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En cuanto ocurre un evento en Boond, las acciones que has definido se ejecutan automáticamente. Menos introducción manual, datos siempre actualizados, sin necesidad de competencias técnicas.
Comprender una automatización: disparadores y acciones
Una automatización asocia un disparador (el evento que la inicia) y una o varias acciones (lo que Boond ejecuta después), que ensamblas visualmente en un editor. Todas las opciones se hacen en listas, con los estados, etapas y etiquetas de tu entorno: no es necesaria ninguna entrada técnica.
Actualmente, las automatizaciones cubren 12 módulos: Candidatos, Recursos, Contactos, Empresas, Oportunidades, Posicionamientos, Proyectos, Prestaciones, Productos, Compras, Facturas de proveedores y Acciones.
Los 3 disparadores
Evento sobre una ficha | Se dispara cuando una ficha es creada, modificada o eliminada en el módulo que elijas. Marcas el/los eventos que te interesan: Creación, Actualización, Eliminación. |
Cambio de estado | Se dispara cuando una ficha alcanza el estado que has elegido. Puedes precisar, de forma opcional, el estado de origen: la automatización solo se dispara para ese cambio concreto. A tener en cuenta: una ficha creada directamente en ese estado no dispara nada: se requiere un cambio real. |
Planificación | Se dispara automáticamente, a la frecuencia que definas: todos los días, todas las semanas o todos los meses, a la hora elegida. Como ninguna ficha es el origen del disparo, este disparador se combina con «Buscar fichas» para seleccionar las fichas a tratar. |
Las 4 acciones
Recuperar una ficha | Abre una ficha para que las siguientes acciones puedan utilizarla: ya sea la ficha que disparó la automatización o una ficha relacionada: su empresa, ficha padre, manager, etc. Eliges en una lista; solo se proponen las fichas realmente accesibles en ese paso, y si solo hay una opción posible, ya está rellenada. |
Buscar fichas | Encuentra todas las fichas de un módulo que cumplen tus criterios. Los defines como en tus búsquedas habituales: con la misma ventana de filtros o reutilizando una búsqueda guardada. No es posible validar una búsqueda sin ningún criterio: nunca tratarás todo un módulo por error. Las acciones colocadas en la salida «Para cada ficha» se ejecutan sobre cada ficha encontrada, una por una; las que están en «Al final» se ejecutan solo una vez, cuando todo termina. |
Actualizar una ficha | Modifica uno o varios campos de la ficha seleccionada. Añades una línea por cada campo a modificar, y la entrada se adapta: una lista de valores para un estado, un calendario para una fecha, Sí / No para una casilla. Los valores propuestos siempre son los de tu entorno. |
Condición | Un punto de decisión con dos salidas, Sí y No. Eliges un campo, una comparación (es igual a, contiene, es mayor que, está vacío, etc.) y un valor: la secuencia solo se ejecuta en la rama Sí si la ficha cumple el criterio. Un modo avanzado, opcional, permite a los usuarios expertos escribir sus propias expresiones. |
La potencia viene de la combinación: un disparador seguido de acciones encadenadas, incluso en masa (una búsqueda aplica la secuencia a cada ficha encontrada) y a través de fichas relacionadas, para actuar más allá de la ficha que disparó la automatización.
Configurar una automatización
Ve a Administración → Personalización
Haz clic en Automatizaciones
Haz clic en el botón +
Nombra tu automatización (haz clic en el título "Mi automatización") y elige tu disparador: su panel se abre para definir el tipo de ficha y, según el disparador, los eventos, el estado de destino o la frecuencia
Añade tus acciones a continuación haciendo clic en los "+": cada acción se abre al añadirla para ser configurada
Guardar
Publicar: tu automatización está activa y se disparará en cuanto ocurra el evento
Probar antes de publicar
El botón Probar publica temporalmente tu automatización, el tiempo de validarla. Realiza entonces la acción esperada por el disparador: la ejecución se muestra paso a paso, en el esquema.
A saber
Las automatizaciones modifican realmente tus datos. Para tus pruebas, utiliza fichas de prueba en lugar de fichas en producción.
Publicar, pausar
Una automatización publicada está activa: se dispara en cada evento correspondiente. Puedes ponerla en pausa en cualquier momento: se conserva con toda su configuración e historial, y no se dispara hasta su reactivación. Los borradores y las automatizaciones en pausa no cuentan en tu cuota.
