Cet article va vous présenter le module Facturation et sa sous-vue Préparation. Vous pourrez y découvrir comment :
Traiter efficacement vos éléments facturables (temps saisis, activités exceptionnelles, frais refacturés, ...)
Facturer en un clic grâce au système de panier
La vue Préparation est actuellement accessible en bêta test !
Cela signifie que cette feature est proposée à un groupe limité de clients avant son lancement officiel. Votre expérience et vos retours nous aideront à l’améliorer et à l’adapter au mieux à vos besoins. Si vous voulez en savoir plus, n'hésitez pas à contacter notre support !
Retrouver vos factures à créer
Facturation > vue Préparation > onglet Factures à créer
Tableau de bord avant facturation
Cette vue synthétique sera un véritable atout pour votre facturation. Elle vous propose un système de panier regroupé par société et par projet vous indiquant l'ensemble des éléments facturables.
Dans la logique : tant que l'élément est présent, alors cela signifie qu'il n'a ni été facturé, ni ignoré et doit donc être traité. Vous l'aurez compris, si vous êtes à jour sur votre facturation et n'avez rien à facturer, alors cette vue sera vide.
Ainsi, pour chaque élément voici ce que vous retrouvez :
Cette colonne vous indique la société cliente concernée mais également l'état de votre panier facturable.
Action requise : l'élément ne peut pas être facturé en l'état
Partiellement prêt : l'élément comporte des anomalies et ne vous permet pas d'utiliser le bouton de génération de masse ou individuel pour facturer. Vous pourrez tout de même forcer la facturation si vous le souhaitez en ouvrant le volet latéral ou depuis la commande par exemple
Prêt à être facturé : tous les voyants sont au vert. Vous pouvez facturer ce panier, individuellement ou via le bouton de génération de masse
Cette colonne vous donne 3 informations capitales :
Le nom du projet (qui est cliquable si vous souhaitez y accéder rapidement)
Le responsable manager du projet
La/les commande(s) rattachée(s) aux prestations ou justement l'indication si la commande est manquante
Cette colonne vous permet d'identifier la période concernée par vos éléments facturables. Il peut s'agit d'un mois ou d'une date en cas d'échéance
Ces colonnes vous résument l'ensemble des éléments facturables ainsi que le lien vers le document (feuille de temps ou note de frais) et vous permet d'identifier si une signature client est requise et si elle est manquante ou non
Vous retrouvez ici le montant total à facturer :
Dans le cas d'une commande mensuelle : c'est la somme des temps consommés x TJM + Frais refacturés
Dans le cas d'une commande en échéancier : c'est le montant de l'échéance prévue sur la période (peu importe s'il y a du CA additionnel ou frais refacturé)
Dans le cas d'une commande mensuelle : c'est la somme des temps consommés x TJM + Frais refacturés
Dans le cas d'une commande en échéancier : c'est le montant de l'échéance prévue sur la période (peu importe s'il y a du CA additionnel ou frais refacturé)
Si vous êtes en phase avec les éléments que votre panier est "prêt à être facturé" alors vous pouvez éditer la facture depuis le pictogramme au bout de cette ligne
Si vous cliquez sur le bouton de génération des factures en masse, alors Boond éditera l'ensemble des factures proforma pour les paniers "Prêt à facturer"
Les filtres possibles
Cette vue vous met à disposition un certain nombre de filtres afin d'identifier rapidement les éléments en fonction des paramètres souhaités :
Périmètre : vous permet de filtrer sur le périmètre des projets souhaités parmi : l'agence, le pôle, le manager rattaché au projet
Il sera bientôt possible de filtrer sur le périmètre du responsable manager de la commande.État du panier : filtrez en premier lieu sur les éléments prêt à être facturé afin d'utiliser le bouton de création en masse. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les éléments partiellement prêts ou encore vos projets pour lesquels il manque la commande
Société : vous permet de vous concentrer sur tous les projets en cours sur une ou plusieurs sociétés clientes en particulier
Projet : vous devez faire un focus sur un projet en particulier ? Alors recherchez-le ici pour n'avoir que les éléments liés
État de projet : vous permet d'effectuer des contrôles pertinents
Par exemple : vous souhaitez vous assurer qu'il n'y a plus rien à facturer sur vos projets archivés.Type de projet : procédez par étape et facturez vos projets par typologie
Par exemple : la régie en priorité, puis le forfait.
