Gracias a nuestro módulo de importación, es más fácil que nunca integrar sus Empresas y Contactos CRM, Candidatos, Recursos, Oportunidades y Acciones en Boond.
Aquí tiene un tutorial para guiarle en el formato de sus archivos de importación y en la integración de sus datos.
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PARTE 1: Formatear sus datos para la importación
Advertencia
El módulo de importación está diseñado para importar datos en creación y no actualizará los registros ya existentes.
Los pasos que veremos a continuación sólo se refieren a la integración de nuevos datos: si intenta importar registros ya presentes, el módulo creará nuevos registros (lo que puede causar duplicados).
Para formatear los datos y obtener un archivo listo para importar, recomendamos primero utilizar el formato CSV, muy fácil de abrir y manipular en Excel. Idealmente, los archivos deben estar codificados en UTF-8 para respetar todas las letras acentuadas y los caracteres especiales.
Consejo
En Excel, cuando utiliza el menú "Guardar como...", puede elegir directamente el formato correcto, llamado "CSV UTF-8 (delimitado por comas)".
Le ofrecemos archivos modelo para cada tipo de importación, que encontrará utilizando el enlace siguiente:
Para rellenar estos archivos, aquí tiene algunas indicaciones a tener en cuenta para una importación perfecta:
Los campos de fecha están en formato DD/MM/AAAA por defecto
Los campos de texto como Apellido, Nombre, títulos, comentarios, etc. no necesitan un formato particular.
Algunos campos (Comentarios, Competencias, etc.) pueden tener varias líneas, y los saltos de línea serán respetados en la importación.
Los campos normalizados que están vinculados a su configuración deben respetar exactamente el nombre parametrizado en Boond.
Ejemplo
Para los Estados de los registros CRM, si ha creado un Estado "Cliente VIP" deberá utilizar ese nombre tal cual en las líneas correspondientes, respetando especialmente las mayúsculas y acentos.
Cuando desee introducir varios valores en un mismo campo, por ejemplo en un selector donde se pueden marcar varias líneas como los Dominios de aplicación de los registros de Candidatos y Recursos, puede escribir los valores uno tras otro, separados simplemente por comas pero respetando siempre el nombre exacto que está en su configuración.
Ej: "Desarrollador, Jefe de Proyecto, Java"
Cuando desee asignar los registros a diferentes administradores de su cuenta BoondManager, o a una determinada Agencia Jurídica, una Unidad de negocio o incluso a un cierto Polo, debe indicar su ID en la columna correspondiente.
¿Dónde encontrar el ID?
El ID siempre se encuentra en la parte inferior izquierda de la página de configuración del registro: por ejemplo, para los administradores, el ID está en Administración > Administradores/Roles > Abrir el registro del administrador correspondiente y mirar abajo a la izquierda. Allí encontrará un ID del tipo COMP1, entonces sólo debe copiar el número "1" en la columna "Responsable Manager" del archivo de importación.
Para las competencias de Candidatos y Recursos, a veces es necesario poner una evaluación junto a una competencia. Es el caso del campo Herramientas en los datos técnicos, por ejemplo, para los que hay que escribir la herramienta y su evaluación como sigue: "Herramienta:Evaluación".
Si hay varias, sepárelas por comas: "Herramienta1:Evaluación1, Herramienta2:Evaluación2".
Ej: "Python:4, Jenkins:3"
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PARTE 2: Importar los archivos
Una vez que sus archivos estén listos para la importación, vaya a Administración > Importar sus datos (enlace abajo a la izquierda)
El primer paso consiste en seleccionar el tipo de datos que desea importar y cargar su archivo.
Importar CV adjuntos
Para importar CV adjuntos a sus registros de candidatos y/o recursos, consulte las FAQ abajo.
2. Una vez cargado el archivo, aparece automáticamente un nuevo paso.
Aquí, primero se especifica el formato del archivo, pero no se preocupe: si ha seguido la Parte 1 no necesita modificar esta parte.
3. En la parte de abajo, se muestra una tabla con su tabla de Excel encabezada por columnas a elegir. Esta tabla permite asociar (o "mapear") las columnas del archivo Excel con los campos disponibles en Boond.
Consejo
Normalmente, si ha utilizado nuestros archivos modelo, todas las columnas son reconocidas. Si no es así, las columnas no reconocidas aparecen en rojo y puede elegir en el selector a qué campo de Boond corresponde la columna.
