Cet article vous permet de comprendre et de corriger les écarts que vous pouvez constater dans la préparation de la facturation de BoondManager : différence entre la quantité facturée et le nombre d'éléments facturables, triangle jaune sur une facture, alerte de dépassement du CA (chiffre d'affaires) commandé, effet d'un avoir et gestion des jours offerts.
Il s'adresse aux utilisateurs qui préparent et émettent les factures (administration des ventes, comptabilité, managers en charge de la facturation). La préparation de la facturation est disponible uniquement sur les offres Advanced et Enterprise.
Pré-requis
Pré-requis : pour utiliser la préparation de la facturation, vous devez disposer de l'offre Advanced ou Enterprise, avoir initialisé la synchronisation de la vue Préparation du module Facturation, et avoir les droits d'accès à la préparation de la facturation
1 - Comprendre la quantité et les éléments facturables
Facturation > vue Préparation > onglet Éléments facturables
Pour comprendre la quantité et les éléments facturables d'une facture, il faut savoir que ces deux valeurs ne se comptent pas de la même façon dans la préparation de la facturation. Une facture peut donc afficher plus d'éléments facturables que de jours facturés, et c'est normal.
Pourquoi ma facture affiche-t-elle plus d'éléments facturables que de jours facturés ?
Votre facture affiche plus d'éléments facturables que de jours facturés parce que la quantité et le nombre d'éléments facturables mesurent deux choses différentes :
La quantité additionne les valeurs saisies dans la feuille de temps (CRA, compte rendu d'activité) de votre collaborateur. Exemple : 1 + 0,5 + 1 = 2,5 jours.
Le nombre d'éléments facturables compte les cases remplies dans la feuille de temps. Une case remplie donne toujours 1 élément facturable, qu'elle contienne 1 jour, 0,5 jour ou 0,25 jour.
Une demi-journée compte donc comme 1 élément facturable entier, valorisé à la moitié du TJM (taux journalier moyen). Exemple : avec un TJM de 500 €, une demi-journée donne 1 élément facturable de 250 €.
Combien d'éléments facturables pour 18 jours facturés ?
Pour 18 jours facturés, le nombre d'éléments facturables dépend du nombre de cases remplies dans la feuille de temps. Le tableau suivant présente quatre feuilles de temps d'un projet en régie au jour qui donnent toutes une quantité de 18 jours sur la facture :
Ce que votre collaborateur pointe | Calcul de la quantité | Quantité facturée | Nombre d'éléments facturables |
18 journées pleines | 18 × 1 | 18 jours | 18 éléments facturables |
17 journées pleines + 2 demi-journées | 17 + (2 × 0,5) | 18 jours | 19 éléments facturables |
16 journées pleines + 4 demi-journées | 16 + (4 × 0,5) | 18 jours | 20 éléments facturables |
17 journées pleines + 4 quarts de journée | 17 + (4 × 0,25) | 18 jours | 21 éléments facturables |
Dans ces quatre cas, la facture est juste et aucune alerte ne s'affiche. Plus votre collaborateur fractionne ses journées, plus l'écart entre la quantité et le nombre d'éléments facturables augmente.
Facture affichant une quantité de 18 jours et 19 éléments facturables rattachés
Comment sont comptés les éléments facturables sur un projet en unités d'œuvre ?
Sur un projet en unités d'œuvre (par exemple en heures), la quantité de la facture s'exprime dans l'unité d'œuvre du projet, et chaque case remplie dans la feuille de temps donne toujours 1 élément facturable.
Exemple 1 : votre collaborateur pointe 7 heures par jour pendant 22 jours. La facture affiche une quantité de 154 heures (22 × 7) et 22 éléments facturables.
Exemple 2 : votre collaborateur remplit 19 cases pour un total de 95 heures, soit environ 13,57 jours. La facture affiche une quantité de 95 heures et 19 éléments facturables. Les trois valeurs sont différentes, et c'est normal : seule la feuille de temps convertit les heures en jours.
Comment sont comptés les éléments facturables pour plusieurs projets, une activité exceptionnelle ou une astreinte ?
