada vez que se crea un nuevo proyecto
Con este ejemplo de Zap, puedes mantener informados (en el canal de Slack que elijas) a tus equipos cada vez que se crea un proyecto. Este principio puede utilizarse para cualquier otro tipo de evento "creación".
Publicar un mensaje en Slack cada vez que se gana un oportunidad
Con este ejemplo de Zap, puedes mantener informados (en el canal de Slack que elijas) a tus equipos cada vez que se gana un oportunidad. Este principio puede utilizarse para cualquier otro tipo de evento "modificación". La particularidad de este zap es que contiene un paso intermedio de tipo "Filtro" que permite no continuar el resto del Zap si no se cumplen ciertas condiciones. En este caso filtramos el contenido de la modificación; si no indica que el estado ha pasado a "Gagné" entonces el zap se detiene ahí.
Publicar un mensaje en Slack cada vez que se crea un oportunidad
Con un Zap así, puedes mantener informados (en el canal de Slack que elijas) a tus equipos cada vez que se crea un oportunidad para invitarles a buscar perfiles que puedan responder. Este principio puede utilizarse para cualquier otro tipo de evento "creación". En función de tu dominio y tu suscripción de Zapier, te ofrecemos dos ejemplos de Zaps que pueden inspirarte:
Zap simple: notificamos con la información básica del oportunidad
Zap avanzado: recuperamos la información del creador y de la empresa antes de publicar el mensaje
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Acciones disponibles
Para automatizar la creación/modificación de fichas según los procesos que tengas, ponemos a tu disposición una buena cantidad de acciones.
Acciones de tipo "Search"
Estas acciones sirven principalmente para recuperar la información de una ficha para encadenar otras acciones después (verificar si existe una ficha, actualizarla, ...).
Aquí tienes la lista de acciones "search" propuestas hasta la fecha:
Find a Company
Find a Candidate
Find a Resource
Find a Contact
Find a Log
Acciones de tipo "Creación"
Estas acciones permiten automatizar la creación de objetos en BoondManager. Esto te permite, entre otras cosas, abastecer automáticamente tu base de datos BoondManager sin tener que introducir manualmente cierta información recogida en otros sistemas de información.
Aquí tienes la lista de acciones "creación" propuestas hasta la fecha:
Create a Candidate
Create a Resource
Create a Company
Create a Contact
Create an Opportunity
Create an Action - Candidate
Create an Action - Contact
Import a File
Acciones de tipo "Actualización"
Estas acciones permiten automatizar la actualización de datos en BoondManager. Esto te permite, entre otras cosas, asegurarte de que la información introducida en BoondManager esté bien sincronizada con otros sistemas de información.
Aquí tienes la lista de acciones "actualización" propuestas hasta la fecha:
Update a Candidate
Update a Resource
Update a Company
Update a Contact
Update an Opportunity
Tienes a tu disposición las acciones mencionadas arriba así como ejemplos de Zaps que ya hemos creado. Eres libre de reutilizar directamente estos Zaps o crear los tuyos a partir de las acciones de BoondManager y otras herramientas (TypeForm, Gmail…). La creación de Zaps y acciones se explica a continuación.
¡Cuidado con los bucles infinitos!
Ten cuidado de no crear bucles "sin fin". Por ejemplo, si creas un Zap que se desencadena al actualizar un evento y en ese mismo Zap actualizas el mismo tipo de ficha, corres el riesgo de tener un bucle que no se detendrá. Al menos, no hasta que se agoten tus créditos y, en consecuencia, esto puede vaciar el plan Zapier que hayas pagado.
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Ejemplos de uso de las Acciones disponibles
Esta integración te será de gran ayuda si buscas una forma sencilla de poner a disposición un formulario de candidatura a tus candidatos. Esta interfaz permite trabajar a partir de un cuestionario Typeform (que recomendamos por su sencillez y ergonomía) e importar en BoondManager toda la información recogida por tu candidato
Para utilizarlo, te invitamos a hacer clic en este enlace que te permitirá utilizar una plantilla que hemos diseñado para ti.
Exactamente igual que el punto explicado arriba pero esta vez con GForm.
Para utilizarlo, te invitamos a hacer clic en este enlace que te permitirá utilizar una plantilla que hemos diseñado para ti.
