Gracias a nuestro módulo de importación, es más fácil que nunca integrar tus Empresas y Contactos CRM, Candidatos, Recursos, Oportunidades y Acciones en BoondManager.
Aquí tienes un tutorial para guiarte en el formateo de tus archivos de importación y en la integración de tus datos.
PARTE 1: Dar formato a tus datos para la importación
Advertencia
El módulo de importación está diseñado para crear nuevos datos, pero no actualizar las fichas ya existentes.
Por lo tanto, los pasos que vamos a ver a continuación se refieren únicamente a la integración de nuevos datos: si intentas importar fichas que ya existen, el módulo creará fichas nuevas (lo que puede generar duplicados).
Para dar formato a los datos y obtener un archivo listo para importar, recomendamos usar el formato CSV, muy fácil de abrir y manipular en Excel. Idealmente, los archivos deben estar codificados en UTF-8 para respetar todas las letras acentuadas y los caracteres especiales.
Consejo
En Excel, cuando uses el menú “Guardar como…”, puedes elegir directamente el formato correcto: “CSV UTF-8 (delimitado por comas)”.
Proponemos archivos modelo para cada tipo de importación, que encontrarás en el enlace siguiente:
Indicaciones importantes para un import perfecto:
Los campos de fecha están en formato DD/MM/AAAA por defecto.
Los campos de texto como Apellido, Nombre, Títulos, Comentarios, etc. no necesitan un formato especial.
Algunos campos (Comentarios, Competencias, etc.) pueden contener varias líneas, y los saltos de línea serán respetados en la importación.
Los campos normalizados, que están vinculados a tu configuración, deben respetar exactamente la denominación parametrada en BoondManager.
Ejemplo
Para los Estados de las fichas CRM, si creaste un Estado “Cliente VIP”, este debe aparecer exactamente igual en el archivo, respetando mayúsculas y acentos.
Si deseas introducir varios valores en un mismo campo (por ejemplo, en un selector multivalor como los Dominios de aplicación en las fichas de Candidatos y Recursos), debes escribirlos seguidos, separados por comas, respetando siempre el texto exacto de tu configuración.
Ejemplo: "Desarrollador, Jefe de Proyecto, Java"Si quieres asignar fichas a distintos Managers de tu cuenta BoondManager, o a una Agencia Jurídica, una BU o un Polo, debes indicar su ID en la columna correspondiente.
¿Dónde encontrar el ID?
Siempre aparece en la parte inferior izquierda de la ficha de configuración:
Por ejemplo, para los Managers: Administración > Managers/Roles > abrir la ficha del manager y mirar abajo a la izquierda. Encontrarás un ID del tipo COMP1 → deberás indicar solo el número “1” en la columna “Responsable Manager” del archivo de importación.
Para las competencias de los Candidatos y Recursos, a veces es necesario añadir una evaluación junto a una competencia. Es el caso del campo Herramientas en el ET, por ejemplo, donde será necesario escribir la herramienta y su evaluación de la siguiente manera:
"Herramienta:Evaluación".Si hay varias, deben separarse por comas:
"Herramienta1:Evaluación1, Herramienta2:Evaluación2".
Ejemplo: "Python:4, Jenkins:3"
PARTE 2: Importar los archivos
Una vez que tus archivos estén listos, ve a Administración > Importar tus datos (enlace abajo a la izquierda).
El primer paso consiste en seleccionar el tipo de datos que deseas importar y cargar tu archivo.
Importar CV adjuntos
Para importar CV asociados a tus fichas de candidatos o recursos, consulta las Preguntas frecuentes más abajo.
Una vez cargado el archivo, aparece una nueva etapa automáticamente.
Aquí se especifica el formato del archivo, pero si seguiste correctamente la Parte 1 no tendrás que modificar nada.
Debajo, aparece una tabla con tu archivo Excel y los encabezados de columnas por asignar. Esto permite asociar (“mapear”) las columnas del archivo con los campos disponibles en BoondManager.
Consejo
Si usaste nuestras plantillas, todas las columnas deberían ser reconocidas. Si no, las columnas no reconocidas aparecen en rojo y podrás asignarlas manualmente al campo Boond correspondiente.
