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Contabilidad & Nómina permite generar archivos para importar sus datos de contabilidad y nómina en su herramienta contable (Sage Ligne 100, Sage Coala, CEGID) y SIRH (Sage Ligne 100, Sage Coala y Silae):
Visualización y extracción de registros contables de facturas, gastos y compras
Visualización y extracción de tiempos, salarios y gastos de sus recursos
Gracias a esta App, ahora puede conectar fácilmente BoondManager con su herramienta de contabilidad y gestión de nómina.
Pre-requisitos
Esta app está disponible a partir de nuestra oferta Advances.
Instalación
Instalar la aplicación Contabilidad & Nómina en BoondManager
Administración > Apps / Marketplace > pestaña Marketplace
Para este paso, simplemente debe:
Buscar y abrir la aplicación Contabilidad & Nómina
Hacer clic en Instalar
Autorizar a un administrador para usarla
Administración > Administradores / Roles > ficha de administrador/rol correspondiente
Para ello, debe:
Marcar la casilla frente a la aplicación Contabilidad & Nómina
Configuración
Parte 1: Contabilidad
En esta parte veremos cómo configurar las cuentas de espera, de productos, de cargos y de IVA.
Nota: Este paso requiere derechos de administrador.
Administración > Apps / Marketplace > pestaña Apps > Contabilidad & Nómina > hacer clic en Configuración (rueda dentada)
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Configuración básica
En primer lugar, puede elegir el formato de exportación (Sage Ligne 100, Sage Coala o CEGID) y la cuenta de espera de terceros a utilizar.
Si dispone de otro software de contabilidad, puede utilizar el formato Coala, que ofrece un archivo plano clásico con separador punto y coma, compatible con la mayoría de los softwares del mercado.
Recomendamos indicar "FALTANTE" en la cuenta de espera en lugar de un 471 para identificar claramente las cuentas de terceros faltantes en la exportación contable.
Luego encontrará 3 partes principales para configurar (ver Parte 2 para la configuración de nómina):
Facturas de proveedores (corresponde a pagos en compras)
Facturas de clientes
Gastos de los colaboradores
Configurar las cuentas relacionadas con las facturas de clientes
El campo Cuenta debe contener la cuenta de productos que desea utilizar para las ventas (por ejemplo, 706000).
Tenga en cuenta que aquí solo se indica una cuenta, que será común a todas las ventas registradas en BoondManager.
Indique también el código de diario a utilizar para los registros de ventas (por defecto VTE)
Indique después las cuentas contables de IVA para cada tasa.
Consejo: Para el IVA al 0% (fuera de la UE) recomendamos escribir "445XXX" ya que nunca habrá registros a 0. Esta cuenta nunca será utilizada.
Ahora puede personalizar la forma en que se alimentan las columnas Número de documento y Etiqueta, usando las variables disponibles. Los siguientes valores se proporcionan como ejemplo:
N° documento: [BILL_REF]
Etiqueta: Cliente [CRMCOMPANY_NAME] - [ITEM_TYPE]
Recomendamos diferenciar las cuentas de productos por tipo de línea de factura: para ello activar la gestión de cuentas y diarios para cada ítem de factura
Luego podrá indicar las diferentes cuentas por tipo de factura:
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Configurar las cuentas relacionadas con las facturas de proveedores (Pagos)
El campo Cuenta debe contener la cuenta de cargos que desea utilizar para las compras (por ejemplo, 604000).
Tenga en cuenta que aquí solo se indica una cuenta, que será común a todas las compras registradas en BoondManager.
Indique el código de diario a utilizar para los registros de compras (por defecto ACH)
Indique después las cuentas contables de IVA para cada tasa.
Consejo: Para el IVA al 0% (fuera de la UE) recomendamos escribir "445XXX" ya que nunca habrá registros a 0. Esta cuenta nunca será utilizada.
Ahora puede personalizar la forma en que se alimentan las columnas Número de documento y Etiqueta, usando las variables disponibles. Los siguientes valores se proporcionan como ejemplo:
N° documento: [PURCHASE_REF]
Etiqueta: Proveedor [CRMCOMPANY_NAME] - [PURCHASE_TITLE]
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Configurar las cuentas relacionadas con los gastos de los colaboradores
El campo Cuenta debe contener la cuenta de cargos que desea utilizar para los gastos de los colaboradores (por ejemplo, 625100).
Tenga en cuenta que aquí solo se indica una cuenta, que será común a todos los gastos registrados en BoondManager. Para indicar diferentes cuentas de gastos, ver la parte abajo "Gestionar cuentas y diarios por tipo de gasto".
Indique también el código de diario a utilizar para los registros de gastos (por defecto ACH)
Ahora puede personalizar la forma en que se alimentan las columnas Número de documento y Etiqueta, usando las variables disponibles. Los siguientes valores se proporcionan como ejemplo:
N° documento: [EXPENSES_REFERENCE]
Etiqueta: [RESOURCE_FIRSTNAME] [RESOURCE_LASTNAME] - [FEE_TYPE]
Como los campos propuestos solo permiten una cuenta de cargo y una sola cuenta de IVA, también recomendamos diferenciar las cuentas de cargo y de IVA por tipo de gasto: para ello activar la gestión de cuentas y diarios para cada tipo de gasto
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Configurar las cuentas de terceros (clientes, recursos y proveedores)
Este paso debe seguirse en cuanto se tengan cuentas auxiliares por cliente, proveedor y/o empleado.
