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En cuanto ocurre un evento en Boond, las acciones que haya definido se ejecutan automáticamente. Menos introducción manual, datos siempre actualizados, sin necesidad de conocimientos técnicos.
Entender una automatización: desencadenantes y acciones
Una automatización asocia un desencadenante (el evento que la inicia) y una o varias acciones (lo que Boond ejecuta a continuación), que se ensamblan visualmente en un editor. Todas las selecciones se hacen en listas, con los estados, etapas y etiquetas de su entorno: no se requiere ninguna introducción técnica.
Actualmente, las automatizaciones cubren 12 módulos: Candidatos, Recursos, Contactos, Empresas, Oportunidades, Posicionamientos, Proyectos, Prestaciones, Productos, Compras, Facturas de proveedores y Acciones.
Los 3 desencadenantes
Evento sobre una ficha | Se activa cuando se crea, modifica o elimina una ficha en el módulo que elija. Marca el o los eventos que le interesan: Creación, Actualización, Eliminación. |
Cambio de estado | Se activa cuando una ficha alcanza el estado que haya elegido. Puede precisar, opcionalmente, el estado de origen: la automatización solo se activará para ese cambio concreto. Nota: una ficha creada directamente en ese estado no activa nada: es necesario un cambio real. |
Planificación | Se activa automáticamente, a la frecuencia que defina: todos los días, todas las semanas o todos los meses, a la hora elegida. Como ninguna ficha es el origen del desencadenante, este desencadenante se combina con «Buscar fichas» para seleccionar las fichas a tratar. |
Las 4 acciones
Recuperar una ficha | Abre una ficha para que las acciones siguientes puedan utilizarla: ya sea la ficha que ha activado la automatización, o una ficha relacionada: su empresa, su ficha principal, su administrador, etc. Elige en una lista; solo se proponen las fichas realmente accesibles en esa etapa, y si solo hay una opción posible, ya está seleccionada. |
Buscar fichas | Encuentra todas las fichas de un módulo que correspondan a sus criterios. Los define como en sus búsquedas habituales: con la misma ventana de filtros o reutilizando una búsqueda guardada. No es posible validar una búsqueda sin ningún criterio: nunca tratará todo un módulo por error. Las acciones situadas en la salida «Para cada ficha» se ejecutan en cada ficha encontrada, una por una; las situadas en «Al final» se ejecutan solo una vez, cuando todo ha terminado. |
Actualizar una ficha | Modifica uno o varios campos de la ficha seleccionada. Añade una línea por cada campo a modificar, y la entrada se adapta: una lista de valores para un estado, un calendario para una fecha, Sí / No para una casilla. Los valores propuestos son siempre los de su entorno. |
Condición | Un punto de paso con dos salidas, Sí y No. Elige un campo, una comparación (es igual a, contiene, es mayor que, está vacío...) y un valor: la continuación solo se ejecuta en la rama Sí si la ficha cumple el criterio. Un modo avanzado, opcional, permite a los usuarios expertos escribir sus propias expresiones. |
La potencia viene de la combinación: un desencadenante seguido de acciones encadenadas, incluso en masa (una búsqueda aplica la secuencia a cada ficha encontrada) y a través de fichas relacionadas, para actuar más allá de la ficha que ha activado el proceso.
Configurar una automatización
Vaya a Administración → Personalización
Haga clic en Automatizaciones
Haga clic en el botón +
Nombre su automatización (haga clic en el título "Mi automatización") y elija su desencadenante: se abrirá su panel para definir el tipo de ficha y, según el desencadenante, los eventos, el estado de destino o la frecuencia
Agregue sus acciones haciendo clic en los "+": cada acción se abre al añadirla para ser configurada
Guardar
Publicar: su automatización estará activa y se activará en cuanto ocurra el evento
Probar antes de publicar
El botón Probar publica temporalmente su automatización para validarla. Realice entonces la acción esperada por el desencadenante: la ejecución se realiza ante sus ojos, paso a paso, en el esquema.
A tener en cuenta
Las automatizaciones modifican realmente sus datos. Para sus pruebas, utilice fichas de prueba en lugar de fichas en producción.
Publicar, poner en pausa
Una automatización publicada está activa: se activa en cada evento correspondiente. Puede ponerla en pausa en cualquier momento: se conserva con toda su configuración e historial, y no se activa de nuevo hasta su reactivación. Los borradores y las automatizaciones en pausa no cuentan para su cuota.
