¿Quieres:
Gestionar los saldos de vacaciones pagadas/RTT/... de tus Recursos en BoondManager?
Facilitar la gestión de las solicitudes de ausencias?
¡Entonces este tutorial es para ti!
Crear y configurar el comportamiento de tus saldos
Este paso es indispensable si deseas poder seguir los saldos de ausencias de tus recursos. Permite a BoondManager saber qué tipos de ausencia quieres seguir y cómo deseas que evolucionen estos saldos.
Para ello, debes ir a la interfaz de administrador > pestaña Agencias Jurídicas > abrir la agencia jurídica correspondiente * > pestaña Tiempos, Gastos y Ausencias > sección Saldos de ausencias.
Será necesario repetir este paso en todas las agencias jurídicas implicadas (o seleccionar en la lista desplegable al final de la página la(s) otra(s) agencia(s) donde deseas copiar esta información. No olvides Guardar).
A. Parámetros generales
Aquí tienes algunas informaciones que te ayudarán a configurar esta parte.
Permitir a los recursos acceder a sus saldos
Si marcas esta casilla, tus colaboradores con acceso intranet (o manager) verán una pestaña Saldos en la sección Mi ficha. Esto les permitirá acceder a los saldos actuales (no verán los contadores pasados).
Además, si les permites acceder a sus saldos, verán directamente en las fichas de solicitud de ausencia los cupos relacionados con su solicitud. Esto les permitirá tener una visión directa de su saldo Real y Previsional antes de enviártelo.
Ocultar las alertas de superación de cupos
Por defecto, la herramienta creará las siguientes alertas:
En las hojas de tiempos: para alertar cuando el número de ausencias consumidas supera el saldo autorizado
En las solicitudes de ausencias: para alertar cuando el número de ausencias solicitadas supera el saldo autorizado
Si no deseas que se muestren estas alertas, basta con marcar esta casilla.
El saldo autorizado es por defecto el saldo Adquirido, pero si eliges diferenciar el saldo en curso de adquisición del adquirido, puedes definir que tus recursos tienen derecho a consumir el saldo en curso de adquisición.
Método de cálculo de ausencias consumidas y solicitadas
Interfaz de administrador > pestaña Agencias Jurídicas > ficha agencia jurídica > pestaña Tiempos, Gastos y Ausencias > sección Saldos de ausencias
Elige el método de cálculo utilizado para calcular el consumido/solicitado de tus saldos de ausencias:
Método 1 (por defecto): El consumido se basa únicamente en las ausencias declaradas en las hojas de tiempos totalmente validadas hasta el mes M-1. El solicitado es el consumido + las ausencias solicitadas (en las solicitudes de ausencias no rechazadas) a partir del mes M.
Método 2: El consumido es el número de ausencias declaradas en las hojas de tiempos totalmente validadas durante el período del saldo. El solicitado es el número de ausencias solicitadas (en las solicitudes de ausencias) durante el período del saldo.
Período por defecto
El período por defecto será el utilizado por los saldos de ausencias no definidos en la sección justo debajo.
B. Definición de los diferentes saldos
(subsección "Cupos e incrementos mensuales por defecto")
Aquí debes añadir/configurar los diferentes saldos que deseas seguir.
Para ello, haz clic en el + para añadir una línea y luego configura cada columna siguiendo las siguientes ayudas:
Tipo de ausencia
Elige aquí el tipo de ausencia correspondiente a este saldo.Período
Elige el período sobre el que se extiende cada saldo
(ej: Vacaciones pagadas: Junio -> Mayo // RTT: Enero -> Diciembre)
Cupo adquirido (al inicio del período)
Este valor se añadirá al adquirido al inicio del período
(ej: para vacaciones pagadas: el 1 de junio // para RTT: el 1 de enero)Incremento (por mes)
Este valor se añadirá al saldo en curso de adquisición (o Adquirido) el día 1 de cada mes.
Ejemplo: Para las vacaciones pagadas, puedes indicar 2,0833 para que tus recursos adquieran 25 días de vacaciones pagadas en un año (12 x 2,0833).