Pour plusieurs projets le même jour, une activité exceptionnelle ou une astreinte, la règle reste la même : chaque case ou ligne remplie donne 1 élément facturable.
Plusieurs projets le même jour : 4 heures sur le projet A et 3 heures sur le projet B le même jour donnent 2 éléments facturables.
Activité exceptionnelle : une ligne d'activité exceptionnelle saisie un dimanche donne 1 élément facturable.
Astreinte : 15 jours d'astreinte saisis sur une seule ligne donnent 1 élément facturable.
Important
Important : il n'est pas possible de scinder la quantité d'un élément facturable dans la préparation de la facturation. Une demi-journée ou un quart de journée reste toujours 1 élément facturable entier.
2 - Comprendre et corriger le triangle jaune sur une facture
Facturation > vue Factures > fiche de la facture
Le triangle jaune sur une facture signale un écart de montant : le montant HT (hors taxes) de la facture est différent du total des éléments facturables rattachés. Le triangle jaune ne signale jamais un écart entre la quantité et le nombre d'éléments facturables.
Que signifie le triangle jaune sur ma facture ?
Le triangle jaune sur votre facture signifie que le montant HT de la facture ne correspond pas au total des éléments facturables rattachés. La règle à retenir : la quantité et le nombre d'éléments facturables peuvent différer, mais le montant HT de la facture et le total des éléments facturables doivent toujours être identiques.
Quand ces deux montants diffèrent, il y a deux explications possibles :
vous avez appliqué une remise sur la facture : l'écart est voulu et vous n'avez rien à corriger ;
une production a été manquée ou mal prise en compte, par exemple après une modification de la feuille de temps.
Par exemple, ici on voit que j'ai un triangle jaune sur ma facture :
En cliquant dessus, je vois un delta de 1800€ qui est lié au fait que j'ai changé sur ma facture le tarif des EF de 600€ à 500€
Comment corriger une facture après une modification de feuille de temps ?
Pour corriger une facture après une modification de feuille de temps, faites un avoir puis une nouvelle facture : les éléments facturables à jour remontent alors dans la préparation de la facturation.
Demandez à votre collaborateur de corriger sa feuille de temps, puis validez-la.
Créez un avoir total sur la facture concernée.
Rendez-vous dans Facturation > vue Préparation > onglet Factures à créer : les éléments facturables corrigés remontent dans le panier du projet.
Générez la nouvelle facture depuis le panier.
Résultat attendu : la nouvelle facture n'affiche pas de triangle jaune, car son montant HT est égal au total des éléments facturables. Si le triangle jaune est toujours présent, vérifiez que la feuille de temps a bien été validée avant la création de l'avoir.
Attention
Attention : évitez de modifier à la main la quantité sur une facture. Les éléments facturables rattachés restent ceux de l'ancienne feuille de temps, et l'écart persiste même après la correction de la feuille de temps.
Comment supprimer l'écart si la quantité a déjà été modifiée à la main ?
Si la quantité de votre facture a déjà été modifiée à la main, vous pouvez supprimer l'écart en dissociant puis en réassociant les éléments facturables de la facture.
Ouvrez la facture concernée.
Dissociez tous les éléments facturables en erreur
Réassociez les éléments facturables : BoondManager remonte les éléments recalculés à partir de la feuille de temps corrigée.
Résultat attendu : le triangle jaune disparaît et le montant HT de la facture est égal au total des éléments facturables. Si l'écart persiste, contactez le support BoondManager en précisant le numéro de la facture.
Voici le bouton pour dissocier les éléments facturables.
3 - Comprendre l'alerte de dépassement du CA commandé
Facturation > vue Préparation > onglet Factures à créer
L'alerte de dépassement du CA commandé, affichée sous forme de pourcentage (par exemple 130 %), indique la consommation de votre bon de commande si vous validez la facture en préparation. C'est une projection, pas un constat : votre commande n'est pas encore dépassée.
Que signifie le pourcentage affiché avec un triangle dans la préparation de la facturation ?
