Cette application vous permet de générer des documents (word ou pdf) à vos couleurs en créant votre propre modèle ou template.
Vous pourrez avec DocTemplates créer et personnaliser vos :
modèles ou templates de Dossier Technique (DT) des fiches candidats et ressources
modèles ou templates de Contrat RH ou de sous-traitance de vos ressources
modèles ou templates de Facture et avoir
modèles ou templates de Devis de l'app Devis
modèles ou templates de Offre commerciale
modèles ou templates de Ordre de Mission
modèles ou templates de Bon de livraison
modèles ou templates de document administratif : prêt de matériel ou encore autorisations diverses
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Installation de l'application
Administration > Apps/MarketPlace > onglet MarketPlace > DocTemplates
Une fois installée, vous pourrez alors créer vos modèles de facture, DT... ou templates puis les charger dans la rubrique correspondante.
À savoir
Seuls les personnes disposant des droits d'accès à l'Administration pourront charger les modèles/templates.
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Utilisation de l'application
Créer votre modèle
Administration > Apps/MarketPlace > onglet MarketPlace > DocTemplates > Roue crantée de Configuration
Afin de vous aider le plus possible nous vous avons mis à disposition des exemples de template.
Nous vous invitons à les consulter en cliquant sur le lien donné afin de vous en servir comme base de travail.
Nous vous avons mis à disposition des exemple de modèle ou template de :
Contrat RH et de sous traitance
Dossiers Techniques
Facture
Devis
Bon de livraison
Documents administratifs
Vous pourrez alors récupérer les "variables" que vous n'aurez plus qu'à copier/coller sur votre modèle ou template.
En cas de besoin, vous avez la possibilité de consulter la documentation.
Cette documentation vous explique où trouver et comment qualifier les variables de BoondManager.
Nommer votre document
Dans chaque rubrique, nous vous affichons les instructions de nommage des templates à respecter.
Grâce au nommage de vos templates vous aurez ainsi la possibilité, par exemple, de :
définir un modèle ou template de contrat RH par type de contrat (CDI, CDD etc.)
définir un modèle ou template de facture/avoir/devis pour un client en particulier
définir un modèle ou template de contrat/facture/avoir/devis pour chaque agence juridique
définir un modèle ou template en anglais
Insérer votre modèle
Pré-requis
Seuls les personnes disposant des droits Administrateur peuvent insérer les modèles.
Une fois votre modèle créé, à vous de le joindre dans la rubrique correspondante.
Administration > Apps/Marketplace > DocTemplates > bouton Configuration
Pour aller plus loin :
Vous pouvez suivre cette infographie qui regroupe plusieurs modèles et des explications dédiées.
FAQ
💡Est-ce possible d'avoir plusieurs modèles de devis ?
Oui, vous pouvez avoir plusieurs modèles de devis sur DocTemplate. Vous pourrez choisir le template de votre choix au moment de la génération du devis en PDF.
💡Quelles variables DocTemplates utiliser pour la facture électronique ?
Depuis la mise en place des formats Factur-X et CII sur Boond (décembre 2023), de nouvelles variables DocTemplates sont disponibles :
Côté facture :
$billingDetailVatNumber$ (N° TVA)
$billingDetailSiren$ (SIREN)
$billingDetailNic$ (NIC)
$billingDetailRegistrationNumber$ (SIRET)
$billingDetailNumber$ (Numéro fournisseur)
$billingDetailSendingMode$ (Mode d'envoi)
Côté commande :
$billingDetail.vatNumber$ (N° TVA)
$billingDetail.siren$ (SIREN)
$billingDetail.nic$ (NIC)
$billingDetail.registrationNumber$ (SIRET)
$billingDetail.number$ (Numéro fournisseur)
$billingDetail.sendingMode$ (Mode d'envoi)
💡Mon template DocTemplates est refusé au chargement : que faire ?
