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Dès qu'un événement se produit dans Boond, les actions que vous avez définies s'exécutent automatiquement. Moins de saisie, des données toujours à jour, sans aucune compétence technique.
Comprendre une automatisation : déclencheurs et actions
Une automatisation associe un déclencheur (l'événement qui la lance) et une ou plusieurs actions (ce que Boond exécute ensuite), que vous assemblez visuellement dans un éditeur. Tous les choix se font dans des listes, avec les états, étapes et libellés de votre environnement : aucune saisie technique n'est nécessaire.
Aujourd'hui, les automations couvrent 12 modules : Candidats, Ressources, Contacts, Sociétés, Besoins, Positionnements, Projets, Prestations, Produits, Achats, Factures fournisseurs et Actions.
Les 3 déclencheurs
Événement sur une fiche | Se déclenche quand une fiche est créée, modifiée ou supprimée dans le module de votre choix. Vous cochez le ou les événements qui vous intéressent : Création, Mise à jour, Suppression. |
Changement d'état | Se déclenche quand une fiche arrive dans l'état que vous avez choisi. Vous pouvez préciser, en option, l'état de départ : l'automatisation ne se déclenche alors que pour ce passage précis. À noter : une fiche créée directement dans cet état ne déclenche rien : il faut un vrai changement. |
Planification | Se déclenche tout seul, à la fréquence que vous définissez : tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois, à l'heure choisie. Comme aucune fiche n'est à l'origine du déclenchement, ce déclencheur se combine avec « Rechercher des fiches » pour cibler les fiches à traiter. |
Les 4 actions
Récupérer une fiche | Ouvre une fiche pour que les actions suivantes puissent l'utiliser : soit la fiche qui a déclenché l'automatisation, soit une fiche qui lui est liée : sa société, sa fiche parente, son manager… Vous choisissez dans une liste ; seules les fiches réellement accessibles à cette étape sont proposées, et s'il n'y a qu'un choix possible, il est déjà rempli. |
Rechercher des fiches | Trouve toutes les fiches d'un module qui correspondent à vos critères. Vous les définissez comme dans vos recherches habituelles : avec la même fenêtre de filtres, ou en réutilisant une recherche sauvegardée. Impossible de valider une recherche sans aucun critère : vous ne traiterez jamais tout un module par erreur. Les actions placées sur la sortie « Pour chaque fiche » s'exécutent sur chaque fiche trouvée, une par une ; celles placées sur « À la fin » s'exécutent une seule fois, quand tout est terminé. |
Mettre à jour une fiche | Modifie un ou plusieurs champs de la fiche choisie. Vous ajoutez une ligne par champ à modifier, et la saisie s'adapte : une liste de valeurs pour un état, un calendrier pour une date, Oui / Non pour une case. Les valeurs proposées sont toujours celles de votre environnement. |
Condition | Un point de passage avec deux sorties, Oui et Non. Vous choisissez un champ, une comparaison (est égal à, contient, est supérieur à, est vide…) et une valeur : la suite ne s'exécute sur la branche Oui que si la fiche remplit le critère. Un mode avancé, optionnel, permet aux utilisateurs experts d'écrire leurs propres expressions. |
La puissance vient de la combinaison : un déclencheur puis des actions enchaînées, y compris en masse (une recherche applique la suite à chaque fiche trouvée) et à travers les fiches liées, pour agir au-delà de la fiche qui a déclenché.
Configurer une automatisation
Rendez-vous dans l'Administration → Personnalisation
Cliquez sur Automatisations
Cliquez sur le bouton +
Nommez votre automatisation (cliquer sur le titre "Mon automatisation") et choisissez votre déclencheur : son panneau s'ouvre pour définir le type de fiche et, selon le déclencheur, les événements, l'état de destination ou la fréquence
Ajoutez vos actions à la suite en cliquant sur les "+": chaque action s'ouvre à l'ajout pour être configurée
Enregistrez
Publiez : votre automatisation est active et se déclenchera dès que l'événement se produira
Tester avant de publier
Le bouton Tester publie temporairement votre automatisation, le temps de la valider. Effectuez alors l'action attendue par le déclencheur : l'exécution se déroule sous vos yeux, étape par étape, sur le schéma.
A savoir
Les automatisations modifient réellement vos données. Pour vos tests, utilisez des fiches de test plutôt que des fiches en production.
Publier, mettre en pause
Une automatisation publiée est active : elle se déclenche à chaque événement correspondant. Vous pouvez la mettre en pause à tout moment : elle est conservée avec toute sa configuration et son historique, et ne se déclenche plus jusqu'à sa réactivation. Les brouillons et les automatisations en pause ne comptent pas dans votre quota.