Astuce
Pensez à utiliser les recherches sauvegardées afin de retrouver plus rapidement vos différents éléments à traiter. Par exemple, vous pouvez filtrer sur tous les éléments dans l'état "A qualifier" sur la période dynamique "ce mois" et enregistrer cette recherche en cliquant sur la droite de votre écran Recherche libre : Sauvegarder la recherche.
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Traiter les éléments à facturer
Rendre son panier "prêt à facturer"
Vous l'aurez compris, tant qu'un panier n'est pas totalement "prêt à facturer", vous ne pourrez pas utiliser le bouton de génération de masse ou individuelle pour créer vos factures en proforma. Alors comment gérer les différents cas en fonction de l'état du panier ?
Action requise : cet état est généralement lié à une commande manquante. La commande permet de conditionner la facture, ainsi, si aucune commande n'est rattachée aux prestations ou au projet, alors vous ne pourrez pas facturer.
Vous pouvez simplement cliquer sur le nom du projet (accessible depuis cette vue) puis dans l'onglet Prestations, cochez la ou les prestations concernées et les rattacher à une commande.
Partiellement prêt: cet état peut être causé par plusieurs motifs :
Les temps ou frais refacturés ne sont pas validés : il faut alors se rendre sur le document concernés et le valider entièrement
La commande indique un CRA signé obligatoire or il est manquant : vous pouvez en un clic vous rendre sur la feuille de temps puis relancer votre client pour signature
L'activité exceptionnelle n'a pas été valorisée et remonte donc à zéro : vous pouvez traiter cet élément depuis l'App ExceptionnalActivity manuellement ou grâce aux barèmes préalablement configurés.
Une fois les différents éléments traités, votre panier changera automatiquement d'état vers "Prêt à facturer" et vous pourrez facturer individuellement ou en masse.
Utilisation du volet latéral
En cliquant sur la ligne de votre panier, cela ouvrira un volet latéral qui va comporter un certain nombre d'éléments importants pour votre gestion et votre contrôle de facturation.
Étape : permet de contextualiser le process de facturation et vous indiquer à quel étape vous êtes
Étape 1 : identifier la commande. Cette étape concerne l'état du panier "action requise"
Étape 2 : valider les éléments à facturer. Cette étape concerne l'état du panier "partiellement prêt"
Étape 3 : créer la facture. Cette étape concerne l'état du panier "prêt à facturer"
Étape 4 : émettre la facture client. Logiquement vous n'atteindrez pas cette étape sur cet écran mais sur votre facture une fois éditée
Étape 5 : suivre l'encaissement. Cette étape est également suivi depuis votre vue Factures ou depuis le module Banque pour suivre les paiements de vos clients
Détail du panier : liste tous les éléments facturables : temps, frais refacturés, CA add., activités exceptionnelles, ... et leur état
Depuis cet écran, vous pouvez switcher un ou plusieurs éléments vers une autre commande ou encore facturer certains éléments indépendamment des autres.Accès direct à la commande concernée par ces éléments
Informations principales de votre commande notamment l'état de consommation de votre enveloppe commandée et la prévision après facturation.
Cela va donc vous permettre de faire un état des lieux sur ce qui vous reste à facturer sur cette commande avant d'émettre votre facture.Bouton d'émission de facture vous permettra de forcer la facturation que votre panier soit dans l'état "partiellement prêt" ou "prêt à facturer"
Astuce
Si vous indiquez une consigne de facturation au niveau de votre commande, elle apparaitra dans l'encart 4 de la capture d'écran ci-dessus.
