Si tu actividad te lleva a gestionar actividades excepcionales (por ejemplo, guardias o horas extras), seguramente te habrás preguntado: «¿Cómo voy a gestionar esto en BoondManager?».

Hemos pensado en ti y aquí tienes un sencillo tutorial que te explica cómo gestionarlo de la mejor manera posible, según tus necesidades y tu actividad.

Interfaz de Administración > pestaña Agencias jurídicas > ficha de agencia jurídica > pestaña Tiempo, gastos y ausencias > Columna izquierda, sección Tiempo > subsección Tipos de unidad de obra

En esta tabla, se definen los tipos de unidades de obra que los colaboradores de esta agencia podrán utilizar al declarar sus tiempos. Aquí solo nos interesará la Actividad Excepcional. Si tienes alguna pregunta sobre los otros tipos de unidades de obra, te puedes poner en contacto con tu interlocutor de BoondManager.

N.B.: Si deseas dejar de utilizar un tipo de unidad de obra, puedes ponerlo en no visible, lo que te permitirá conservar el historial de los datos ya registrados.

Para poder declarar Actividad Excepcional (AE), debes añadir los tipos de AE que deseas registrar en la herramienta. Existen dos tipos de AE:

Si no diferencias varios tipos de Horas Extra (ej. horas extra entre semana de 6h a 22h, horas extra de fin de semana, etc.) o de Guardias (entre semana, fines de semana), entonces no compliques la entrada de datos para tus usuarios: indique únicamente un tipo de "Hora Extra" y un tipo de "Guardia".

Sin embargo, si facturas de forma distintas las horas extra entre semana, domingos, días festivos, etc., te será más eficiente configurar varios tipos de AE, como en el ejemplo siguiente:

No olvides guardar tus datos y reproducirlos en las otras agencias jurídicas involucradas.

Si deseas hacer análisis sobre tus facturas, entonces esta parte es para ti. Si no la segues, ¡no se bloqueará la posibilidad de facturar más adelante!

Interfaz de Administración > pestaña Agencias jurídicas > ficha de la agencia jurídica > pestaña Tiempo, gastos y ausencias > Columna izquierda, sección Tiempo > subsección Tipos de unidad de obra

Añade un ítem de factura llamado "Excepcional" y asígnalo a las diferentes categorías de unidades de obra correspondientes. No olvides guardar, y luego haz lo mismo para las otras agencias.

¡Pero no copies esta pestaña directamente en las otras agencias!
¡Podrías borrar tus distintos modelos de factura y condiciones de pago!

Con una interfaz administrador, ir en el módulo Recursos > ficha de recurso > Configuración

¡El hecho de que hayas definido tipos de Actividad Excepcional no significa que todos tus recursos puedan declarar horas extra o otras actividades especiales!

Esto se volvería rápidamente inmanejable si así fuera.

Para que un recurso pueda declarar Actividad Excepcional, debes autorizarlo explícitamente accediendo a su ficha de recurso y luego a sus configuraciones:

En la sección Configuración avanzada, veras un campo para introducir la actividad excepcional.

A continuación, podrás elegir entre las siguientes opciones:

* El hecho de solicitar recuperación no genera ningún proceso automático. Simplemente te permitirá saber que este recurso desea recuperar (¿qué exactamente? Eso depende de ti. Si no tienes claro cómo gestionarlo, te recomendamos seleccionar "Sí sin recuperación")

¡No olvides guardar una vez realizado el cambio!

Tu recurso, ahora autorizado a registrar actividad excepcional, podrá informar, desde su intranet, su producción en una o varias misiones, tanto en Actividad Normal como en Actividad Excepcional, antes de enviar su hoja de tiempo a su manager.

Como manager, también puedes registrar, en nombre de tu consultor, tu actividad excepcional en el mes correspondiente: Módulo Recursos > ficha del recurso > pestaña Tiempo

O bien, si deseas declarar tu propia actividad excepcional, diríjate a Mi Ficha, luego a la pestaña Tiempo y haz clic en la hoja de tiempo del mes correspondiente.

El funcionamiento es muy similar al del registro de actividad normal, solo que se realiza en la tabla de Actividad Excepcional.

N.B.: Si no ves la tabla de Actividad Excepcional, repita el paso 3 "Autorizar a un recurso a registrar una actividad excepcional", ya que eso significa que el recurso en cuestión no está autorizado a registrar actividad excepcional.

En esta tabla, solo tendrás que:

Repita esta operación tantas veces como sea necesario y no olvides guardar.

A continuación, verás (en la parte inferior de la página) los totales ordenados por franja (horario y calendario).

Si facturas en régimen de asistencia (Delegation of skills) de forma mensual, entonces, al generar la factura del mes, si se ha declarado actividad excepcional, podrás ver que se crean líneas de la siguiente manera:

En la tabla Detalles, podrás ver el detalle de la actividad declarada por tu recurso y, por tanto, el detalle por tipo de actividad excepcional – de ahí el interés de declarar varios tipos de actividad excepcional si tu facturación difiere en función de ciertos parámetros (horas, días...).

Solo te queda utilizar la información de la tabla Detalles para completar los valores de las columnas Tarifa sin IVA y Cantidad. No dudes en modificar la descripción del ítem si es necesario.

Si tu actividad te lleva a gestionar muchas actividades excepcionales, puede resultar interesante automatizar el cálculo de la facturación de las mismas. Además, si deseas automatizar el pago de prestaciones a tus recursos en función de la actividad excepcional realizada, ¡la aplicación ExceptionalActivity es ideal para ti!