Droits d'exécution
Chaque automatisation s'exécute avec les droits de la personne qui l'a créée : elle ne pourra jamais consulter ou modifier des données au-delà de ce que son créateur peut faire lui-même. Si les droits manquent sur une fiche, l'exécution concernée passe en échec, visible dans le suivi.
Suivre les exécutions
Chaque automatisation dispose d'un onglet Exécutions qui historise tous ses déclenchements, du plus récent au plus ancien : statut (Succès ou Échec), date de début, date de fin, durée et responsable : la personne dont l'action a déclenché l'exécution, ou « Planifiée ».
En sélectionnant une exécution, vous visualisez son parcours directement sur le schéma : les étapes réussies en vert, l'étape en échec en rouge. En cas d'échec, le détail s'ouvre automatiquement sur l'étape concernée : vous y lisez la raison en clair et la fiche concernée. Vous savez toujours ce qui a été fait, sur quelles fiches, et pourquoi.
Quotas et consommation
Automatisations actives
Le nombre d'automatisations actives (publiées et non mises en pause) dépend de votre offre. Un compteur en tête de la liste vous l'indique en permanence. Au maximum, publier une automatisation supplémentaire est bloqué : mettez-en une en pause pour en activer une nouvelle. Vous choisissez librement lesquelles sont actives, et vous pouvez en préparer autant que vous le souhaitez en brouillon.
Utilisation mensuelle
Une jauge d'utilisation du mois complète ce compteur : elle reflète le volume d'actions exécutées par vos automatisations sur le mois en cours, dans le cadre d'une utilisation normale, et se réinitialise le 1ᵉʳ de chaque mois.
Use cases : construisez vos premières automatisations
A savoir
Les états, étapes et types utilisés ci-dessous sont à titre d’exemple: adaptez chaque exemple avec vos propres valeurs, la construction reste identique.
Use case 1 — Vos candidats dormants se réveillent tout seuls
Chaque semaine, votre vivier est requalifié automatiquement : plus aucun profil oublié.
Planification : toutes les semaines, le lundi à 8h00
Rechercher des fiches : module Candidats, vos critères de vivier, construits dans la modale de filtres ou importés depuis une recherche sauvegardée existante
Sur la sortie « Pour chaque fiche » : Mettre à jour une fiche → État : À recontacter
→ 30 fiches ou 500 : chaque candidat correspondant est requalifié, un par un, chaque lundi matin. C'est le schéma type de tout traitement de masse : il fonctionne à l'identique pour requalifier des prospects ou archiver des besoins anciens.
Use case 2 — L'étape suit l'entretien, pas l'inverse
Vos recruteurs créent l'action Entretien ; la fiche candidat avance toute seule.
Événement sur une fiche : type Action, événement Création
Récupérer une fiche : la Fiche du déclencheur (l'action créée)
Condition : le type de l'action est égal à Entretien : un appel ou un email ne déclenche rien
Récupérer une fiche : la Fiche parente (le candidat)
Mettre à jour une fiche → Étape : l'étape correspondante de votre process
→ Votre pipeline reflète le rythme réel des entretiens, sans ressaisie.
Use case 3 — Un besoin gagné, un CRM à jour
L'affaire est signée : le contact et la société passent en Client, instantanément.
Changement d'état : type Besoin, état de destination Gagné
Récupérer une fiche : la Fiche du déclencheur (le besoin)
Mettre à jour une fiche : le Contact rattaché → État : Client
Mettre à jour une fiche : la Société rattachée → Type : Client
→ Fini les sociétés « prospect » avec trois projets facturés.
Use case 4 — Une première action qualifie votre contact
Vos listes de prospection affichent « Nouveau » des contacts déjà appelés trois fois.
Événement sur une fiche : type Action, événement Création
Récupérer une fiche : l'action du déclencheur
Récupérer une fiche : la Fiche parente (le contact)
Condition : l'état du contact est égal à Nouveau : seuls les contacts jamais travaillés sont concernés
Mettre à jour une fiche → État : Engagé
→ Dès la première interaction enregistrée sur un contact neuf, sa fiche avance. Un contact déjà qualifié n'est jamais retouché : c'est la Condition qui le garantit.
A savoir
Après une Rechercher des fiches, la fiche est déjà disponible sur la sortie « Pour chaque fiche » : inutile d'ajouter une étape Récupérer. Récupérer sert à charger une autre fiche que celle du flux : une fiche liée.