Esta funcionalidad le permite enviar formularios / encuestas a sus colaboradores que tengan como mínimo acceso al intranet.
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Crear un cuestionario
Pre-requisitos:
Para poder crear un cuestionario, debe disponer de los derechos especificados en la sección "Derechos necesarios según los usos > 1 - Derechos necesarios para crear/administrar los cuestionarios" de este artículo.
Administración > Modelos > pestaña Formularios
Una vez administrado el derecho, encontrará la pestaña Formularios en Administración > Modelos. Desde esta pestaña, podrá crear y configurar formularios.
Al crear un formulario, encontrará 3 secciones:
1 - Información
Después de hacer clic en el (+), deberá completar los siguientes campos en la sección Información:
Nombre del formulario
Estado visible o archivado
Fichas asociadas al formulario (solo ficha Recurso, por el momento)
Descripción del formulario
2 - Configuración
En la sección Configuración, podrá completar:
los tipos de Recursos sobre los que este formulario podrá ser creado/enviado
las Agencias implicadas en este formulario
el destinatario del formulario (Recursos, Manager responsable, administrador RH)
el asunto del email de envío del formulario
el mensaje del email (con variables disponibles)
3 - Añadir una pregunta
Después de configurar su formulario como desee, ahora puede crear las preguntas de su formulario.
Elija qué tipo de respuesta necesita entre las siguientes opciones:
Texto libre
Barómetro: sistema de emoticonos para medir la satisfacción
Elección única: usted crea las opciones de respuesta y el destinatario solo puede elegir una
Elección múltiple: el destinatario puede elegir varias respuestas propuestas
Numérico: respuesta de valor numérico (salario, nota sobre 10, etc.)
Elija si su pregunta es opcional o no marcando la opción
Indique su pregunta
Además, no dude en aportar más contexto a las preguntas de sus formularios añadiendo una descripción a cada pregunta
Haga que sus formularios sean más legibles y mejor estructurados gracias a la adición de títulos
A tener en cuenta:
Es posible elegir el orden de las opciones arrastrándolas (drag & drop). Por supuesto, después de confirmar sus preguntas, puede visualizar una vista previa y también elegir el orden de las preguntas.
Solo queda guardar su cuestionario.
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Enviar un cuestionario
Pre-requisitos:
Para poder enviar un cuestionario, debe disponer de los derechos especificados en la sección "Derechos necesarios según los usos > 2.1 y 3" de este artículo.
Módulo Recursos > ficha Recurso > pestaña Formularios
Es el momento de enviar su cuestionario a su Recurso.
En la ficha Recurso, encontrará la pestaña Formularios. Al hacer clic en el (+), tendrá luego la opción entre todos los cuestionarios disponibles.
Si lo necesita, puede modificar el email que se enviará al destinatario para personalizarlo antes de hacer clic en Lanzar para enviarlo.
A tener en cuenta:
Marcar la opción "Soy el destinatario" permite al Manager enviarse a sí mismo el cuestionario para responderlo. Encontrará este cuestionario en su ficha Recurso (su nombre > Mi ficha > pestaña Formularios) y en la ficha del Recurso correspondiente.
Ejemplo: Formulario de seguimiento rellenado por el manager/RH, la ficha correspondiente es la ficha recurso, el destinatario es el manager/RH. Si es el manager/RH quien lo crea, al marcar esta casilla se evita el envío de un email y se pasa directamente a la etapa de rellenado.
Consultar los resultados de un cuestionario
Pre-requisitos:
Para poder ver los resultados de un cuestionario, debe disponer de los derechos especificados en la sección "Derechos necesarios según los usos > 2.1 y 2.2" de este artículo.
Cuando el formulario haya sido rellenado y validado por el Recurso, el manager que envió este formulario recibirá un email para avisarle de la validación. Podrá entonces hacer clic en el enlace del email o encontrar los resultados del cuestionario en la ficha Recurso correspondiente, en la pestaña Formularios.
Además, gracias a los hilos de discusión presentes en el formulario, también puede intercambiar con otros managers sobre el formulario en cuestión. Por ejemplo, puede comunicar a su administrador RH una solicitud de formación de uno de sus colaboradores.
