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En cuanto se produce un evento en Boond, las acciones que ha definido se ejecutan automáticamente. Menos introducción manual, datos siempre actualizados, sin necesidad de conocimientos técnicos.
Entender una automatización: desencadenadores y acciones
Una automatización asocia un desencadenador (el evento que la inicia) y una o varias acciones (lo que Boond ejecuta después), que se ensamblan visualmente en un editor. Todas las selecciones se realizan en listas, con los estados, etapas y etiquetas de su entorno: no se requiere ninguna introducción técnica.
Actualmente, las automatizaciones cubren 12 módulos: Candidatos, Recursos, Contactos, Empresas, Oportunidades, Posicionamientos, Proyectos, Prestaciones, Productos, Compras, Facturas de proveedores y Acciones.
Los 3 desencadenadores
Evento en una ficha | Se desencadena cuando una ficha se crea, modifica o elimina en el módulo de su elección. Marca el o los eventos que le interesan: Creación, Actualización, Eliminación. |
Cambio de estado | Se desencadena cuando una ficha llega al estado que ha elegido. Puede precisar, opcionalmente, el estado de partida: la automatización solo se desencadena para ese paso concreto. A tener en cuenta: una ficha creada directamente en ese estado no desencadena nada: se requiere un cambio real. |
Planificación | Se desencadena automáticamente, a la frecuencia que defina: todos los días, todas las semanas o todos los meses, a la hora elegida. Como ninguna ficha es el origen del desencadenador, este desencadenador se combina con «Buscar fichas» para seleccionar las fichas a tratar. |
Las 4 acciones
Recuperar una ficha | Abre una ficha para que las acciones siguientes puedan utilizarla: bien la ficha que ha desencadenado la automatización, bien una ficha que esté vinculada: su empresa, su ficha padre, su administrador… Elige en una lista; solo se proponen las fichas realmente accesibles en esta etapa, y si solo hay una opción posible, ya está seleccionada. |
Buscar fichas | Encuentra todas las fichas de un módulo que correspondan a sus criterios. Los define como en sus búsquedas habituales: con la misma ventana de filtros, o reutilizando una búsqueda guardada. No es posible validar una búsqueda sin ningún criterio: nunca tratará todo un módulo por error. Las acciones colocadas en la salida «Para cada ficha» se ejecutan en cada ficha encontrada, una por una; las colocadas en «Al final» se ejecutan solo una vez, cuando todo ha terminado. |
Actualizar una ficha | Modifica uno o varios campos de la ficha seleccionada. Añade una línea por cada campo a modificar, y la introducción se adapta: una lista de valores para un estado, un calendario para una fecha, Sí / No para una casilla. Los valores propuestos siempre son los de su entorno. |
Condición | Un punto de paso con dos salidas, Sí y No. Elige un campo, una comparación (es igual a, contiene, es mayor que, está vacío…) y un valor: la continuación solo se ejecuta en la rama Sí si la ficha cumple el criterio. Un modo avanzado, opcional, permite a los usuarios expertos escribir sus propias expresiones. |
La potencia viene de la combinación: un desencadenador seguido de acciones encadenadas, incluso en masa (una búsqueda aplica la secuencia a cada ficha encontrada) y a través de fichas vinculadas, para actuar más allá de la ficha que ha desencadenado.
Configurar una automatización
Vaya a Administración → Personalización
Haga clic en Automatizaciones
Haga clic en el botón +
Nombre su automatización (haga clic en el título "Mi automatización") y elija su desencadenador: se abre su panel para definir el tipo de ficha y, según el desencadenador, los eventos, el estado de destino o la frecuencia
Añada sus acciones a continuación haciendo clic en los "+": cada acción se abre al añadirla para ser configurada
Guardar
Publicar: su automatización está activa y se desencadenará en cuanto se produzca el evento
Probar antes de publicar
El botón Probar publica temporalmente su automatización para validarla. Realice entonces la acción esperada por el desencadenador: la ejecución se desarrolla ante sus ojos, paso a paso, en el esquema.
A saber
Las automatizaciones modifican realmente sus datos. Para sus pruebas, utilice fichas de prueba en lugar de fichas en producción.
Publicar, poner en pausa
Una automatización publicada está activa: se desencadena en cada evento correspondiente. Puede ponerla en pausa en cualquier momento: se conserva con toda su configuración e historial, y no se desencadena hasta su reactivación. Los borradores y las automatizaciones en pausa no cuentan en su cuota.