Lorsque votre template DocTemplates est refusé au chargement, DocTemplates affiche la liste des variables qu'il ne reconnaît pas. Ce nombre d'erreurs vous oriente :
Une seule variable signalée : vérifiez son orthographe, sa syntaxe complète (
$nomDeLaVariable$), qu'elle existe bien pour ce type de template et qu'aucun caractère spécial ou$supplémentaire ne l'entoure.Beaucoup de variables signalées : cherchez plutôt une cause globale, par exemple un
$isolé dans le document, une variable mal fermée ou des variables provenant d'un autre type de template (par exemple des variables de prestation dans un contrat RH).
💡Comment afficher le symbole $ (dollar) ou une devise dans mon template DocTemplates ?
Pour afficher une devise dans votre template DocTemplates, n'écrivez pas le symbole $ à la main (par exemple « 1 000 $ ») : DocTemplates utilise le caractère $ pour repérer les variables et le lit comme le début d'une variable incomplète, ce qui bloque le chargement du template.
Utilisez à la place la variable de devise prévue, par exemple $currencySymbol$ (symbole de la devise) ou $currency$ (code de la devise, par exemple EUR) sur une facture ou un devis. Le nom exact de la variable dépend du type de template : consultez l'onglet correspondant de la documentation des variables.
💡Mon template DocTemplates est chargé mais je ne le vois pas au moment de générer mon document : pourquoi ?
Si votre template DocTemplates est chargé mais n'est pas proposé au moment de générer le document, vérifiez le nom du fichier. Le nom du template détermine dans quel contexte il est sélectionné (agence juridique, pôle, langue de l'utilisateur, format PDF). Un template valide mais dont le nom ne correspond pas au contexte de la fiche ne sera pas proposé. Les règles de nommage sont affichées dans chaque rubrique de la configuration DocTemplates.
💡Une information est vide dans le document généré par DocTemplates : pourquoi ?
Lorsqu'une information est vide dans le document généré par DocTemplates alors que la variable est correcte, c'est le plus souvent que la donnée n'est pas renseignée dans Boond ou qu'elle n'est pas reliée à la bonne fiche. Par exemple, les informations du fournisseur d'une ressource externe restent vides si aucun fournisseur n'est associé à cette ressource. La documentation des variables indique, pour chaque variable, sur quelle fiche et dans quel onglet la donnée doit être renseignée.
💡Ma variable DocTemplates fonctionne dans le texte mais pas dans un tableau (ou l'inverse) : pourquoi ?
Une variable DocTemplates peut être de trois types, et chaque type s'utilise différemment dans le document Word :
Simple : une seule valeur, à insérer directement dans le texte (par exemple
$lastName$).Liste : plusieurs valeurs, à placer dans une liste à puces d'un seul élément (par exemple
$activityAreas$) ou à transformer en texte séparé par des virgules avec le modificateur join ($activityAreas|join$).Table : plusieurs lignes, à placer dans une ligne de tableau Word (par exemple
$languages.language$et$languages.level$) ; DocTemplates crée une ligne par élément.
Le type de chaque variable est indiqué dans la colonne « Type de variable » de la documentation des variables.
💡Ma facture ou mon devis DocTemplates ne se génère pas correctement : que vérifier ?
Si votre modèle de facture ou de devis DocTemplates ne se génère pas correctement, vérifiez la structure des tableaux : les totaux doivent être placés dans un tableau séparé de celui qui contient les lignes de facture ou de devis.
💡Comment savoir si le problème vient de mon document Word ou de la variable DocTemplates ?
Pour savoir si le problème vient de votre document Word ou de la variable DocTemplates, faites un test avec un document minimal :
Créez un nouveau document Word contenant une seule ligne de texte et la variable à tester.
Chargez ce document dans le même type de template DocTemplates.
Générez un document à partir de ce template.
Si le document minimal fonctionne, le problème vient de votre document Word d'origine : caractères cachés, contenu copié depuis Excel ou un PDF, zones de texte, tableaux imbriqués ou variables placées dans l'en-tête ou le pied de page. Simplifiez alors votre document progressivement pour identifier la partie en cause.