Derechos de ejecución
Cada automatización se ejecuta con los derechos de la persona que la ha creado: nunca podrá consultar o modificar datos más allá de lo que su creador puede hacer. Si faltan derechos sobre una ficha, la ejecución correspondiente falla, visible en el seguimiento.
Seguimiento de las ejecuciones
Cada automatización dispone de una pestaña Ejecuciones que registra todos sus desencadenamientos, del más reciente al más antiguo: estado (Éxito o Fallo), fecha de inicio, fecha de fin, duración y responsable: la persona cuya acción ha activado la ejecución, o «Planificada».
Al seleccionar una ejecución, puede visualizar su recorrido directamente en el esquema: los pasos realizados en verde, el paso fallido en rojo. En caso de fallo, el detalle se abre automáticamente en el paso correspondiente: podrá leer el motivo claro y la ficha afectada. Siempre sabrá qué se ha hecho, en qué fichas y por qué.
Cupos y consumo
Automatizaciones activas
El número de automatizaciones activas (publicadas y no en pausa) depende de su oferta. Un contador en la parte superior de la lista se lo indica en todo momento. Al alcanzar el máximo, la publicación de una automatización adicional se bloquea: ponga una en pausa para activar una nueva. Usted elige libremente cuáles están activas y puede preparar tantas como desee en borrador.
Uso mensual
Un indicador de uso del mes complementa este contador: refleja el volumen de acciones ejecutadas por sus automatizaciones durante el mes en curso, en el marco de un uso normal, y se reinicia el día 1 de cada mes.
Casos de uso: construya sus primeras automatizaciones
A tener en cuenta
Los estados, etapas y tipos utilizados a continuación son a modo de ejemplo: adapte cada ejemplo con sus propios valores, la construcción sigue siendo idéntica.
Use case 1 — Sus candidatos inactivos se reactivan solos
Cada semana, su base de talento se recalifica automáticamente: ningún perfil olvidado.
Planificación: todas las semanas, lunes a las 8:00
Buscar fichas: módulo Candidatos, sus criterios de base de talento, construidos en la ventana de filtros o importados de una búsqueda guardada existente
En la salida «Para cada ficha»: Actualizar una ficha → Estado: A recontactar
→ 30 fichas o 500: cada candidato correspondiente se recalifica, uno por uno, cada lunes por la mañana. Es el esquema tipo de todo tratamiento masivo: funciona igual para recalificar leads o archivar oportunidades antiguas.
Use case 2 — La etapa sigue a la entrevista, no al revés
Sus reclutadores crean la acción Entrevista; la ficha del candidato avanza automáticamente.
Evento sobre una ficha: tipo Acción, evento Creación
Recuperar una ficha: la ficha del desencadenante (la acción creada)
Condición: el tipo de acción es igual a Entrevista: una llamada o un email no activa nada
Recuperar una ficha: la ficha principal (el candidato)
Actualizar una ficha → Etapa: la etapa correspondiente de su proceso
→ Su pipeline refleja el ritmo real de las entrevistas, sin reintroducción de datos.
Use case 3 — Una oportunidad ganada, un CRM actualizado
El acuerdo está firmado: el contacto y la empresa pasan a Cliente, al instante.
Cambio de estado: tipo Oportunidad, estado de destino Ganado
Recuperar una ficha: la ficha del desencadenante (la oportunidad)
Actualizar una ficha: el Contacto vinculado → Estado: Cliente
Actualizar una ficha: la Empresa vinculada → Tipo: Cliente
→ Se acabaron las empresas "prospecto" con tres proyectos facturados.
Use case 4 — Una primera acción califica a su contacto
Sus listas de prospección muestran "Nuevo" para contactos ya llamados tres veces.
Evento sobre una ficha: tipo Acción, evento Creación
Recuperar una ficha: la acción del desencadenante
Recuperar una ficha: la ficha principal (el contacto)
Condición: el estado del contacto es igual a Nuevo: solo se consideran los contactos nunca trabajados
Actualizar una ficha → Estado: Comprometido
→ En cuanto se registra la primera interacción en un contacto nuevo, su ficha avanza. Un contacto ya calificado nunca se vuelve a tocar: la Condición lo garantiza.
A tener en cuenta
Después de una Buscar fichas, la ficha ya está disponible en la salida «Para cada ficha»: no es necesario añadir un paso Recuperar. Recuperar sirve para cargar otra ficha distinta a la del flujo: una ficha relacionada.