Traslado automático
Esta opción te permite elegir si trasladas (o no) las ausencias no consumidas de un período a otro. El comportamiento es el siguiente:Al cambiar de período, la herramienta revisa el saldo restante de los cupos Adquiridos y/o En curso de adquisición y lo traslada (o no) al saldo Adquirido del nuevo período.
Si trasladas sistemáticamente las vacaciones pagadas restantes de tus recursos, marca la casilla. Si solo trasladas los cupos en curso de adquisición (obtenidos en el año en curso) al año siguiente, no marques la casilla.
Esto no es retroactivo, si configuras este valor durante el período solo podrás ver la adición de este cupo adquirido después de pasar a un nuevo mes. Por lo tanto, deberás inicializar manualmente los cupos hasta entonces si deseas retomar un valor dado de adquirido.
6. Diferenciación En curso de adquisición / Adquirido
Aquí tienes la posibilidad de elegir si deseas distinguir el cupo En curso de adquisición del cupo Adquirido.
No: Los saldos solo tendrán una columna Adquirido y tus recursos adquirirán/consumirán directamente en el período correspondiente
Sí - Permitir el consumo de ausencias sobre los "En curso de adquisición": Los saldos tendrán dos columnas (En curso de adquisición y Adquirido). Tus recursos adquirirán cupos sobre el En curso de adquisición y consumirán prioritariamente los cupos del Adquirido (la herramienta descontará del En curso de adquisición en caso de que el Adquirido ya esté agotado
Sí - Prohibir el consumo de ausencias sobre los "En curso de adquisición": Los saldos tendrán dos columnas (En curso de adquisición y Adquirido). Tus recursos adquirirán cupos sobre el En curso de adquisición y consumirán únicamente los cupos del Adquirido
No olvides Guardar para tener en cuenta tus modificaciones.
Una vez que hayas configurado el comportamiento de tus saldos de ausencias, deberás inicializarlos para que los saldos Reales correspondan a los que aparecen en las nóminas de tus recursos.
Inicializar los saldos de ausencias de tus recursos
Para hacer esto, debes ir a cada ficha recurso correspondiente y hacer clic en la pestaña Saldos de ausencias:
Cuando estés en la pestaña de saldos, haz clic en el icono de edición en forma de lápiz.
Si no ves ningún saldo, no te preocupes, simplemente debes inicializarlos previamente haciendo clic en el botón de edición.
Haz clic en +Añadir una línea y luego especifica el tipo de ausencia, el período, el año y el saldo Adquirido/En curso de adquisición.
Para inicializar correctamente tus saldos En curso de adquisición / Adquirido, es importante saber que el cupo Consumido:
No es modificable
Se basa en las hojas de tiempos totalmente validadas (por todos los validadores).
Para evitar errores, antes de inicializar el adquirido de tus recursos, debes asegurarte de que tus hojas de tiempos (en el período de los saldos) estén todas validadas completamente. Si no es así, tu cupo consumido puede modificarse después de inicializar y tu saldo Real será erróneo.
Así, para que el saldo Real (restante) esté en concordancia con el que aparece en la nómina de tus recursos, debes jugar con el hecho de que Saldo Real = Adquirido (o En curso de adquisición) - Consumido. Y entonces, ya que conoces el valor del Consumido (mostrado en la pestaña Saldos de la ficha recurso) y el del Saldo Real (mostrado en la nómina del recurso), puedes imponer el Adquirido (o En curso de adquisición) de la siguiente manera: Adquirido (o En curso de adquisición) = Saldo Real + Consumido.
Modificar en masa tus saldos de ausencias
Si deseas actualizar más fácilmente y sin tener que hacerlo recurso por recurso, puedes utilizar la aplicación AbsenceBalances que permite mostrar/modificar los saldos de ausencias de todos tus recursos.
Para ello, ten a mano tus últimas nóminas para tener tus saldos de vacaciones pagadas y eventualmente de RTT y, con el método explicado anteriormente, haz coincidir los saldos de tus nóminas con los saldos reales de BoondManager.
En cualquier caso, la nómina prevalece sobre los datos inscritos en la herramienta, el mensaje está indicado en BoondManager.
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¿Cómo leer tus saldos de ausencias?
Lo esencial:
1 - ¿De qué saldo se trata?
