Contabilidad & Nómina permite generar archivos para importar sus datos de contabilidad y nómina en su herramienta contable (Sage Ligne 100, Sage Coala, CEGID) y RRHH (Sage Ligne 100, Sage Coala y Silae):
Visualización y extracción de registros contables de facturas, gastos y compras
Visualización y extracción de tiempos registrados, salarios y gastos de sus recursos
Gracias a esta App, ahora puede conectar fácilmente BoondManager con su herramienta de contabilidad y gestión de nómina.
Instalación
Instalar la aplicación Contabilidad & Nómina en BoondManager
Administración > Apps / Marketplace > pestaña Marketplace
Para este paso, simplemente debe:
Buscar y abrir la aplicación Contabilidad & Nómina
Hacer clic en Instalar
Autorizar a un administrador para usarla
Administración > Managers / Roles > ficha Manager/rol correspondiente
Para ello, debe:
Marcar la casilla frente a la aplicación Contabilidad & Nómina
Configuración
Parte 1: Contabilidad
En esta parte veremos cómo configurar las cuentas de espera, productos, gastos y cuentas de IVA.
Nota: Este paso requiere derechos de administrador.
Administración > Apps / Marketplace > pestaña Apps > Contabilidad & Nómina > hacer clic en Configuración (rueda dentada)
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Configuración básica
En primer lugar, puede elegir el formato de exportación (Sage Ligne 100, Sage Coala o CEGID) y la cuenta de espera de terceros a utilizar.
Si dispone de otro software de contabilidad, puede usar el formato Coala, que ofrece un archivo plano clásico con separador punto y coma, compatible con la mayoría de los programas del mercado.
Recomendamos indicar "FALTANTE" en la cuenta de espera en vez de un 471 para identificar claramente las cuentas de terceros faltantes en la exportación contable.
Luego encontrará 3 partes principales a configurar (ver Parte 2 para la configuración de nómina):
Facturas de proveedores (corresponde a pagos en compras)
Facturas de clientes
Gastos de colaboradores
Configurar las cuentas relacionadas con las facturas de clientes
El campo Cuenta debe contener la cuenta de productos que desea usar para las ventas (por ejemplo, 706000).
Tenga en cuenta que aquí sólo se indica una cuenta, que será común a todas las ventas registradas en BoondManager.
Indique también el código de diario a usar para los registros de ventas (por defecto VTE)
Indique las cuentas contables de IVA para cada tasa.
Consejo: Para el IVA al 0% (fuera de la UE) recomendamos poner "445XXX" ya que nunca habrá registros al 0. Esta cuenta nunca será utilizada.
Ahora puede personalizar cómo se alimentan las columnas Número de documento y Etiqueta, usando las variables disponibles. Los siguientes valores son ejemplos:
N° documento: [BILL_REF]
Etiqueta: Cliente [CRMCOMPANY_NAME] - [ITEM_TYPE]
Recomendamos diferenciar las cuentas de productos por tipo de línea de factura: para ello activar la gestión de cuentas y diarios por cada ítem de factura
Luego podrá indicar las diferentes cuentas por tipo de factura:
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Configurar las cuentas relacionadas con las facturas de proveedores (Pagos)
El campo Cuenta debe contener la cuenta de gastos que desea usar para las compras (por ejemplo, 604000).
Tenga en cuenta que aquí sólo se indica una cuenta, que será común a todas las compras registradas en BoondManager.
Indique el código de diario a usar para los registros de compras (por defecto ACH)
Indique las cuentas contables de IVA para cada tasa.
Consejo: Para el IVA al 0% (fuera de la UE) recomendamos poner "445XXX" ya que nunca habrá registros al 0. Esta cuenta nunca será utilizada.
Ahora puede personalizar cómo se alimentan las columnas Número de documento y Etiqueta, usando las variables disponibles. Los siguientes valores son ejemplos:
N° documento: [PURCHASE_REF]
Etiqueta: Proveedor [CRMCOMPANY_NAME] - [PURCHASE_TITLE]
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Configurar las cuentas relacionadas con los gastos de colaboradores
El campo Cuenta debe contener la cuenta de gastos que desea usar para los gastos de colaboradores (por ejemplo, 625100).
Tenga en cuenta que aquí sólo se indica una cuenta, que será común a todos los gastos registrados en BoondManager. Para indicar diferentes cuentas de gastos, vea la sección abajo "Gestionar cuentas y diarios por tipo de gasto".
Indique también el código de diario a usar para los registros de gastos (por defecto ACH)
Ahora puede personalizar cómo se alimentan las columnas Número de documento y Etiqueta, usando las variables disponibles. Los siguientes valores son ejemplos:
N° documento: [EXPENSES_REFERENCE]
Etiqueta: [RESOURCE_FIRSTNAME] [RESOURCE_LASTNAME] - [FEE_TYPE]
Como los campos propuestos sólo permiten una cuenta de gasto y una de IVA, recomendamos también diferenciar las cuentas de gastos y de IVA por tipo de gasto: para ello activar la gestión de cuentas y diarios por cada tipo de gasto
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Configurar las cuentas de terceros (clientes, recursos y proveedores)
Este paso debe seguirse en cuanto tenga cuentas auxiliares por cliente, proveedor y/o empleado.
