Les états factures sont définis par facture et permettent de bien suivre le traitement des factures. Bien entendu, ces états peuvent être modifiés pour correspondre à vos référentiels.
Comment créer un état de facture ?
Pour créer un état de facture, vous devez :
Aller sur Administration > Paramètres Globaux > onglet Actions/états> section États des factures
Cliquer sur le lien "Ajouter un état"
Choisir la couleur qui s'affichera pour cet état
Saisir le nom du nouvel état
Glisser/Déposer en cliquant sur l'icône
pour modifier l'ordre d'affichage des états
A savoir
A la création de l'interface client, ces états sont pré-remplis avec les terminologies suivants : "ProForma", "Création", "Transmis au client", "Relance 1", "Relance 2", "Payée" et "Impayée".
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Comment modifier un état de facture dans l'administration ?
Pour changer un état de facture dans l'administration, vous devez aller sur Administration > Paramètres Globaux > onglet Actions/états> section États des factures
Vous souhaitez modifier la couleur
Cliquer sur le rond de couleur
Sélectionner la couleur
Enregistrer
Vous souhaitez modifier le nom de l'état
ATTENTION !
Nous vous déconseillons de modifier le nom de l'état. Cela modifierait toutes les factures étant dans cet état et vous perdriez l'historique des états.
Nous vous recommandons plutôt de désactiver (oeil) l'état et d'en créer un nouveau.
Vous souhaitez désactiver un état
Vous pouvez cliquer sur l'icône oeil pour rendre invisible l'état. Cela permet également de conserver l'état pour les factures utilisant d'ores et déjà l'état à rendre invisible.
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Comment modifier un état de facture sur une fiche facture ?
Pour modifier un état de facture sur une facture, vous devez aller sur le module Facturation > vue Factures > fiche Facture
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A retenir
L'état de facture "ProForma" signifie qu'il n'y a pas de référence de facture et le contenu de la facture est modifiable.
L'état de facture "Création" signifie qu'il y a une référence de facture et le contenu de la facture est modifiable.
L'état de facture "Payée" signifie que la totalité de la facture a été réglée et la somme entre dans le CA payée sur les reportings.
Modification en masse de l'état des factures
Pour modifier l'état de plusieurs factures en masse, vous devez :
Aller sur le module Facturation > vue Factures
Cocher les cases des factures pour lesquelles vous souhaitez modifier l'état
Sur la barre grise qui apparait en bas de page :
cliquer sur le crayon
survoler "Etat"
sélectionner le nouvel état
cliquer sur le bouton "Confirmer"
Modification individuelle de l'état d'une facture
Pour modifier l'état d'une seule facture, vous devez :
Aller sur le module Facturation > vue Factures > fiche Facture
Dans la liste déroulante "Etat", sélectionner le nouvel état
Cliquer sur la disquette verte pour enregistrer
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Comment bien suivre mes factures ?
Pour suivre efficacement votre facturation, plusieurs vues sont à votre disposition. Vous trouverez plus de détail dans l'article dédié : Suivre le paiement de ses factures