Derechos de ejecución
Cada automatización se ejecuta con los derechos de la persona que la creó: nunca podrá consultar o modificar datos más allá de lo que su creador puede hacer. Si faltan derechos sobre una ficha, la ejecución correspondiente falla, visible en el seguimiento.
Seguir las ejecuciones
Cada automatización dispone de una pestaña Ejecuciones que registra todos sus disparos, del más reciente al más antiguo: estado (Éxito o Error), fecha de inicio, fecha de fin, duración y responsable: la persona cuya acción disparó la ejecución, o «Planificada».
Al seleccionar una ejecución, visualizas su recorrido directamente en el esquema: los pasos exitosos en verde, el paso fallido en rojo. En caso de error, el detalle se abre automáticamente en el paso correspondiente: puedes leer el motivo claro y la ficha afectada. Siempre sabes qué se ha hecho, en qué fichas y por qué.
Cuotas y consumo
Automatizaciones activas
El número de automatizaciones activas (publicadas y no en pausa) depende de tu oferta. Un contador en la parte superior de la lista te lo indica en todo momento. Al alcanzar el máximo, publicar una automatización adicional está bloqueado: pon una en pausa para activar una nueva. Tú eliges libremente cuáles están activas y puedes preparar tantos borradores como desees.
Uso mensual
Un indicador de uso del mes complementa este contador: refleja el volumen de acciones ejecutadas por tus automatizaciones durante el mes en curso, en el marco de un uso normal, y se reinicia el día 1 de cada mes.
Casos de uso: construye tus primeras automatizaciones
A saber
Los estados, etapas y tipos utilizados a continuación son a modo de ejemplo: adapta cada ejemplo con tus propios valores, la construcción sigue siendo idéntica.
Use case 1 — Tus candidatos inactivos se reactivan solos
Cada semana, tu base de candidatos se reevalúa automáticamente: ningún perfil olvidado.
Planificación: todas las semanas, lunes a las 8:00
Buscar fichas: módulo Candidatos, tus criterios de base, construidos en la ventana de filtros o importados desde una búsqueda guardada existente
En la salida «Para cada ficha»: Actualizar una ficha → Estado: A recontactar
→ 30 fichas o 500: cada candidato correspondiente es reactivado, uno a uno, cada lunes por la mañana. Es el esquema tipo de todo tratamiento en masa: funciona igual para reactivar leads o archivar oportunidades antiguas.
Use case 2 — La etapa sigue a la entrevista, no al revés
Tus reclutadores crean la acción Entrevista; la ficha del candidato avanza sola.
Evento sobre una ficha: tipo Acción, evento Creación
Recuperar una ficha: la ficha del disparador (la acción creada)
Condición: el tipo de acción es igual a Entrevista: una llamada o un email no disparan nada
Recuperar una ficha: la ficha padre (el candidato)
Actualizar una ficha → Etapa: la etapa correspondiente de tu proceso
→ Tu pipeline refleja el ritmo real de las entrevistas, sin reintroducción de datos.
Use case 3 — Una oportunidad ganada, un CRM actualizado
La oportunidad se firma: el contacto y la empresa pasan a ser Clientes, al instante.
Cambio de estado: tipo Oportunidad, estado de destino Ganado
Recuperar una ficha: la ficha del disparador (la oportunidad)
Actualizar una ficha: el Contacto vinculado → Estado: Cliente
Actualizar una ficha: la Empresa vinculada → Tipo: Cliente
→ Se acabaron las empresas "prospecto" con tres proyectos facturados.
Use case 4 — Una primera acción califica tu contacto
Tus listas de prospección muestran "Nuevo" para contactos ya llamados tres veces.
Evento sobre una ficha: tipo Acción, evento Creación
Recuperar una ficha: la acción del disparador
Recuperar una ficha: la ficha padre (el contacto)
Condición: el estado del contacto es igual a Nuevo: solo los contactos nunca trabajados se ven afectados
Actualizar una ficha → Estado: Comprometido
→ En cuanto se registra la primera interacción sobre un contacto nuevo, su ficha avanza. Un contacto ya calificado nunca se vuelve a tocar: la Condición lo garantiza.
A saber
Tras una Buscar fichas, la ficha ya está disponible en la salida «Para cada ficha»: no hace falta añadir un paso Recuperar. Recuperar sirve para cargar una otra ficha distinta a la del flujo: una ficha relacionada.