Apps > Contabilidad & Nómina > Configurar cuentas de terceros de las empresas
Luego use el selector:
Si ha extraído un archivo de registros pero algunas cuentas de terceros estaban faltantes, elija la opción "Empresa sin cuenta de terceros"
Si ha extraído un archivo de registros y desea modificar la cuenta de terceros de una ficha CRM, use la opción "Empresa con cuenta de terceros"
Para buscar una ficha CRM en particular y indicar su cuenta contable, elija "Indiferente" e ingrese la razón social deseada en la barra de búsqueda
Finalmente, para obtener la lista completa de fichas CRM y indicar todas las cuentas contables, elija "Indiferente" y luego filtre por Estado "Cliente"
Luego indique las cuentas contables deseadas.
Nota: las cuentas se guardarán continuamente, no necesita hacer clic en un botón "Guardar" en esta pantalla.
Las cuentas contables de empleados se indican en la pestaña Notas de gastos
Parte 2: Nómina
En esta parte veremos cómo configurar los códigos de rubros de nómina Sage o Silae en concordancia con los elementos de nómina de BoondManager.
Nota: Este paso requiere derechos de administrador.
Ir a Administración
Luego ir a Apps / Marketplace > pestaña Apps > Contabilidad & Nómina y hacer clic en Configuración (rueda dentada) > luego ir a la pestaña Nómina
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Configuración de códigos de rubros
En primer lugar, puede elegir el formato de exportación (Sage Ligne 100, Sage Coala o Silae) y si desea agrupar los elementos entre sí (gastos, ausencias) para evitar tener tantas líneas como gastos unitarios declarados, o tantas líneas de ausencia como días de licencia tomados.
Generalmente se recomienda agrupar los gastos y las ausencias para mayor simplicidad en la preparación de los recibos de sueldo.
Luego, la configuración consiste simplemente en indicar los códigos de rubros Sage / Silae correctos y especificar qué valor desea extraer (base de cálculo, cantidad, monto total, etc.). Cada línea corresponde a un elemento de nómina que puede ser extraído de BoondManager. Se incluyen:
Los tipos de gastos que los colaboradores pueden declarar
Los tipos de unidad de obra (actividad de los colaboradores)
Los tipos de actividad excepcional si aplica (guardias, intervenciones)
Salario
Beneficios contractuales
Bonificaciones y otros beneficios no contractuales
Los tipos entregados por defecto en BoondManager están preconfigurados con los códigos estándar de Sage, pero deberá indicar en todo caso los códigos de rubros para las líneas que sean específicas de su configuración BoondManager o si utiliza Silae.
Para Silae, no indique los prefijos de tipo AB-, EV- o HS-. Sólo ponga el código del rubro, la exportación agregará los prefijos automáticamente.
Uso
Parte 1: Extracciones contables
Para extraer el archivo de registros contables, vaya a Apps (como usuario) / Contabilidad & Nómina > pestaña Facturas, Pagos y Notas de Gastos.
Elija los elementos a extraer usando los filtros propuestos.
Algunos consejos para la extracción de la pestaña Facturas:
Filtro Estado: Asegúrese de no extraer facturas en estado Proforma y Creación ya que pueden ser modificadas aún en BoondManager. Lo mismo para pagos y notas de gastos
Filtro Elementos extraídos: Puede elegir mostrar todo, mostrar sólo los elementos ya extraídos previamente o excluir esos elementos ya extraídos. Esto evitará extracciones duplicadas
El período mínimo es el mes, por lo que se recomienda realizar sus extracciones contables mensualmente una vez que todas las facturas hayan sido enviadas a los clientes
Luego puede hacer clic en el icono Extraer para generar el archivo que contiene los registros contables.
Se le pedirá elegir el tipo de extracción deseada entre ET y TI: si el IVA es aplicable a su empresa seleccione siempre TI.
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Parte 2: Extracciones de nómina
Para extraer el archivo de elementos de nómina, vaya a Apps (como usuario) / Contabilidad & Nómina > pestaña Contratos
Elija los elementos a extraer usando los filtros propuestos.
Los recursos encontrados se muestran en la tabla, con toda la información que le permite verificar si todos los elementos de nómina están listos para ser exportados:
Producción, Interno, Ausencias: refleja los tiempos y ausencias registrados por los colaboradores
Salario: Indica el salario mensual normal del colaborador (sin prorrata)
Beneficios, gastos, anticipos: Refleja los beneficios pagados al colaborador, las notas de gastos registradas por él y los posibles anticipos de gastos a recuperar
Validación de tiempos / Validación de gastos: Permite visualizar el estado de validación de los tiempos y gastos de los colaboradores, y acceder a los documentos con un simple clic
Una vez realizadas las verificaciones habituales, puede hacer clic en el icono Extraer para generar el archivo que contiene los elementos de nómina.
Nota: Puede elegir entre extraer sólo la actividad (tiempos), sólo las ausencias, sólo los elementos variables o bien todo. Para extraer todo, elija la opción "Actividad, ausencias y variable"