Consentimientos RGPD es una aplicación que le permite mantener un registro de los consentimientos de sus candidatos en cuanto a la recopilación y el tratamiento de sus datos personales, seguir este registro a lo largo del tiempo y realizar extracciones para su verificación o en caso de auditoría.
⠀
Instalar y configurar la aplicación
Administración > Apps / Marketplace > Consentimientos RGPD
Accesibilidad
Una vez instalada la aplicación, recuerde configurar el acceso de los recursos a la aplicación.
Tiene varias posibilidades:
Accesible sólo para managers autorizados: debe activar la App para los managers que desee directamente en el módulo Managers/Roles > ficha Manager o Rol > pestaña Apps, luego activar la app al final de la línea correspondiente
Accesible para todos los managers: todos sus colaboradores que tengan una cuenta Manager pueden utilizar la App
Registrar un consentimiento
Candidatos > Ficha de un candidato > pestaña Consentimientos RGPD
Desde esta página puede añadir, modificar o eliminar los consentimientos para este candidato.
Elegir el tipo de consentimiento
Definir el estado de este consentimiento (primer consentimiento, renovación, expiración, revocación)
Fecha de recopilación
Modo de recopilación
Comentario
Duración de conservación (2 años por defecto)
Manager responsable
Agencia jurídica de referencia
Añadir un justificante en adjunto una vez guardada la ficha
Consultar el registro de consentimientos
Botón de acceso rápido > Consentimientos RGPD > vista de búsqueda
Existen dos formas de consultar las recopilaciones de consentimiento:
Desde la pestaña Consentimientos RGPD de la ficha de Candidatos
Directamente en la app Consentimientos RGPD donde se registran las recopilaciones. Puede configurar los filtros para mostrar los resultados que le interesan. Si desea profundizar en el análisis de estos resultados, también puede realizar una extracción en formato csv de los resultados de los cuestionarios. Para ello, haga clic en el icono de Extracción en la parte superior derecha de su pantalla
⠀
F.A.Q.
¿La creación de un candidato implica la creación de un consentimiento RGPD?
El RGPD especifica que un consentimiento sólo puede ser explícito y unívoco, por lo que la simple creación de una ficha de candidato no desencadenará la creación de un consentimiento RGPD; debe registrar este consentimiento manualmente una vez recopilado.
¿Los consentimientos caducan automáticamente?
Actualmente no existe ninguna automatización integrada en esta app, por lo que corresponde a su DPO supervisar la validez de los consentimientos (como ocurre actualmente). Sin embargo, la app Consentimientos RGPD ofrece filtros sobre las fechas de recopilación, lo que le permite identificar los consentimientos caducados con un solo clic y actuar en consecuencia según sus procesos internos.
¿Se anonimiza a los candidatos una vez que expira el consentimiento?
La forma de anonimizar una ficha de candidato depende totalmente de lo que se indique, de los plazos de conservación que se apliquen y, en general, de sus procesos internos sobre el tema: por lo tanto, no está previsto automatizar esta anonimización.
¿Es posible automatizar todo este proceso de seguimiento y la anonimización de las fichas de candidatos?
¡Sí! Gracias a nuestras API, es posible automatizar la recopilación, el seguimiento, los recordatorios e incluso la anonimización de los candidatos. Incluso herramientas low-code como Make y Zapier permiten realizar este tipo de automatizaciones, totalmente adaptadas a sus procesos internos y opciones de tratamiento. ¡No dude en contactarnos para más información!