Le pourcentage affiché avec un triangle dans la préparation de la facturation correspond à la consommation du CA commandé après validation de la facture. Exemple : votre commande est consommée à 9,55 % aujourd'hui. L'alerte affiche 130 % parce que la facture en préparation, une fois validée, ferait dépasser le CA commandé de 30 %. Tant que vous ne validez pas la facture, la commande reste consommée à 9,55 %.
Cette alerte peut être tout à fait normale, par exemple quand votre bon de commande prévoyait moins de temps que ce qui a été réalisé.
Comment retrouver les factures qui dépassent le CA commandé ?
Pour retrouver les factures qui dépassent le CA commandé, utilisez le filtre CA commandé de l'onglet Factures à créer. Ce filtre isole les commandes dont le CA à facturer dépasse le CA commandé.
Cliquez sur le bouton Filtres.
Sélectionnez la valeur « CA commandé dépassé » dans le filtre CA commandé.
Appliquez le filtre : seuls les paniers qui dépasseraient leur CA commandé s'affichent.
Que faire quand une facture dépasse le CA commandé ?
Quand une facture dépasse le CA commandé, la marche à suivre dépend de votre accord avec votre client :
Bon de commande ouvert ou CA commandé approximatif : vous pouvez facturer en dépassement.
Client strict sur le montant commandé : décochez les éléments facturables en trop, facturez uniquement ce qui rentre dans la commande, puis demandez un nouveau bon de commande à votre client pour facturer le reste.
4 - Comprendre l'effet d'un avoir sur les éléments facturables
Facturation > vue Préparation > onglet Éléments facturables
Un avoir total annule votre facture et libère la production correspondante : BoondManager relit alors la feuille de temps et fait remonter de nouveaux éléments facturables dans la préparation de la facturation.
Que deviennent les éléments facturables après un avoir total ?
Après un avoir total, les éléments facturables de la facture annulée sont libérés et de nouveaux éléments facturables remontent à partir de la feuille de temps. Exemple : vous facturez 12 jours, puis votre collaborateur indique qu'il a travaillé 11 jours. Vous créez un avoir total sur les 12 jours :
La feuille de temps a été corrigée avant l'avoir : les 11 bons éléments facturables remontent et vous facturez 11 jours.
La feuille de temps n'a pas encore été corrigée : les 12 mêmes éléments facturables réapparaissent. Faites d'abord corriger la feuille de temps par votre collaborateur.
Comment traiter les éléments facturables qui réapparaissent après un avoir, sans refacturation prévue ?
Si vous ne souhaitez pas refacturer après un avoir (par exemple parce que les jours sont finalement offerts), les éléments facturables restent à facturer dans la préparation de la facturation. Le tableau suivant présente les trois façons de traiter ces éléments facturables :
Option | Quand l'utiliser |
Créer une facture avec une remise de 100 % (recommandé) | La production est réelle mais offerte : vos coûts restent tracés. |
Ignorer les éléments facturables | La production est réelle mais ne sera jamais facturée. |
Supprimer la feuille de temps | La production n'a pas lieu d'exister. |
5 - Gérer des jours offerts avec la préparation de la facturation
Pour gérer des jours offerts avec la préparation de la facturation, vous avez trois méthodes. Le choix dépend de deux questions : savez-vous à l'avance quels jours seront offerts, et acceptez-vous de créer deux prestations ?
Quelle méthode choisir pour offrir des jours ?
Le tableau suivant compare les trois méthodes pour offrir des jours avec la préparation de la facturation :
Méthode | Quand l'utiliser | Effet dans la préparation de la facturation |
Deux prestations (recommandé) | Vous savez à l'avance quels jours seront offerts. | Le panier remonte en « Partiellement prêt » et la facture se génère avec une ligne à 0 €. Aucune action manuelle. |
Une prestation + CA additionnel négatif (recommandé avec une seule prestation) | Vous souhaitez garder une seule prestation. | Le CA additionnel négatif remonte avec la prestation. Pas d'écart entre production et facturation. |
Une seule prestation sans CA additionnel | Vous ne savez pas à l'avance quels jours seront offerts. | Régularisation manuelle à la facturation. Un écart entre production et facturation apparaît, ce qui est normal. |
Comment offrir des jours avec deux prestations ?