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A tener en cuenta:
Si desea que el Recurso asociado a este formulario pueda consultar los resultados, deberá marcar, al validar sus respuestas, "Autorizar al Recurso a consultar las respuestas".
¡No se preocupe! Si olvidó marcar la opción, la encontrará en la descripción del formulario validado.
Derechos necesarios según los usos
1 - Derechos necesarios para administrar/crear los cuestionarios
Administración > Managers/Roles > ficha Manager/Rol correspondiente > pestaña Administración
Al marcar el módulo Formularios, permitirá a los managers correspondientes acceder a la configuración de los formularios.
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¡Importante!
Dar acceso a la configuración de formularios dará derecho a su manager a configurar, modificar, consultar y eliminar los formularios. No es posible tener estos derechos por separado.
2 - Derechos necesarios para ver los cuestionarios en curso / finalizados de un recurso
2.1 - Derechos necesarios para ver la pestaña "Formularios" de un recurso
Administración > Managers/Roles > ficha Manager/Rol correspondiente > pestaña Módulos principales > configuración Recursos > sección Ficha
Si desea poder acceder a los formularios y/o enviarlos desde la pestaña Formularios de una ficha Recurso, deberá activar el derecho de lectura sobre el grupo de datos Formularios.
2.2 - Derechos necesarios para ver la lista de formularios enviados y sus resultados
Administración > Managers/Roles > ficha Manager/Rol correspondiente > pestaña Diversos > configuración Formularios
Como con el módulo Acciones, es posible ajustar con precisión los derechos de acceso a los formularios de una ficha. Para simplificar la configuración, aquí nuestras recomendaciones:
Acceso:
Si el manager puede leer la ficha principal -> Lectura
Esto permitirá a su usuario ver los formularios de una ficha recurso desde el momento en que tenga acceso a su pestaña "Formularios"
El manager y sus N-1 -> Lectura y Escritura
Esto permitirá a su usuario ver y modificar los formularios que él o sus N-1 hayan creado
Restricción:
Nuestra recomendación es gestionar las restricciones directamente en el módulo Recursos impidiendo ver el grupo "Formularios" de ciertos tipos de recursos por ejemplo (para evitar ver los formularios asociados a las fichas de sus colegas o del staff por ejemplo)
Para más detalles sobre la configuración de los derechos de acceso a las fichas, le invitamos a consultar este artículo: Derechos de acceso a las fichas de un módulo.
3 - Derechos necesarios para enviar cuestionarios
Administración > Managers/Roles > ficha Manager/Rol correspondiente > pestaña Diversos > configuración Formularios > sección Diversos
En la sección Diversos de esta configuración, también tiene la posibilidad de seleccionar o no el derecho de creación y/o eliminación de formularios en una ficha Recurso.
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F.A.Q.
¿Para qué pueden servir estos cuestionarios?
Estos cuestionarios pueden servir para la preparación de la entrevista anual, la recopilación de información para normalizar solicitudes internas, seguimiento managerial/RH, ...
¿Es posible lanzar un cuestionario a varias personas a la vez?
No, esta funcionalidad está destinada a ser enviada individualmente.
¿Solo puedo enviar formularios a Recursos?
En efecto, el envío de formularios está actualmente concentrado en las fichas Recursos.
¿Puedo extraer los resultados del cuestionario?
Por el momento no existe funcionalidad de extracción.
Quiero que mi manager cree formularios en Administración pero no quiero que pueda modificar o eliminar los otros formularios.
Dar acceso a la configuración de formularios da derecho a su manager a configurar, modificar, consultar y eliminar los formularios. Actualmente no es posible tener estos derechos por separado.
¿Los formularios crean Acciones?
Esta funcionalidad no está vinculada a las Acciones. En el caso de preparación de entrevista anual, deberá crear acciones Entrevista anual para actualizar sus notificaciones.
¿Es posible notificar al destinatario del formulario una vez validado?
Una vez validado el formulario, se envía automáticamente una notificación al destinatario del formulario