Exactamente igual que el punto explicado arriba pero esta vez con la creación de un oportunidad (y potencialmente de la ficha empresa/contacto CRM asociada si no existe ya) en cada envío de un cuestionario GForm.
Para utilizarlo, te invitamos a hacer clic en este enlace que te permitirá utilizar una plantilla que hemos diseñado para ti.
Y muchas otras variantes posibles
Por ejemplo, podrías utilizar cuestionarios y las acciones disponibles para:
Crear oportunidades (y su empresa/contactos si no existen) en cada envío de un cuestionario
Actualizar fichas eligiendo tú mismo los campos obligatorios
Crear acciones formateadas con las respuestas obtenidas en un cuestionario
Recoger documentos y adjuntarlos automáticamente en las fichas correctas
Si tienes ideas y sugerencias de aplicación, no dudes en hacérnoslas llegar para que podamos estudiarlas y ver si es posible hacer plantillas (para facilitarte la creación)
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Ejemplo de creación de un zap de A a Z: Crear un candidato cuando se envía una respuesta a un cuestionario
¿Dispones de un cuestionario en tu sitio web para recoger candidaturas? Esta funcionalidad te permitirá importar automáticamente las candidaturas en BoondManager.
Creación de un nuevo Zap y lectura del cuestionario
En este ejemplo partimos del principio de que tu cuestionario es un formulario de Google Forms y que las candidaturas se recogen en un Google Spreadsheet asociado. Te invitamos a consultar la documentación de Google para crear este tipo de formularios y la hoja de cálculo asociada.
Paso 1:
Para crear un nuevo Zap, accede a Zapier y haz clic en MAKE A ZAP arriba a la izquierda.
Busca después la aplicación Google Forms y selecciónala.
Paso 2:
Elige el evento que va a desencadenar el Zap y la creación del candidato.
Para este ejemplo, puedes elegir un desencadenante en cada nueva candidatura seleccionando "New Response in Spreadsheet".
Valida tu elección y elige la cuenta de Google Forms que quieres asociar a este Zap. Se te pedirá Acceso/Iniciar sesión en tu cuenta de Google para confirmar la conexión entre Zapier y Google Forms.
Paso 3:
Elige el cuestionario de candidatura a utilizar, así como la hoja de cálculo asociada, luego valida y haz clic finalmente en el botón Test & Review.
Resultado esperado
Si todo ha ido bien, deberías obtener el mensaje "We found a response!", lo que confirma que Zapier ha conseguido leer las respuestas al cuestionario.
Confirma haciendo clic en Done, lo que finalizará la etapa de elección del elemento desencadenante de tu Zap.
Envío de datos a BoondManager
La siguiente etapa consistirá en indicar qué acción realizar al recibir la candidatura y detallar cómo se volcará la información del cuestionario en BoondManager.
Selecciona primero la aplicación BoondManager o escribe BoondManager en la barra de búsqueda.
Elige después la acción Create a candidate entre las opciones propuestas y haz clic en Continue.
Acceso/Iniciar sesión en tu cuenta de BoondManager con tus credenciales habituales y haz clic en Continue.
Zapier te muestra entonces la lista de campos BoondManager disponibles. Para cada campo BoondManager, selecciona el campo del cuestionario de candidatura que corresponda.
Consejo
Para mostrar todos los campos de tu cuestionario, haz clic en Show All Options.
¡IMPORTANTE!
Algunos campos están marcados como "Required" a la derecha. Estos campos corresponden a los campos obligatorios en BoondManager y deberán ser alimentados por tu cuestionario.
5. Una vez terminado tu mapeo, haz clic en Continue.
Atención
La siguiente acción creará datos reales en tu cuenta BoondManager.
6. Si tu cuestionario ya ha recibido algunas respuestas y quieres realizar una prueba inmediata, haz clic en Test & Review.
Resultado esperado
Si todo ha ido bien, debería aparecer el mensaje "Test was successful!" y deberías encontrar el candidato recién creado en BoondManager, lo que confirma que tu Zap funciona.
7. Haz finalmente clic en Done editing para terminar la creación del Zap y luego en TURN ZAP ON para activarlo.
A partir de ahora, cada nueva candidatura enviada a través de tu cuestionario desencadenará el Zap y creará una nueva ficha de candidato en BoondManager.