4. Finalmente, en la parte inferior de la página, la herramienta muestra los campos que no están bien reconocidos, parecen erróneos o simplemente difieren de su configuración personalizada en Boond.
Puede corregir los valores directamente, e incluso elegir con qué valor rellenar cuando no hay ninguna información ("Valores vacíos", ver FAQ).
Importante
Antes de importar los datos, y para conservar todos los ajustes realizados durante este paso, le recomendamos descargar el archivo "versión final" haciendo clic en el botón Descargar CSV como se muestra abajo:
5. Una vez que todo esté listo para integrarse en Boond, vuelva arriba a la derecha de la página, inspire, expire y finalmente haga clic en Importar!
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PARTE 3: Controlar los datos importados
Es importante asegurarse de la integridad de los datos que acaba de importar, para identificar inmediatamente si hay algún problema y corregirlo antes de que esos registros sean utilizados. Por ello, le recomendamos algunas vías eficaces para verificar que la importación se ha realizado correctamente:
Asegurarse de que no hay ningún error
Cuando la importación comienza, aparece una notificación azul abajo a la derecha de su pantalla para confirmar que el proceso de importación ha comenzado.
Cuando la importación termina, también aparece una notificación en el mismo lugar.
Si es verde, no se ha detectado ningún error durante la importación y todo ha ido bien.
Si es roja, se ha detectado al menos un error y debe verificar los datos que se han importado.
Controlar aleatoriamente una muestra de registros
Se haya detectado un error o no, se recomienda tomar al azar varios registros importados y verificar que toda la información del archivo de importación está presente: contenido, asignación a administradores, selectores bien alimentados, etc.
Para ello dispone del filtro "Período" en cada listado de búsqueda para filtrar por la fecha de creación y así limitar la lista a los registros creados por la importación.
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F.A.Q.
Ha aparecido un mensaje de error pero no sé dónde está el problema, ¿qué hacer?
Puede enviarnos el archivo para su revisión, escribiendo a [email protected]
Los datos que he importado no son adecuados, ¿cómo volver atrás?
Puede filtrar el listado de búsqueda correspondiente (por ejemplo, el listado de candidatos) por la fecha de creación e indicar la fecha del día de la importación. Luego deberá proceder a la eliminación, ya sea sólo de los registros afectados o en bloque si la importación completa no es adecuada.
Sin embargo, tenga cuidado: si se han creado registros manualmente el mismo día que la importación, deberá desmarcarlos para no arriesgarse a eliminarlos.
¿Cómo importar CV adjuntos a mis registros de candidatos o recursos?
Los CV deben estar en formato PDF o Word para ser utilizables en Boond
Reúna los archivos de CV en un archivo ZIP
El archivo debe ser visible para el servidor de importación: por lo tanto, debe colocarlo en un drive o en un recurso compartido que permita acceso externo (compartición de tipo "Pública" durante la importación, que podrá desactivarse después)
Por último, para cada registro de candidato o recurso, indique el nombre del archivo CV en la columna adecuada, especificando la extensión.
Si su archivo ZIP contiene una estructura de carpetas, los nombres de los archivos deberán anotarse como "carpeta/archivo.extensión"
Ej: "MiCV.docx", o "MiCarpeta/MiCV.docx" en caso de estructura de carpetas
Atención al codificado de su Zip
Hemos detectado que algunos archivos Zip tienen un codificado que impide que nuestro sistema lea correctamente el nombre de los diferentes archivos. Antes de lanzar la importación total, le invitamos a probar con una muestra de CV, algunos de ellos con caracteres especiales (acentos, símbolos, ...) en el nombre/ruta para ver si se importan correctamente. Si no es así, deberá intentar comprimir su carpeta con otro codificado, pero no dude en contactar con nuestro soporte para más información/asistencia sobre este tema.
Quiero asignar mis acciones importadas a un contacto CRM en particular, ¿cómo hacerlo?
Debe utilizar la columna Registro padre e indicar el ID del contacto correspondiente.
Para encontrar este ID, vaya a CRM / Contactos y haga clic en el registro del contacto deseado. Abajo a la izquierda del registro, verá su ID como se muestra abajo:
Luego copie el número en la columna Registro padre para asignar la acción a ese contacto.
¿Puedo importar otros archivos adjuntos además de los CV?
Actualmente no está previsto, por lo que deberá añadirlos después de la importación en la fase de control de datos.