Derechos de ejecución
Cada automatización se ejecuta con los derechos de la persona que la creó: nunca podrá consultar o modificar datos más allá de lo que su creador puede hacer por sí mismo. Si faltan derechos sobre una ficha, la ejecución correspondiente falla, visible en el seguimiento.
Seguir las ejecuciones
Cada automatización dispone de una pestaña Ejecuciones que historiza todos sus desencadenamientos, del más reciente al más antiguo: estado (Éxito o Fallo), fecha de inicio, fecha de fin, duración y responsable: la persona cuya acción ha desencadenado la ejecución, o «Planificada».
Al seleccionar una ejecución, visualiza su recorrido directamente en el esquema: las etapas exitosas en verde, la etapa fallida en rojo. En caso de fallo, el detalle se abre automáticamente en la etapa correspondiente: puede leer el motivo claro y la ficha afectada. Siempre sabe qué se ha hecho, en qué fichas y por qué.
Cuotas y consumo
Automatizaciones activas
El número de automatizaciones activas (publicadas y no puestas en pausa) depende de su oferta. Un contador en la parte superior de la lista se lo indica permanentemente. Al máximo, publicar una automatización adicional está bloqueado: ponga una en pausa para activar una nueva. Elige libremente cuáles están activas, y puede preparar tantos borradores como desee.
Uso mensual
Un indicador de uso del mes complementa este contador: refleja el volumen de acciones ejecutadas por sus automatizaciones durante el mes en curso, en el marco de un uso normal, y se reinicia el 1 de cada mes.
Casos de uso: construya sus primeras automatizaciones
A saber
Los estados, etapas y tipos utilizados a continuación son ejemplos: adapte cada ejemplo con sus propios valores, la construcción sigue siendo idéntica.
Use case 1 — Sus candidatos dormidos se activan solos
Cada semana, su pool se revalida automáticamente: ningún perfil olvidado.
Planificación: todas las semanas, lunes a las 8:00
Buscar fichas: módulo Candidatos, sus criterios de pool, construidos en la ventana de filtros o importados desde una búsqueda guardada existente
En la salida «Para cada ficha»: Actualizar una ficha → Estado: A contactar
→ 30 fichas o 500: cada candidato correspondiente se revalida, uno a uno, cada lunes por la mañana. Es el esquema tipo de todo tratamiento masivo: funciona igual para revalidar leads o archivar oportunidades antiguas.
Use case 2 — La etapa sigue la entrevista, no al revés
Sus reclutadores crean la acción Entrevista; la ficha del candidato avanza sola.
Evento en una ficha: tipo Acción, evento Creación
Recuperar una ficha: la ficha del desencadenador (la acción creada)
Condición: el tipo de la acción es igual a Entrevista: una llamada o un email no desencadenan nada
Recuperar una ficha: la ficha padre (el candidato)
Actualizar una ficha → Etapa: la etapa correspondiente de su proceso
→ Su pipeline refleja el ritmo real de las entrevistas, sin reintroducción de datos.
Use case 3 — Una oportunidad ganada, un CRM actualizado
La operación está firmada: el contacto y la empresa pasan a Cliente, instantáneamente.
Cambio de estado: tipo Oportunidad, estado de destino Ganado
Recuperar una ficha: la ficha del desencadenador (la oportunidad)
Actualizar una ficha: el Contacto vinculado → Estado: Cliente
Actualizar una ficha: la Empresa vinculada → Tipo: Cliente
→ Se acabaron las empresas "prospecto" con tres proyectos facturados.
Use case 4 — Una primera acción califica su contacto
Sus listas de prospección muestran "Nuevo" para contactos ya llamados tres veces.
Evento en una ficha: tipo Acción, evento Creación
Recuperar una ficha: la acción del desencadenador
Recuperar una ficha: la ficha padre (el contacto)
Condición: el estado del contacto es igual a Nuevo: solo los contactos nunca trabajados están afectados
Actualizar una ficha → Estado: Comprometido
→ En cuanto se registra la primera interacción en un contacto nuevo, su ficha avanza. Un contacto ya calificado nunca se vuelve a modificar: la Condición lo garantiza.
A saber
Después de una Buscar fichas, la ficha ya está disponible en la salida «Para cada ficha»: no es necesario añadir una etapa Recuperar. Recuperar sirve para cargar otra ficha distinta a la del flujo: una ficha vinculada.