Retrouver l'ensemble de vos éléments facturables
Dans cette partie, nous allons découvrir les informations présentes dans le module Facturation > Sous vue Préparation > Onglet Eléments facturables.
Tous les éléments pouvant être facturés
Sur cet écran vous retrouverez l'ensemble des éléments qui peuvent donner lieu à une facturation, à savoir :
L'activité normale (temps pointés)
L'activité exceptionnelle (astreintes, interventions, ...)
Les frais refacturés
Les achats refacturés
Le CA Additionnel
Les échéances de facturation
Pour chacun de ces éléments, vous retrouverez le montant associé ainsi que l'état. Par défaut, chaque élément remonté est dans l'état "A qualifier". Pour que ce montant soit qualifié, voici les éléments à prendre en considération :
Pour l'activité normale : un TJM doit être qualifié sur la prestation, puis une fois la feuille de temps validée entièrement, son état passe à "A facturer"
Pour l'activité exceptionnelle : un CA Production doit être qualifié avec un montant dans l'App ExceptionnalActivity pour être considéré comme "A facturer"
Pour le frais refacturés : le montant doit bien être indiqué dans la note de frais et bien être coché comme étant en "refacturation client". La note de frais doit être entièrement validée pour que l'état passe à "A facturer"
Pour l'achat ou le CA additionnel : la case relative doit bien être qualifiée avec un montant au niveau de l'onglet prestation du projet et une commande doit exister sur le projet
Les filtres possibles
Vous l'aurez compris, cet écran vous permet de visualiser tous les éléments à prendre en considération pour votre facturation.
Afin de les traiter au mieux, vous pouvez appliquer les filtres qui vous intéressent.
Astuce
Pensez à utiliser les recherches sauvegardées afin de retrouver plus rapidement vos différents éléments à traiter. Par exemple, vous pouvez filtrer sur tous les éléments dans l'état "A qualifier" sur la période dynamique "ce mois" et enregistrer cette recherche en cliquant sur la droite de votre écran Recherche libre : Sauvegarder la recherche.
Traitements des éléments
Nous avons vu comment rendre les éléments "A qualifier" dans l'état prêt "A facturer".
Concentrons-nous désormais sur ces éléments. Une fois que les bons filtres sont opérés, plusieurs actions sont possibles si vous cochez un ou plusieurs éléments :
Modifier la commande liée à l'élément facturable
Dans quel cas ? Vous avez soldé la commande précédente et souhaitez facturer un ou plusieurs éléments sur la commande liée au renouvellement de prestation. Lorsque vous opérez le changement, vous aurez alors la mention indiquant que la commande a été modifiée à la main pour cet élément.
Ignorer l'élément à facturer
Dans quel cas ? Vous ne souhaitez pas facturer cet élément et le retirer de votre panier facturable. De cette manière, lorsque vous générerez la facture, il ne remontra pas.
Vous avez changé d'avis ? Aucun soucis, il vous suffit de cocher l'élément puis de choisir "Ignorer > Non"
Indiquer que l'élément est offert à votre client
Cette fonctionnalité n'est pas encore active dans la version bêta test.
Dans quel cas ? Lorsque vous faites un geste commercial et souhaitez offrir certains jours prestés en le faisant tout de même apparaitre sur votre facture
Vous avez changé d'avis ? Aucun soucis, il vous suffit de cocher l'élément puis de choisir "Offert > Non"
Si un élément facturable a d'ores et déjà été facturé, alors vous pourrez retrouver la facture qui le contient grâce à l'item facture en bout de ligne cliquable :
Depuis le module Facturation > Vue Factures : vous pouvez également retrouver les éléments qui ont été rapprochés directement sur votre fiche facture à chaque bout de ligne :
Si vous souhaitez suivre les évolutions de la bêta test avant la livraison finale, vous pouvez accéder à la roadmap dédiée.