A la izquierda encontrarás el tipo de ausencia y la agencia a la que corresponde este saldo. En el encabezado podrás visualizar el período correspondiente al saldo.
2 - En curso de adquisición / Adquirido
Según la configuración realizada (ver 1. Crear y Configurar el comportamiento de tus saldos) verás aquí el cupo adquirido/en curso de adquisición del período.
3 - Consumidas / Solicitadas
Esta información te permitirá saber:
cuántas ausencias han sido consumidas: (declaradas en tus hojas de tiempos totalmente validadas)
cuántas ausencias han sido solicitadas (en las solicitudes de ausencias no rechazadas) durante el período a partir del mes en curso.
P.D.: Según la configuración realizada (ver 1. Crear y Configurar el comportamiento de tus saldos) el método de cálculo del cupo consumidas/solicitadas puede diferir.
4 - Saldo Real / Saldo Previ.
Saldo Real = Adquirido - Consumido o En curso de adquisición - Consumido
Saldo Previ. = Adquirido - Solicitado o En curso de adquisición - Solicitado
¿Cómo explicar los valores mostrados?
Para que puedas entender/mejor explicar los valores de los cupos En curso de adquisición y Adquirido, ponemos a tu disposición algunas funcionalidades:
Historización de todas las modificaciones automáticas
Ficha Recurso > pestaña Saldos
Existen dos tipos de modificaciones automáticas. Para ello basta con pasar el cursor sobre el icono
mostrado en el encabezado del contador:
Al cambiar de mes (ej: El 1 de febrero): Según tu configuración, la herramienta añade un incremento mensual en los saldos que elijas.
Al cambiar de período (ej: El 1 de junio para las vacaciones pagadas, el 1 de enero para RTT): Según tu configuración, la herramienta añade un cupo adquirido y/o traslada el saldo restante del período anterior en los saldos que elijas.
Para entender mejor estas modificaciones, puedes consultar su historial en cualquier momento.
Si no ves el icono, es porque aún no hay historial de modificaciones automáticas en ese contador o porque ha habido modificaciones manuales en los saldos.
Historización de las modificaciones manuales
Más allá de las modificaciones automáticas, puedes modificar manualmente los valores de los cupos En curso de adquisición & Adquirido. Así, a veces puede ser difícil seguir y entender los valores mostrados (sobre todo si no eres el autor de las modificaciones)Para ayudarte a colaborar y explicar mejor los valores, tienes:
La posibilidad de añadir un comentario (si tienes derecho de escritura en la ficha recurso).
Luego encontrarás esta información en cada saldo:
El almacenamiento automático en la pestaña acciones de las modificaciones manuales
Para historizar mejor las modificaciones realizadas por los managers, la herramienta crea automáticamente una acción de tipo Notificación en cada cambio de cupo (adquirido o en curso de adquisición).
Para consultarlas, basta con:
Ir a la ficha recurso correspondiente > pestaña Acciones
En el filtro, elegir mostrar acciones de tipo Notificaciones y luego hacer clic fuera del filtro para aplicar tus modificaciones
Observar las acciones que empiezan por Modificación de saldos de ausencias
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¡Los pasos IMPORTANTES que no debes olvidar para mantener tus saldos actualizados!
Para asegurarte de tener tus saldos actualizados, es importante:
Asegúrate de validar completamente las hojas de tiempos de tus recursos cada mes: de lo contrario, los valores del Consumido serán siempre incorrectos y los Saldos Reales también
Antes del final de cada período (ej: fin de diciembre para RTT // fin de mayo para vacaciones pagadas), piensa en validar todas las hojas de tiempos y verificar el saldo restante antes del último día del mes.
Si este es erróneo, al cambiar de período, la herramienta trasladará (según la configuración realizada) un valor erróneo al adquirido del período siguiente.Modificar los saldos el mes siguiente a la llegada (en curso de mes) de un empleado. (Ficha recurso > pestaña "Saldos" > botón "Modificar"): Registrar el cupo Adquirido o En curso de adquisición comunicado por tu gestor de nóminas.
Para más precisión, puedes visualizar el artículo: Gestión de traslados de vacaciones