Pour offrir des jours avec deux prestations, créez une prestation pour la période offerte et une prestation pour la période facturée.
Créez une prestation pour la période offerte, par exemple du 1er au 3 octobre.
Créez une prestation pour la période facturée, par exemple du 4 au 31 octobre.
Vérifiez que votre collaborateur pointe sur la bonne prestation pour chaque période.
Dans Facturation > vue Préparation > onglet Factures à créer, ouvrez le panier, qui est dans l'état « Partiellement prêt ».
Cliquez sur le bouton d'émission de facture du volet latéral pour forcer la facturation.
Résultat attendu : la facture contient une ligne à 0 € pour les jours offerts et une ligne pour les jours facturés.
Attention
Attention : avec deux prestations, votre collaborateur pointe à deux endroits différents. Choisissez des intitulés de prestation clairs. Si les jours offerts tombent en milieu de mois, vous pouvez les placer en début ou en fin de mois pour simplifier les périodes.
Comment offrir des jours avec une seule prestation et un CA additionnel négatif ?
Pour offrir des jours avec une seule prestation, ajoutez un CA additionnel négatif égal au nombre de jours offerts multiplié par le TJM. C'est la méthode à privilégier si vous souhaitez garder une seule prestation.
Calculez le montant : nombre de jours offerts × TJM. Exemple : 3 jours offerts avec un TJM de 500 € donnent 3 × 500 = 1 500 €, soit un CA additionnel de -1 500 €.
Ajoutez ce CA additionnel négatif sur le mois concerné, dans le projet ou la prestation
Rendez-vous dans Facturation > vue Préparation > onglet Factures à créer : le CA additionnel négatif remonte avec la prestation dans le panier.
Générez la facture, puis renommez la ligne du CA additionnel négatif en « Jours offerts » pour afficher clairement la gratuité à votre client.
Résultat attendu : la facture affiche les jours réalisés et une ligne « Jours offerts » de -1 500 €, sans écart entre production et facturation.
6 - FAQ
Pourquoi ma facture affiche 5 éléments facturables alors que je facture 4 jours ?
Votre facture affiche 5 éléments facturables pour 4 jours facturés parce que chaque case remplie dans la feuille de temps donne 1 élément facturable. Avec 3 journées pleines et 2 demi-journées, la quantité est de 4 jours (3 + 0,5 + 0,5) et le nombre d'éléments facturables est de 5.
Pourquoi une ligne d'avoir affiche « 1 × -1 » ?
Une ligne d'avoir affiche « 1 × -1 » à cause de la façon dont BoondManager enregistre les avoirs. Ce format n'est pas une erreur et le montant de l'avoir est correct.
Puis-je recevoir une alerte avant d'atteindre mon CA commandé ?
Non, BoondManager ne propose pas d'alerte avant d'atteindre votre CA commandé (par exemple « il reste 10 % à consommer »). L'alerte de dépassement de la préparation de la facturation vous prévient au moment de facturer, et le filtre CA commandé vous permet d'isoler les commandes concernées.
Mes éléments facturables sont-ils dupliqués quand je les dissocie d'une facture ?
Non, vos éléments facturables ne sont pas dupliqués quand vous les dissociez d'une facture. La dissociation supprime les anciens éléments facturables et libère la production, puis BoondManager remonte les éléments recalculés.
L'étiquette « Offert » empêche-t-elle la facturation d'un élément ?
Non, l'étiquette « Offert » n'empêche pas la facturation d'un élément facturable : elle ajoute uniquement une mention, et l'élément remonte avec son montant dans la facture. Pour offrir des jours, utilisez l'une des trois méthodes de la section « Gérer des jours offerts avec la préparation de la facturation ».
L'écart lié à des jours offerts sur une seule prestation est-il une erreur ?
Non, l'écart lié à des jours offerts sur une seule prestation sans CA additionnel n'est pas une erreur : les jours offerts sont produits mais pas facturés. Si vous souhaitez un chiffre d'affaires identique en production et en facturation, ajoutez un CA additionnel négatif égal au nombre de jours offerts × TJM.