Apps > Contabilidad & Nómina > Configurar cuentas de terceros de las empresas
Luego utilice el selector:
Si ha extraído un archivo de registros pero algunas cuentas de terceros estaban faltantes, elija la opción "Empresa sin cuenta de terceros"
Si ha extraído un archivo de registros y desea modificar la cuenta de terceros de una ficha CRM, utilice la opción "Empresa con cuenta de terceros"
Para buscar una ficha CRM en particular y indicar su cuenta contable, elija "Indiferente" e introduzca la razón social deseada en la barra de búsqueda
Finalmente, para obtener la lista completa de fichas CRM e indicar todas las cuentas contables, elija "Indiferente" y luego filtre por el Estado "Cliente"
Luego indique las cuentas contables deseadas.
Nota: las cuentas se guardarán de forma continua, no necesita hacer clic en un botón "Guardar" en esta pantalla.
Las cuentas contables de empleados se indican en la pestaña Notas de gastos
Parte 2: Nómina
En esta parte veremos cómo configurar los códigos de rubros de nómina Sage o Silae en línea con los elementos de nómina de BoondManager.
Nota: Este paso requiere derechos de administrador.
Ir a Administración
Luego ir a Apps / Marketplace > pestaña Apps > Contabilidad & Nómina y hacer clic en Configuración (rueda dentada) > luego ir a la pestaña Nómina
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Configuración de los códigos de rubros
En primer lugar, puede elegir el formato de exportación (Sage Ligne 100, Sage Coala o Silae) y si desea agrupar los elementos entre sí (gastos, ausencias) para evitar tener tantas líneas como gastos unitarios declarados, o tantas líneas de ausencia como días de licencia tomados.
Generalmente se recomienda agrupar los gastos y las ausencias para mayor facilidad en la preparación de los recibos de sueldo.
Luego la configuración consiste simplemente en indicar los códigos de rubros Sage / Silae correctos, y especificar qué valor desea extraer (base de cálculo, cantidad, monto total, etc.). Cada línea corresponde a un elemento de nómina que puede extraerse de BoondManager. Se incluyen:
Los tipos de gastos que los colaboradores pueden declarar
Los tipos de unidad de obra (actividad de los colaboradores)
Los tipos de actividad excepcional si aplica (guardias, intervenciones)
Salario
Ventajas contractuales
Bonificaciones y otras ventajas no contractuales
Los tipos entregados por defecto en BoondManager están preconfigurados en los códigos estándar de Sage, pero deberá indicar los códigos de rubros para las líneas que sean específicas de su configuración BoondManager, o si utiliza Silae.
Para Silae, no indique prefijos como AB-, EV- o HS-. Solo indique el código del rubro, la exportación se encargará de agregar los prefijos automáticamente.
Uso
Parte 1: Extracciones contables
Para extraer el archivo de registros contables, vaya a Apps (como usuario) / Contabilidad & Nómina > pestaña Facturas, Pagos y Notas de Gastos.
Elija los elementos a extraer gracias a los filtros propuestos.
Algunos consejos para la extracción de la pestaña Facturas:
Filtro Estado: Asegúrese de no extraer facturas en estado Proforma y Creación ya que aún pueden ser modificadas en BoondManager. Lo mismo para pagos y notas de gastos
Filtro Elementos extraídos: Puede elegir mostrar todo, mostrar solo los elementos ya extraídos anteriormente o excluir esos elementos ya extraídos. Esto evitará extracciones duplicadas
El período mínimo es el mes, por lo que se recomienda realizar sus extracciones contables mensualmente una vez que todas las facturas hayan sido enviadas a los clientes
Luego puede hacer clic en el icono Extraer para generar el archivo que contiene los registros contables.
Se le pedirá elegir el tipo de extracción deseada entre HT y TI: si el IVA es aplicable a su empresa, seleccione siempre TI.
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Parte 2: Extracciones de nómina
Para extraer el archivo de elementos de nómina, vaya a Apps (como usuario) / Contabilidad & Nómina > pestaña Contratos
Elija los elementos a extraer gracias a los filtros propuestos.
Los recursos encontrados se muestran en la tabla, con toda la información que le permite verificar si todos los elementos de nómina están listos para ser exportados:
Producción, Interno, Ausencias: refleja los tiempos y ausencias ingresados por los colaboradores
Salario: Indica el salario mensual normal del colaborador (sin prorrata)
Ventajas, gastos, anticipos: Refleja las ventajas pagadas al colaborador, las notas de gastos ingresadas por él y los posibles anticipos de gastos a recuperar
Validación de tiempos / Validación de gastos: Permite visualizar el estado de validación de los tiempos y gastos de los colaboradores, y acceder a los documentos con un simple clic
Una vez que haya realizado las verificaciones habituales, puede hacer clic en el icono Extraer para generar el archivo que contiene los elementos de nómina.
Nota: Podrá elegir entre la extracción solo de actividad (tiempos), solo de ausencias, solo de elementos variables o bien de la totalidad. Para extraer todo, elija la opción "Actividad, ausencias y variable"
F.A.Q
💡¿Puedo añadir o modificar las columnas en las extracciones de Contabilidad & Nómina?
No, las columnas son fijas y no serán personalizables.