Al final de la página, la herramienta muestra los campos no reconocidos, erróneos o que difieren de tu configuración personalizada en Boond.
Puedes corregir directamente los valores y definir qué valor usar cuando no hay información (“Valores vacíos”, ver Preguntas frecuentes).
Importante
Antes de importar los datos, y para conservar todos los ajustes que hayas realizado durante esta etapa, te recomendamos descargar el archivo "versión final" haciendo clic en el botón
Descargar el CSV como se muestra a continuación:
Cuando todo esté listo, sube arriba a la derecha, inhala, exhala, y haz clic en Importar.
PARTE 3: Verificar los datos importados
Es fundamental asegurar la integridad de los datos recién importados, para detectar enseguida cualquier problema y corregirlo antes de usar las fichas.
Le recomendamos algunas medidas eficaces para comprobar que la importación se ha realizado correctamente:
Verificar que no haya errores
Al iniciar la importación, aparece una notificación azul abajo a la derecha de la pantalla confirmando que el proceso empezó.
Al terminar, aparece otra notificación al mismo lugar :
Si es verde, no se ha detectado ningún error durante la importación y todo ha ido bien.
Si es roja, se ha detectado al menos un error y es necesario comprobar los datos que se han importado.
Revisar aleatoriamente una muestra de fichas.
Aunque no haya errores, se recomienda revisar algunas fichas al azar para comprobar que toda la información fue importada (contenido, managers asignados, selectores bien alimentados, etc.).
👉 Para ello puedes usar el filtro “Período” en las listas de búsqueda y limitar los resultados a las fichas creadas en la fecha de la importación.
Preguntas frecuentes
Un mensaje de error apareció pero no sé de dónde viene el problema, ¿qué hago?
Puedes enviarnos el archivo para su revisión escribiendo a [email protected]
Los datos importados no me convienen, ¿cómo volver atrás?
Puedes filtrar la lista correspondiente (por ejemplo, la lista de candidatos) por fecha de creación e indicar la fecha de importación. Luego, puedes eliminar solo las fichas afectadas o, de forma masiva, marcando todas las fichas importadas si el problema afecta a toda la importación.
Atención: si hubo fichas creadas manualmente ese mismo día, debes desmarcarlas para no eliminarlas por error.
¿Cómo importar CV adjuntos a las fichas de candidatos o recursos?
Los CV deben estar en PDF o Word.
Agrupa los archivos en un ZIP.
El ZIP debe ser accesible desde el servidor de importación. Después, deben colocarlo en un Drive o en un recurso compartido que permita el acceso externo (Compartir en modo público durante la importación. Luego se puede desactivar).
Para cada ficha de candidato o recurso, indique el nombre del archivo del CV en la columna correspondiente, especificando la extensión. (.pdf, .doc, .docx...)
Si su archivo ZIP contiene una estructura de carpetas, los nombres de los archivos deberán anotarse en el formato : «carpeta/archivo.extensión».
Por ejemplo: «MiCV.docx» o «MiCarpeta/MiCV.docx» en caso de estructura de carpetas.
Atención a la codificación de tu Zip
Hemos detectado que algunos archivos Zip tienen una codificación que no permite a nuestro sistema leer correctamente los nombres de los distintos archivos. Antes de iniciar la importación completa, le recomendamos que realice una prueba con una muestra de CV, algunos de los cuales contienen caracteres especiales (acentos, símbolos, etc.) en el nombre o la ruta, para comprobar si se importan correctamente. Si no es así, deberá intentar comprimir su carpeta con otra codificación, pero no dude en ponerse en contacto con nuestro servicio de soporte para obtener más información o asistencia al respecto.
Quiero asignar mis acciones importadas a un contacto CRM específico, ¿cómo hacerlo?
Debes utilizar la columna Ficha padre e indicar el ID del contacto en cuestión.
Para encontrar este ID, ve a CRM > Contactos y haz clic en la ficha del contacto deseado. En la parte inferior izquierda de la ficha, verás aparecer su ID como se muestra a continuación:
A continuación, introduzca el número en la columna Ficha padre para asignar la acción a este contacto.
¿Puedo importar otros adjuntos aparte de los CV?
Por el momento, no. Es necesario añadirlos manualmente después de la importación.